راهکارهای نرم افزاری ویژه شرکت‌های متوسط و کوچک

مشکل بزرگ شرکت‌ها در مدیریت نیروی انسانی و کمک نرم افزارها در این زمینه

مکانیزه کردن فرآیندهای جاری در یک شرکت متوسط یا کوچک یکی از اقداماتی است که همواره مورد بحث و تحلیل قرار گرفته و با توجه به امکانات گسترده‌ای که محیط‌های نرم افزاری در اختیار مهندسین قرار می‌دهند هنوز هم یک استاندارد خاص برای آن تثبیت نشده و هر مجموعه یا فرد تحلیل‌کری می‌تواند بر راهکار خود مدعی باشد. اما آنچه که در مورد شرکت‌های متوسط و کوچک در اولویت قرار می‌گیرد میزان ارزش افزوده‌ای است که یک راهکار برای مجموعه به همراه خواهد داشت. این ارزش افزوده در بخش خصوصی از اهمیت بسیار بالاتری برخوردار می‌باشد. شرایط مالی در بسیاری از مجموعه‌های خصوصی از یک حالت ضروری به حالتی حیاتی رسیده است و در این شرایط تحلیل‌هایی که پیچیدگی را به مجموعه‌ها اضافه کند نه تنها کمکی به اهداف اصلی شرکت نمی‌کند بلکه با اختصاص سهم قابل توجهی از وقت اداری پرسنل ممکن است شرکت را لخت کرده و به دنبال آن هزینه‌های نیروی انسانی را بالا ببرد.

اما راه‌حل‌های نرم افزاری چه خصوصیتی به ویژه برای شرکت‌های متوسط و کوچک باید داشته باشند که به آنها بهینه بگوییم؟

نکته اول حل کردن صورت مسئله ای است که باید توسط نرم افزار مرتفع شود؟ آیا صورت مسئله به درستی تعریف شده است؟ در بسیاری از موارد بدون شک به تحلیل‌های درست و بهینه تا حدودی رسیده‌ایم. به عنوان مثال راه‌حل‌های مالی نرم افزاری برای شرکت‌های متوسط و کوچک همگی تقریبا دارای یک ساختار استاتدارد و بر اساس ارتباطات مالیاتی و بیمه‌ای شرکت‌ها و محاسبه هزینه و سود و … می‌باشد. اما مدیریت در بخش اطلاعات و منابع انسانی همواره یکی از دغدغه‌های مطرح می‌باشد که به دلیل شکست‌های نسبتا زیاد جای تفکر و تامل بسیاری دارد. در مرحله اول چرا باید با ارائه یک راهکار نرم افزاری پیچیدگی در سطح یک سازمان افزایش پیدا کند؟ تا کنون به این فکر کرده‌اید که خروجی نهایی یک سامانه نرم افزاری چیست و برای رسیدن به این خروجی چه زمان و هزینه‌ای را باید اختصاص داد و در نهایت آیا اقدام مثبتی صورت گرفته است؟ بر اثر تجربه کاربران قبل از هر چیز از سادگی در کنار کاربردی بودن نرم افزار استقبال می‌کنند. اینکه ما بر اساس استانداردها و تحلیل‌های مختلف تعداد زیادی فرم در اختیار کاربران قرار دهیم تا علاوه بر انجام امور روزانه خود مجبور به تکمیل آن فرم‌ها شوند اولین اقدام غیراصولی در راستای سودآوری شرکت‌های خصوصی است. دومین موضوع میزان یکپارچگی نرم افزارها نباید با کنار هم قرار دادن ماژول‌های متعدد غیر کاربردی اشتباه گرفته شود. بهتر است قبل از هر اقدامی در یک تحلیل ساده بتوانید نیروی انسانی خود را با راهکاری ساده مدیریت نمایید. شما قبل از هر نرم افزاری به یک سایت در مجموعه خود مجهز هستید. برخی از اقدامات ساده مدیریتی که اتفاقا کاربرد بسیار زیادی برای مجموعه‌های متوسط و کوچک خواهد داشت در همان سایت برای شما و پرسنل قابل پیاده‌سازی است بدون اینکه لازم باشد مواردی را با نام پورتال یا هر چیز دیگری به آن نسبت بدهید. اولین موردی که می‌توان در یک سایت به عنوان امکان کاربردی در نظر گرفت ثبت گزارشات روزانه کاربران با استفاده از فیلدهای مختلف و ایجاد گزارش برای واحد مدیریت و مشاهده نمودار بازدهی آنها می‌باشد.

