ویرایشگرهای تحت وب در اتوماسیون اداری

ویرایشگرهای تحت وب در اتوماسیون اداری

چه ویرایشگری برای محیط اتوماسیون اداری مناسب است؟ یکی از اقدامات اصلی در محیط اتوماسیون اداری تولید نامه‌های دیجیتال می‌باشد. معمولا برای تولید نامه‌ها به یک ویرایشگر مناسب برای تایپ محتوا و قرار دادن المان‌های مورد نیاز همچون سربرگ، پاورقی، لوگو، تاریخ، شماره، پیوست و … را داریم. یکی از ویژگی‌های برنامه‌های اتوماسیون اداری استفاده از قالب‌های آماده و از پیش تعریف شده برای نامه‌ها می‌باشد. کاربر باید در محیطی بدون پیچیدگی و با راحت‌ترین امکانات ممکن تایپ خود را انجام داده و سپس با انتخاب یک قالب از قبل تعریف شده محتوای خود را در شکل نهایی و کامل شده نامه به همراه امضاء و مهر پس از تایید صاحب امضاء مشاهده نماید. اما برای تایپ یک نامه از چه ابزاری در اتوماسیون استفاده می‌کنند و کدام یک از این ابزارها بهینه‌تر می‌باشد؟ ابزار تایپ نامه و ویرایشگر در برنامه اتوماسیون اداری در نسل تحت وب خود در دو گروه قرار می‌گیرند. گروه اول ابزارهای ویرایشگر تحت کلاینت هستند که هر سیستم علاوه بر دسترسی به برنامه اتوماسیون اداری باید امکاناتی را نیز بر روی خود نصب نماید که بتواند از این امکانات برای تایپ نامه استفاده کرد. کاری که برنامه اتوماسیون اداری انجام می‌دهد، هنگام تایپ برنامه کمکی بارگذاری شده و اجرا می‌شود و پس از تایپ نامه سند ایجاد شده یا همان نامه تایپ شده جهت نمایش و ارسال به درون برنامه انوماسیون اداری به صورت اتوماتیک و سیستمی ارسال می‌گردد. یکی از بهترین راهکارها در این زمینه استفاده از برنامه word شرکت مایکروسافت در این زمینه می‌باشد. اما گروه دوم ویرایشگرها بر پایه HTML می‌باشند. این ویرایشگرها نیازی به نصب در قسمت کلاینت یا همان...
اتوماسیون اداری و outlook

اتوماسیون اداری و outlook

حتما بارها شنیده‌اید که برنامه اتوماسیون اداری یک تحلیل داخل سازمانی و ویژه کشور ما می‌باشد. اما واقعا چرا در خارج از کشور برنامه‌ای که دقیقا با این تحلیل توسعه داده شده باشد وجود ندارد؟ قابل ذکر است که برنامه‌هایی برای مدیریت رویداد، مدیریت جلسات و ارسال و دریافت پیام وجود دارد و به تازگی و در سال‌های اخیر هم اپ‌های موبایل نیز خدمات کاربردی به کاربران ارائه داده‌اند. اما دقیقا برنامه‌ای که با نام و تحلیل دقیق اتوماسیون اداری وجود داشته باشد در سازمان‌ها و شرکت‌های خارجی وجود ندارد. یکی از برنامه‌های بسیار کاربردی در خارج از کشور مدیریت ایمیل‌ها توسط Outlook می‌باشد. برنامه outlook برای عموم کاربردی در حد ارسال و دریافت یک ایمیل را دارد. محلی که در آن کاربران می‌توانند لیست ایمیل‌های دریافتی و ارسالی خود را حتی در حالت آفلاین نیز مشاهده نمایند. در واقع کاربرد این برنامه فراتر از یک ارتباط ایمیلی برای کاربران می‌باشد. برنامه outlook می‌تواند مشابه آنچه که در اتوماسیون اداری رخ می‌دهد حتی جلسات، یادداشت‌ها، تقویم و رویداد‌های کاری‌ فعالیت‌های مدیریتی و … را شامل شود که البته کار کردن با آن به سادگی محیط یک اتوماسیون اداری نیست و البته برای برخی از این موارد باید با برخی از نرم‌افزارهای دیگر یکپارچه شود. مدیریت جلسات در outlook و تفاوت آن در اتوماسیون اداری بر برنامه اتوماسیون اداری شما می‌توانید ماژولی را تحت عنوان مدیریت جلسات در اختیار داشته باشد و بر اساس زمان‌های همااهنگ شده با دیگران تقویم خود را مارک کرده و جلسات خود را مشاهده نمایید تا تداخلی بین جلسات شما پیش نیاید. در بحث outlook نگاه مدیریت جلسات کمی هوشمندتر و با توجه به ساختار...
بازیابی نامه‌ها در اتوماسیون اداری