آیا این راهکار یک مجموعه از فرم‌ها و گزارشات ثابت است یا می‌تواند بر اساس نیاز هر مجموعه تغییر کند؟

راهکاری که در قالب قسمتی از سایت یک شرکت پیشنهاد می‌شود تحلیلی بر اساس کمترین تعداد کلیک و فیلد و فرم می‌باشد تا در کوتاهترین زمان ممکن بتوان توانایی بدنه نیروی انسانی یک شرکت را اندازه گرفت و یا بهتر است بگوییم چه شخصی به چه اندازه در مجموعه مفید بوده است. اما در صورتی که مجموعه ای بخواهد فراتر از راهکار ارائه شده به فرم‌های بیشتری تجهیز شود این امکان در شرکت سامانه‌های هوشمند نسل سوم وجود دارد تا ساختار را برای آنها به صورت سفارشی ایجاد نماید که ترجیح ما مشاهده امکانات تعبیه شده قبل از هر اقدام و تصمیم در این راستا است.

حضور وزیر ارتباطات و فناوری کشور افغانستان در ایران

حرکت در جهت صادرات نرم افزار

مدتی است که سازمان نظام صنفی رایانه ای کشور در اقدامی مثبت و انگیزشی به سمت صادرات جلساتی را با وزرای کشورهای منطقه هماهنگ و از فعالان در حوزه CT  و ICT برای حضور  درر این جلسات دعوت به عمل می‌آورد. سازمان نظام صنفی تهران در این راستا کارگروهی متشکل از شرکت‌های فعال در این حوزه را تشکیل داده است که به ریاست آقای دکتر امامی در این کارگروه اقدام به تشکیل مقدمات لازم برای این جلسات و به طور کل موضوع صادرات نرم ‌افزار می‌باشند. البته صادرات و ارائه و فروش محصولات و خدمات نرم افزاری به سادگی فروش‌های داخلی نمی‌باشد و پیچیدگی‌های خاص خود را دارد که شرکت ساماننه‌های هوشمند نسل سوم با عضویت فعال در این کارگروه در حال تهیه مقدمات لازم برای این موضوع می‌باشد. در راستای جلسه دهم بهمن ماه که در ساعت ۸:۳۰ در محل صندوق توسعه و شکوفایی ریاست جمهوری برقرار گردید وزیر محترم فناوری اطلاعات کشور افغانستان در گروه‌های مختلف کاری مربوط به صنعت نرم افزار، سرفصل های کلی موضوع را دریافت کردند. این سرفصل ها شامل معرفی نرم افزارهای سازمانی در اولین ارائه بود که بخش قابل توجه و جذاب از این سرفصل شامل اتوماسیون اداری و مدیریت اسناد دیجیتال برای آقای وزیر بود. دولت افغانستان در حال حاضر متشکل از سازمان‌های است که سال‌ها درگیر جنگ و تنش بوده‌اند. این سازمان‌ها علاوه بر بهم‌ریختگی فرآیندهای کاری متاسفانه داده‌ها و اسناد گذشته خود را نیز به صورت مرتب و قابل دسترس در اختیار نداشته و بر اساس نیازمندی که مسئولین در کشور افغانستان احساس می‌کنند اولین گام باید رفتن به سمت راهکارهای مدیریت اسناد و بهتر از هر چیز ارائه یک اتوماسیون اداری تحت وب و سریع باشد.

جذابیت صادرات در افغانستان

با توجه به موضوع اشتراک هر دو ملت ایران و افغانستان در زبان فارسی و همچنین اشتراک در فرهنگ و مذهب تقریبا ارائه و معرفی یک بسته نرم افزاری در کشور افغانستان موضوع ساده‌تری نسبت به همین فرآیند در کشورهای دیگر می‌باشد. شرکت سامانه‌های هوشمند نسب سوم برای این موضوع راهکارهای پشتیبانی ویژه ای را نیز در نظر گرفته است که بر اساس تهیه بسته‌های کامل آموزشی بتواند محصولات اصلی خود را که بزرگترین آن اتوماسیون اداری تحت وب سیما نوین می‌باشد به کارفرمای مربوطه در کشور افغانستان ارائه دهد و همچنین این آمادگی وجود دارد که تحلیل‌های صورت گرفته در مراکز ایران را با توجه به نوع سازمان و زیر ساخت‌های موجود در افغانستان نیز پیاده‌سازی گردد و در این حوزه بتوانیم در رشد و توسعه کشور افغانستان موثر واقع شویم. قطعا تحلیل و تعیین نیازمندی‌های سازمان‌های کشور افغانستان توسط شرکت‌های نرم افزاری ایرانی با هزینه‌ای بسیار پایین‌تر از رقبای خارجی پیش خواهد رفت. البته صرف یک تحلیل و کاربردی بودن آن در سازمان‌ها نباید به موضوع نرم افزارهای ایرانی نگاه کرد. به عنوان مثال شرکت سامانه‌های هوشمند نسل سوم در محصول اتوماسیون اداری تحت وب سیما نوین خود داده‌های سازمانی با بیش از ۳۰ ترابایت حجم را به روش‌های نوین موجود در بانک اطلاعاتی و کلاسترینگ مدیریت می‌نماید. تجربه و چالش‌های برطرف شده در این زمینه نیز در طول زمان به دست آمده که هم اکنون می‌تواند در اختیار صنعت صادرات نیز قرار بگیرد. البته در این همایش از برندهای بزرگی در صنعت نرم افزار نام برده شد که همگی برای ما قابل احترام هستند و بع عنوان مثال محصولات بسیار ارزنده‌ای در زمینه‌های ERP، BI، BPMS ، ABC و … تولید و مهندسی معکوس کرده اند. این فرصت می‌تواند سکوی پرتابی برای بستر الکترونیک دولت افغانستان باشد تا در یک بازه نسبتا کوتاه به پیشرفت‌های  مهمی در صنعت نرم افزار دست یابند.

اتوماسیون اداری سیما نوین و سامانه حضور و غیاب

سامانه حضور و غیاب

یکی از مزیت‌های مهم اتوماسیون اداری سیما نوین اتصال آسان اتوماسیون و امکانات درون برنامه‌ای آن به سامانه‌های دیگر از طریق وب سرویس، رست فول و موارد مشابه می‌باشد. این مزیت موجب می‌گردد تا بسیاری از فرم‌ها در اتوماسیون ایجاد شده و کاربران برای پر کردن فرم مربوطه در صورت داشتن مجوز مجبور به سوییچ کردن بین سامانه‌ها نباشند. سامانه حضور و غیاب شاید به اندازه سامانه اتوماسیون اداری و به صورت روزانه توسط کاربران مورد بازدید قرار نگیرد ولی قطعا از سامانه‌های اصلی یک سازمان به حساب می‌آید. فرم‌هایی همچون ماموریت و مرخصی روزانه یا مرخصی استعلاجی مربوط به سامانه حضور و غیاب و داده‌های آنها در این سامانه ثبت می‌گردد. سوال اصلی در اینجا مطرح می‌گردد که آیا برای کاربران راه بهینه‌ای برای ارسال مرخصی وجود دارد؟ این راه حل به چند روش پیاده‌سازی می‌گردد؟ پاسخ این سوالات ایجاد فرم‌های مرخصی و ماموریت در سامانه اتوماسیون اداری می‌باشد که برای این منظور می‌توان از اتوماسیون اداری به صورت مستقل یا اینکه به واسطه حضور یک سامانه BPMS استفاده نمود.

ارسال اطلاعات از اتوماسیون اداری

با توجه به بهینه بودن تکمیل فرم‌های یک فرآیند در محیط یک سامانه و ترجیحا سامانه اتوماسیون اداری باید روال منطقی جهت ارتباط با داده‌های سامانه حضور و غیاب وجود داشته باشد. مرحله اول ارتباط بین دو سامانه است که در حال حاضر اتوماسیون اداری سیما نوین با توجه به تکنولوژی توسعه‌ای خود قابلیت اتصال به سامانه‌های حضور و غیاب فعال در کشور را داشته و تمامی وب سرویس‌ها برای این منظور تولید شده است. مرحله دوم تعداد فرم‌ها و اطلاعاتی است که باید بین دو سامانه اتوماسیون اداری و حضور و غیاب رد و بدل شود و محاسباتی که در حین این انتقال باید صورت گیرد. البته این ارتباط بین سامانه‌ای در شرکت سامانه‌های هوشمند نسل سوم چندین سال است که پیاده سازی شده است و اکنون با وجود سامانه واسط BPMS به روشی مدرن این قضیه بررسی می‌شود. ما قصد نداریم مسایل تکنیکال اتصال اتوماسیون اداری به حضور و غیاب را بررسی کنیم، بلکه صرفا منطق و عملکردی که در این فرآیند لحاظ می‌گردد برای ما اهمیت دارد. فرم‌های اتوماسیون اداری با توجه به دسترسی تعریف شده در اختیار کاربران قرار می‌گیرد. کاربران به عنوان مثال برای درخواست مرخصی فرم صدور مرخصی خود را فراخوانی می‌کنند و این فرم اطلاعات مربوط به مرخصی شامل تعداد روز یا سعت درخواستی به همراه تاریخ درخواست و فیلدهای لازم دیگر را گرفته و با زدن دکمه ارسال درخواست فرم از اتوماسیون اداری اطلاعات را به سامانه BPMS ارسال می‌کند. بعد از ارسال سامانه BPMS a شرایطی را که در فرآیند تعریف شده است بررسی می‌نماید، به عنوان مثال اینکه آیا فرد درخواست دهنده باقیمانده مرخصی برای استفاده دارد یا اینکه سقف ماهانه خود را پر کرده است و مواردی که ممکن است به عنوان قوانین سازمان در نظر گرفته شده باشد. بعد از چک کردن این موارد در صورتی که شرایط مرخصی اکی باشد اطلاعاتی باید برای اتوماسیون اداری و کارتابل مدیر مربوطه ارسال گردد که ایشان در صورت تایید مجددا داده‌هایی از اتوماسیون به سامانه مدیریت فرآیندها ارسال می‌گردد تا سامانه درخواست کم کردن مرخصی از مانده خرصی را برای سامانه حضور و غیاب ارسال نماید. این روال برای تمامی سامانه‌های حضور و غیاب ثابت می‌باشد و شما می‌توانید با توجه به دستگاه‌های حضور و غیاب و سامانه تثبیت شده در سازمان خود نسبت به توسعه امکانات نرم‌افزاری و یکپارچه‌سازی آنها با اتوماسیون اداری سیما نوین اقدام نمایید.