بازیابی نامه‌ها در اتوماسیون اداری

حذف نامه‌ها در اتوماسیون اداری    موضوغ بایگانی در اتوماسیون اداری یکی از موارد بسیار مهم برای سازمان‌ها می‌باشد. اتوماسیون اداری به عنوان حافظه و قلب یک سازمان به دلیل ذخیره سازی مکاتبات و اسناد دیجیتال یک سازمان بعد از مدت فعال شدن در بستر سازمان و گذشت زمان، با توجه به مقیاس سازمان حجم قابل توجهی از اطلاعات را بر روی سرور ایجاد خواهد کرد. بایگانی کردن نامه‌ها معمولا یک روال منطقی و الگوریتمی برنامه برای دسترسی کاربران به اسناد و نامه‌های تولید شده در اتوماسیون اداری است و در هر حالتی نامه‌ها باید در سیستم ذخیره‌سازی بانک اطلاعاتی اتوماسیون اداری ذخیره گردند. هنگامی که نامه‌ای در اتوماسیون اداری تولید می‌شود فارغ از اینکه این نامه داخلی یا صادره و برای افراد خارج از سازمان باشد باید تحت عنوان فیلدهای تعیین شده از شناسه گرفته تا متادیتا در سرور ذخیره گردد. البته هدف ما بررسی روال ذخیره سازی نامه‌ها نمی‌باشد اما آنچه که اتفاق می‌افتد وجود نامه در صورت بازیابی اطلاعات می‌باشد. کانورت اطلاعات   هنگامی که مهاجرت از یک اتوماسیون اداری به اتوماسیون اداری جدید صورت می‌گیرد موضوع کانورت اطلاعات و نامه‌ها از مهم‌ترین موضوعات مورد بحث است. در برخی از موارد سازمان‌ها به دلیل تغییرات سامانه‌ای و زیر ساخت نرم‌افزاری و گاها به دلیل عدم رضایت کاربران و مشکلات نرم‌افزاری تمایل دارند اتوماسیون اداری خود را تغییر دهند. اما این تغییرات دغدغه‌هایی را نیز در ذهن ایجاد می‌کند. نامه‌]ای اداری تولید شده در سیستم اتوماسیون قبلی به چه صورت و تحت چه روالی تولید شده‌اند و در چه جداولی ذخیره و نگهداری می‌شوند؟ آیا رابطه بین جداول بانک اطلاعاتی اتوماسیون اداری قبلی با روابط و بانک...
ایمیل و اتوماسیون اداری