ویرایشگرهای تحت وب در اتوماسیون اداری

چه ویرایشگری برای محیط اتوماسیون اداری مناسب است؟

یکی از اقدامات اصلی در محیط اتوماسیون اداری تولید نامه‌های دیجیتال می‌باشد. معمولا برای تولید نامه‌ها به یک ویرایشگر مناسب برای تایپ محتوا و قرار دادن المان‌های مورد نیاز همچون سربرگ، پاورقی، لوگو، تاریخ، شماره، پیوست و … را داریم. یکی از ویژگی‌های برنامه‌های اتوماسیون اداری استفاده از قالب‌های آماده و از پیش تعریف شده برای نامه‌ها می‌باشد. کاربر باید در محیطی بدون پیچیدگی و با راحت‌ترین امکانات ممکن تایپ خود را انجام داده و سپس با انتخاب یک قالب از قبل تعریف شده محتوای خود را در شکل نهایی و کامل شده نامه به همراه امضاء و مهر پس از تایید صاحب امضاء مشاهده نماید. اما برای تایپ یک نامه از چه ابزاری در اتوماسیون استفاده می‌کنند و کدام یک از این ابزارها بهینه‌تر می‌باشد؟ ابزار تایپ نامه و ویرایشگر در برنامه اتوماسیون اداری در نسل تحت وب خود در دو گروه قرار می‌گیرند. گروه اول ابزارهای ویرایشگر تحت کلاینت هستند که هر سیستم علاوه بر دسترسی به برنامه اتوماسیون اداری باید امکاناتی را نیز بر روی خود نصب نماید که بتواند از این امکانات برای تایپ نامه استفاده کرد. کاری که برنامه اتوماسیون اداری انجام می‌دهد، هنگام تایپ برنامه کمکی بارگذاری شده و اجرا می‌شود و پس از تایپ نامه سند ایجاد شده یا همان نامه تایپ شده جهت نمایش و ارسال به درون برنامه انوماسیون اداری به صورت اتوماتیک و سیستمی ارسال می‌گردد. یکی از بهترین راهکارها در این زمینه استفاده از برنامه word شرکت مایکروسافت در این زمینه می‌باشد. اما گروه دوم ویرایشگرها بر پایه HTML می‌باشند. این ویرایشگرها نیازی به نصب در قسمت کلاینت یا همان سرویس گیرنده ندارند.

استفاده از برنامه word به عنوان ویرایشگر

همانطور که گفته شد استفاده از برنامه word یکی از راهکارهای ایجاد نامه در برنامه اتوماسیون اداری می‌باشد. این راهکار کلاینتی شما را مجبور می‌کند تا بر روی هر سیستم یک برنامه word یا یکی از سرویس دهندگان این برنامه را نصب نمایید. مزایای این روش می‌تواند راحتی کاربر به علت آشنایی کامل با محیط word باشد. کاربران با امکانات بیشتری سند خود را ایجاد کرده و به راحتی مواردی چون فرمول‌ها و … را به نامه خود اضافه می‌نمایند. اما به هر دلیلی اگر مجبور باشید از سیستمی غیر از سیستم سازمانی خود برای اتصال ضروری به برنامه اتوماسیون اداری وصل شوید با مشکل دسترسی به این ویرایشگر مواجه خواهید شد. بنابراین می‌توان راهکار بهینه را استفاده از راه حلی دانست که به کلاینت وابسته نباشد. مگر اینکه واقعا شما هیچ برنامه‌ای برای اتصال از سیستم دیگری به برنامه اتوماسیون اداری نداشته باشید. البته ما مواردی چون بارگذاری یک نرم‌افزار در کنار اتوماسیون اداری را نادیده می‌گیریم و فرض می‌کنیم مشکل کاهش سرعت و سربار اضافی در این حالت پیش نیاید.

ویرایشگرها بر پایه HTML

با روند تکاملی زبان HTML امکاناتی که با این زبان به وجود آمدند روز به روز پیشرفته تر و دارای ویژگی‌های بهتری شدند. یکی از این موارد تایپ نامه و ایجاد اسناد دیجیتال در یک صفحه وب می‌باشد. امروزه در این زمینه ماژول‌های بسیار پیشرفته و مناسبی در اختیار برنامه‌نویسان قرار گرفته تا بتوانند برای کاربران محیطی کاربر پسند ایجاد نمایند که تقریبا امکاناتی مشابه نرم‌افزار word در اختیار آنها قرار دهد. در اینجا به معرفی برخی از این ویرایشگرها می‌پردازیم. یکی از این ویرایشگرها که در برخی از برنامه‌های اتوماسیون اداری از آن استفاده شده است ویرایشگر TinyMCE یک ویرایشگر متن باز با قیلیت ایجاد نامه در برنامه‌های اتوماسیون اداری می‌باشد که دارای لایسنس عمومی و مجاز به استفاده برای همه می‌باشد.

اتوماسیون اداری و outlook

حتما بارها شنیده‌اید که برنامه اتوماسیون اداری یک تحلیل داخل سازمانی و ویژه کشور ما می‌باشد. اما واقعا چرا در خارج از کشور برنامه‌ای که دقیقا با این تحلیل توسعه داده شده باشد وجود ندارد؟ قابل ذکر است که برنامه‌هایی برای مدیریت رویداد، مدیریت جلسات و ارسال و دریافت پیام وجود دارد و به تازگی و در سال‌های اخیر هم اپ‌های موبایل نیز خدمات کاربردی به کاربران ارائه داده‌اند. اما دقیقا برنامه‌ای که با نام و تحلیل دقیق اتوماسیون اداری وجود داشته باشد در سازمان‌ها و شرکت‌های خارجی وجود ندارد. یکی از برنامه‌های بسیار کاربردی در خارج از کشور مدیریت ایمیل‌ها توسط Outlook می‌باشد. برنامه outlook برای عموم کاربردی در حد ارسال و دریافت یک ایمیل را دارد. محلی که در آن کاربران می‌توانند لیست ایمیل‌های دریافتی و ارسالی خود را حتی در حالت آفلاین نیز مشاهده نمایند. در واقع کاربرد این برنامه فراتر از یک ارتباط ایمیلی برای کاربران می‌باشد. برنامه outlook می‌تواند مشابه آنچه که در اتوماسیون اداری رخ می‌دهد حتی جلسات، یادداشت‌ها، تقویم و رویداد‌های کاری‌ فعالیت‌های مدیریتی و ... را شامل شود که البته کار کردن با آن به سادگی محیط یک اتوماسیون اداری نیست و البته برای برخی از این موارد باید با برخی از نرم‌افزارهای دیگر یکپارچه شود.

مدیریت جلسات در outlook و تفاوت آن در اتوماسیون اداری

بر برنامه اتوماسیون اداری شما می‌توانید ماژولی را تحت عنوان مدیریت جلسات در اختیار داشته باشد و بر اساس زمان‌های همااهنگ شده با دیگران تقویم خود را مارک کرده و جلسات خود را مشاهده نمایید تا تداخلی بین جلسات شما پیش نیاید. در بحث outlook نگاه مدیریت جلسات کمی هوشمندتر و با توجه به ساختار outlook  در نظر گرفته شده است. شما با ورود به قسمت calendar می‌توانید تایم‌های آزاد و در دسترس خود را تعیین نمایید و ا توجه به ارتباط کاربرانی که از برنامه outlook استفاده می‌کنند و آن را بر روی سیستم خود نصب کرده‌اند می‌توانند از این موضوع اطلاع پیدا کرده و فقط تایم‌های آزاد شما را مشاهده نمایند. در صورتی که هر زمانی جلسه‌ای با فردی ست شود به صورت خودکار آن تایم از دسترس افراد خارج شده و کاربر بعدی لیست به روز شده‌ای از زمان‌ها مشاهده خواهد نمود. یکی از مزیت‌های این حالت خودکار بودن و تنظیم جلسات توسط برنامه می‌باشد که البته در اتوماسیون اداری ممکن است ارائه زمان برای جلسه به فرد تقاضا کننده و رتبه سازمانی آن وابستگی داشته باشد و این موضوع در outlook به صورت پایه در نظر گرفته نشده است.

outlook برنامه‌ای فاقد چارت سازمانی

اتوماسیون اداری یک چارت سازمانی در اختیار افراد قرار می‌دهد که بر اساس آن سلسله مراتب کاربران در سازمان تعیین می‌گردد. بر اساس این سلسله مراتب دسترسی‌ها متفاوت خواهد بود و شما می‌توانید برخی از امکانات را در اختیار افراد قرار داده و برخی دیگر را از آنها بگیرید. تحلیل اتوماسیون اداری در سازمان‌های ایرانی بدون چارت سازمانی معنی نخواهد داشت و ما این اجازه را نداریم در برنامه اتوماسیون اداری نگاه کاربر محور داشته باشیم در صورتی که در برنامه outlook نگاه فقط بر اساس کاربر و فعالیت‌های کاربر می‌باشد. چرخش نامه یکی از الزامات اتوماسیون اداری است در حالی که این موضوع در برنامه outlook  وجود ندارد. از موارد مرتبط دیگر مباحثی همچون شبکه دولت و پروتکل‌های بین سازمانی تعبیه شده در آن است که این موارد نیز در برنامه outlook نمی‌تواند توسعه داده شود.