ایمیل و اتوماسیون اداری

ماهیت ایمیل و اتوماسیون اداری  ایمیل یه همان پست الکترونیک امکانی در بستر نرم‌افزار و اینترنت می‌باشد که می‌تواند ارتباط بین افراد را با محتواهای متنی، تصویری، صدا و ویدیو به صورت آنلاین و آفلاین برقرار کند و بر همین اساس سامانه اتوماسیون اداری در سازمان‌ها و شرکت‌های کشورمان شکل گرفت. آنچه که در ایمیل شما از بقیه کاربران متمایز می‌سازد وجود یک شناسه واحد به ازای مشخصاتی است که هنگام ثبت نام از آن استفاده می‌کنید. این شناسه شما را در جمع یک گروه بزرگی از کاربران قرار می‌دهد که در یک مقیاس کوچکتر و معمولا به همراه چارت سازمانی آن را در برنامه اتوماسیون اداری نیز مشاهده می‌کنید. امروزه برنامه Gmail و محیط  آن به عنوان یک ابزار ارسال نامه الکترونیک محبوب و با سرعت قابل قبول برای اکثر کاربران در فضای مجازی به شناخته شده و مورد استفاده می‌باشد. البته شاید در بسیاری از سازمان‌های خارجی همین امکان ایمیل در کنار برنامه‌ای مانند outlook نیاز ارتباطی کاربران را در حد اتوماسیون برطرف سازد اما تحلیل‌های سازمان‌های داخلی کشورمان فراتر از یک برنامه مانند outlook می‌باشد. اولین نکته موجود در رابطه با اتوماسیون اداری دریافت و ارسال ایمیل در یک محیط کاملا فارسی و یکپارچه با برنامه ایمیل شما می‌باشد. یعنی شما با نصب برنامه اتوماسیون محدودیتی در رابطه با موضوع بررسی ایمیل‌های خود نخواهید داشت. اما نکته مهم دیگری نیز وجود دارد. کاربران ایرانی و به ویژه کاربران ایرانی که در سازمان‌ها فعالیت دارند تمایل به استفاده از یک برنامه کاملا فارسی و البته روان می‌باشند. روان بودن برنامه نرم افزاری مانند اتوماسیون اداری به معنی یک محیط کاربری آسان و البته سرعت بالا در باز...
دبیرخانه در اتوماسیون اداری

دبیرخانه در اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری سامانه‌ای است که شما را قادر می‌سازد تا اسناد دیجیتال را در یک سازمان تولید و به چرخش درآورید. از آنجایی که اتوماسیون اداری را به عنوان حافظه سازمان در نظر می‌گیریم پس باید اسناد دیجیتال تولید شده که ممکن است نامه‌های تایپ شده یا اسناد فیزیکی اسکن شده باشند بر اساس یک الگوریتم خاص ثبت شوند و این دقیقا زیر سامانه دبیرخانه را در اتوماسیون اداری تعریف می‌نماید. زیر سامانه دبیرخانه با توجه به مقیاس یک سازمان می‌تواند تعداد متعددی را شامل گردد که البته باید هر دبیرخانه با یک شناسه از دبیرخانه‌های دیگر در اتوماسیون اداری تفکیک گردد. به هر حال دسترسی به زیر سامانه دبیرخانه مانند بخش‌های دیگر اتوماسیون اداری نمی‌تواند عمومی و برای همه کاربران ممکن باشد و باید این موضوع در قالب کاربر یا کاربران خاصی صورت پذیرد. سامانه اتوماسیون اداری ممکن است با برنامه‌های دیگر نیز تبادل اطلاعات داشته باشد که یکی از این برنامه‌ها می‌تواند موضوع آرشیو اسناد باشد. برای ارتباط اتوماسیون اداری با آرشیو اسناد نیز در برخی از تحلیل‌ها جایگذاری سند در دبیرخانه باید تعبیه شود. اما روال زیر سامانه دبیرخانه به چه صورت می‌باشد؟   دبیرخانه به لحاظ ثبت نامه یا همان سند دیجیتال سامانه‌ای است که به هر سند یک شماره یونیک نسبت داده و آن سند را با توجه به شماره داده شده در بانک اطلاعاتی ذخیره می‌نماید. البته اینکه روال ذخیره سازی بر اساس چه شکل و الگوریتمی صورت می‌گیرد و ارتباط فایل با بانک اطلاعاتی به چه صورت می‌باشد مورد بحث ما نیست ولی در نهایت هویت سند زمانی برای ما کامل خواهد شد که این سند توسط کاربر مجاز در دبیرخانه ثبت...