بازیابی نامه‌ها در اتوماسیون اداری

حذف نامه‌ها در اتوماسیون اداری 

 

موضوغ بایگانی در اتوماسیون اداری یکی از موارد بسیار مهم برای سازمان‌ها می‌باشد. اتوماسیون اداری به عنوان حافظه و قلب یک سازمان به دلیل ذخیره سازی مکاتبات و اسناد دیجیتال یک سازمان بعد از مدت فعال شدن در بستر سازمان و گذشت زمان، با توجه به مقیاس سازمان حجم قابل توجهی از اطلاعات را بر روی سرور ایجاد خواهد کرد. بایگانی کردن نامه‌ها معمولا یک روال منطقی و الگوریتمی برنامه برای دسترسی کاربران به اسناد و نامه‌های تولید شده در اتوماسیون اداری است و در هر حالتی نامه‌ها باید در سیستم ذخیره‌سازی بانک اطلاعاتی اتوماسیون اداری ذخیره گردند. هنگامی که نامه‌ای در اتوماسیون اداری تولید می‌شود فارغ از اینکه این نامه داخلی یا صادره و برای افراد خارج از سازمان باشد باید تحت عنوان فیلدهای تعیین شده از شناسه گرفته تا متادیتا در سرور ذخیره گردد. البته هدف ما بررسی روال ذخیره سازی نامه‌ها نمی‌باشد اما آنچه که اتفاق می‌افتد وجود نامه در صورت بازیابی اطلاعات می‌باشد.

کانورت اطلاعات

 

هنگامی که مهاجرت از یک اتوماسیون اداری به اتوماسیون اداری جدید صورت می‌گیرد موضوع کانورت اطلاعات و نامه‌ها از مهم‌ترین موضوعات مورد بحث است. در برخی از موارد سازمان‌ها به دلیل تغییرات سامانه‌ای و زیر ساخت نرم‌افزاری و گاها به دلیل عدم رضایت کاربران و مشکلات نرم‌افزاری تمایل دارند اتوماسیون اداری خود را تغییر دهند. اما این تغییرات دغدغه‌هایی را نیز در ذهن ایجاد می‌کند. نامه‌]ای اداری تولید شده در سیستم اتوماسیون قبلی به چه صورت و تحت چه روالی تولید شده‌اند و در چه جداولی ذخیره و نگهداری می‌شوند؟ آیا رابطه بین جداول بانک اطلاعاتی اتوماسیون اداری قبلی با روابط و بانک اطلاعاتی اتوماسیون جدید همخوانی دارد؟ همه این موارد باید در موضوع کانورت بانک اطلاعاتی و بازیابی نامه‌ها لحاظ گردد و معمولا در گام‌های اولیه برخی از اطلاعات و نامه‌ها ممکن است در اتوماسیون جدید بازیابی نگردد. یکی از مواردی که در این موضوع باید لحاظ گردد داشتن پشتیبان در دوره‌های منظم از بانک اطلاعاتی اتوماسیون اداری است که بتوان در صورت نیاز به پشتیبان‌های قبلی برگشت و اطلاعات را از روی آنها بازگردانی نمود. البته در نهایت تجربه یک شرکت و کارشناسان خبره آن می‌تواند موضوع مهاجرت به اتوماسیون جدید را برای یک سازمان به سرانجام خوشی تبدیل نماید. اما مجموعه فعالیت‌هایی که در این راستا باید صورت پذیرد راحت و سهل الوصول نمی‌باشد.

از بایگانی اتوماسیون اداری استفاده نماییم؟

 

معمولا برای استفاده از نامه‌هایی که معمولا برای یک کاربر استفاده زیادی دارد یا اینکه باید بنابر شرایط به آنها مراجعه نمود از بایگانی استفاده می‌شود و شاید امکانی به صورت سلیقه‌ای برای کاربران در اتوماسیون اداری سیما نوین باشد. ما امکان بایگانی را ضروری و موضوعی اجباری برای کاربران در نظر نگرفته‌ایم ولی باین حال از کاربران هنگام ارسال نامه برای کاربران دیگر اسن سوال پرسیده می‌شود که آیا تمایلی به بایگانی نامه دارید؟ در صورتی که پاسخ کاربر برای این موضوع مثبت باشد می‌تواند از گزینه بله برای بایگانی نامه خود استفاده نماید و در غی اینصورت نامه بایگانی نمی‌شود.

آیا پاک کردن نامه از بازیافت به منزله حذف فیزیکی از اتوماسیون اداری خواهد بود؟

 

همانطور که در قبل نیز اشاره شد حذف نامه توسط کاربران به صورت منطقی است نه فیزیکی و اگر امکانی چون بازیافت در نظر گرفته شده است برای دسترسی سریع کاربران به نامه‌هایی است که قبلا به درستی یا اشتباه از سیستم اتوماسیون اداری حذف شده‌اند.

ایمیل و اتوماسیون اداری

ماهیت ایمیل و اتوماسیون اداری 

ایمیل یه همان پست الکترونیک امکانی در بستر نرم‌افزار و اینترنت می‌باشد که می‌تواند ارتباط بین افراد را با محتواهای متنی، تصویری، صدا و ویدیو به صورت آنلاین و آفلاین برقرار کند و بر همین اساس سامانه اتوماسیون اداری در سازمان‌ها و شرکت‌های کشورمان شکل گرفت. آنچه که در ایمیل شما از بقیه کاربران متمایز می‌سازد وجود یک شناسه واحد به ازای مشخصاتی است که هنگام ثبت نام از آن استفاده می‌کنید. این شناسه شما را در جمع یک گروه بزرگی از کاربران قرار می‌دهد که در یک مقیاس کوچکتر و معمولا به همراه چارت سازمانی آن را در برنامه اتوماسیون اداری نیز مشاهده می‌کنید. امروزه برنامه Gmail و محیط  آن به عنوان یک ابزار ارسال نامه الکترونیک محبوب و با سرعت قابل قبول برای اکثر کاربران در فضای مجازی به شناخته شده و مورد استفاده می‌باشد. البته شاید در بسیاری از سازمان‌های خارجی همین امکان ایمیل در کنار برنامه‌ای مانند outlook نیاز ارتباطی کاربران را در حد اتوماسیون برطرف سازد اما تحلیل‌های سازمان‌های داخلی کشورمان فراتر از یک برنامه مانند outlook می‌باشد. اولین نکته موجود در رابطه با اتوماسیون اداری دریافت و ارسال ایمیل در یک محیط کاملا فارسی و یکپارچه با برنامه ایمیل شما می‌باشد. یعنی شما با نصب برنامه اتوماسیون محدودیتی در رابطه با موضوع بررسی ایمیل‌های خود نخواهید داشت. اما نکته مهم دیگری نیز وجود دارد. کاربران ایرانی و به ویژه کاربران ایرانی که در سازمان‌ها فعالیت دارند تمایل به استفاده از یک برنامه کاملا فارسی و البته روان می‌باشند. روان بودن برنامه نرم افزاری مانند اتوماسیون اداری به معنی یک محیط کاربری آسان و البته سرعت بالا در باز شدن فرم‌های اتوماسیون اداری می‌باشد.

طراحی اتوماسیون اداری و محیط ایمیل 

کاربران ایرانی معمولا کاربرانی وفادار به محیط‌های نرم‌افزاری و امکاناتی هستند که از آن استفاده می‌کنند. البته باید پذیرفت که موضوع طراحی محیط بسترهای ارسال ایمیل یک فرآیند فکر شده و متناسب با تعداد کمترین کلیک می‌باشد. نه تنها اتوماسیون اداری بلکه هر برنامه تحت وب دیگری نیز وقتی از خصوصیت کلیک کمتر بهره ببرد می‌تواند تاثیر بهتری بر روی ذهن کاربر به عنوان یک برنامه خوب بگذارد.  اتوماسیون اداری نیز به دلیل زمان زیادی که کاربران را به همراه خود دارد شدیدا ازین موضوع پیروی می‌کند. بر همین اساس اتوماسیون اداری سیما نوین نیز به لحاظ طراحی شباهت زیادی به محیط ارسال و دریافت ایمیل دارد. البته در موضوع ایمیل برخی از شما با محیطی کاملا غیر سازمانی روبرو هستید و ارسال کنندگان غیر قابل کنترلی را در پیش رو دارید. این ارسال کنندگان توسط شما در اولین اقدام قابل کنترل نیستندو ممکن است روزانه تعداد قابل توجهی ایمیل یا نامه دیجیتال به کارتابل یا همان صندوق پستی یا اینباکس شما وارد شود که شما تمایلی به خواندن و اصلا دریافت آنها نداشته باشد. این موضوع در بحث اتوماسیون اداری تقریبا وجود ندارد. بنابراین یکی از گزینه‌هایی که به عنوان spam در محیط ایمیل طراحی و گنجانده شده است کاربردی در برنامه اتوماسیون اداری ندارد. البته از موارد دیگر برای سفارشی کردن محیط ایمیل این است که شما می‌توانید ورود نامه‌های جدید در صندوق پستی خود یا spam و برخی موارد دیگر را به صورت پنهان تنظیم نمایید و در صورت لزوم هر وقت بر روی آنها کلیک کردید موارد جدید را ببینید. این مورد در اتوماسیون اداری معمولا بر عهده کاربر قرار داده نمی‌شود و اصلا قرار نیست کاربران یک سازمان از نامه‌های وارده یا صادره مطلع نباشند و به همین دلیل شما با ورود یک نامه جدید از طریق کاربر دیگر سریعا با یک شمارنده که با رنگ قرمز بر روی کارتابل اتوماسیون اداری قرار دارد از نامه جدید مطلع خواهید شد.

ایمیل، اتوماسیون اداری و دبیرخانه

در سیستم ارسال ایمیل ما هیچگونه دبیرخانه مرکزی یا اینکه دبیرخانه سازمانی نخواهیم داشت. یعنی شما نمیتوانید افرادی را در یک گروه قرار دهید و برای آنها فردی را به عنوان مسول دبیرخانه گذاشته و این فرد شماره نامه‌های صادره را برای شما تنظیم نماید. معمولا تمامی سیستم‌های اتوماسیون اداری مجهیز به بخش دبیرخانه می‌باشند. دبیرخانه توسط یک مسئول که کاربری است با دسترسی دبیرخانه نامه‌های صادره را شماره کرده و ثبت می‌کند و سپس در قالب یک سند دیجیتال آن را ارسال می‌نماید. البته در تولید ایمیل نامه دیجیتال توسط یک شناسه یونیک تولید می‌شود اما اینکه این شناسه قابل پیگیری از دبیرخانه توسط افراد باشد و شما سیستم رصد این نامه را به صورت سازمانی در اختیار داشته باشید تقریبا غیرممکن است. لازم به ذکر است که برنامه‌هایی اتوماسیون اداری معمولا نامه‌های داخلی را در سیستم دبیرخانه ثبت نمی‌کنند.

دبیرخانه در اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری سامانه‌ای است که شما را قادر می‌سازد تا اسناد دیجیتال را در یک سازمان تولید و به چرخش درآورید. از آنجایی که اتوماسیون اداری را به عنوان حافظه سازمان در نظر می‌گیریم پس باید اسناد دیجیتال تولید شده که ممکن است نامه‌های تایپ شده یا اسناد فیزیکی اسکن شده باشند بر اساس یک الگوریتم خاص ثبت شوند و این دقیقا زیر سامانه دبیرخانه را در اتوماسیون اداری تعریف می‌نماید. زیر سامانه دبیرخانه با توجه به مقیاس یک سازمان می‌تواند تعداد متعددی را شامل گردد که البته باید هر دبیرخانه با یک شناسه از دبیرخانه‌های دیگر در اتوماسیون اداری تفکیک گردد. به هر حال دسترسی به زیر سامانه دبیرخانه مانند بخش‌های دیگر اتوماسیون اداری نمی‌تواند عمومی و برای همه کاربران ممکن باشد و باید این موضوع در قالب کاربر یا کاربران خاصی صورت پذیرد. سامانه اتوماسیون اداری ممکن است با برنامه‌های دیگر نیز تبادل اطلاعات داشته باشد که یکی از این برنامه‌ها می‌تواند موضوع آرشیو اسناد باشد. برای ارتباط اتوماسیون اداری با آرشیو اسناد نیز در برخی از تحلیل‌ها جایگذاری سند در دبیرخانه باید تعبیه شود. اما روال زیر سامانه دبیرخانه به چه صورت می‌باشد؟

 

دبیرخانه به لحاظ ثبت نامه یا همان سند دیجیتال سامانه‌ای است که به هر سند یک شماره یونیک نسبت داده و آن سند را با توجه به شماره داده شده در بانک اطلاعاتی ذخیره می‌نماید. البته اینکه روال ذخیره سازی بر اساس چه شکل و الگوریتمی صورت می‌گیرد و ارتباط فایل با بانک اطلاعاتی به چه صورت می‌باشد مورد بحث ما نیست ولی در نهایت هویت سند زمانی برای ما کامل خواهد شد که این سند توسط کاربر مجاز در دبیرخانه ثبت شده باشد. با توجه به مشحصات ثبت شده در دبیرخانه می‌توان پیگیری یک نامه یا سند دیجیتال را انجام داد هر چند فیلدهای متادیتا و بسیاری از موارد مشابه در توضیحات یک سند می‌تواند در جستجو اعمال گردد. نامه‌های داخلی یک سازمان می‌تواند در اتوماسیون اداری و زیر سامانه دبیرخانه نیز ثبت گردد اما اصولا این کار در سازمان‌ها به دلیل عدم ضرورت جایگاهی ندارد و به جای ثبت شدن در دبیرخانه به صورت یک پیش‌نویس در نظر گرفته می‌شوند. اما قسمت مهم کاربرد دبیرخانه موضوع نامه‌ها یا اسناد دیجیتال صادره می‌باشد. در بحث اسناد صادره شما باید حتما از زیر سامانه دبیرخانه استفاده نمایید و نامه تولید شده در آن ثبت گردد. معمولا الگوریتمی که برای تولید شماره نامه در نظر گرفته می‌شود یک الگوریتم تولید شماره توسط خود سیستم می‌باشد تا زا خطاهای احتمالی کاربر و ثبت شماره‌های تکراری در دبیرخانه جلوگیری شود. در سیستم سازمان‌های دولتی تقریبا تمامی دبیرخانه‌ها ثبت شده و داری یک شناسه هستند که این موضوع پیگیری نامه‌ها و اسناد دولتی را از طریق یک سامانه ممکن می‌سازد. این موضوع به تازگی در قالب یک شناسه به نام شمس که مخفف عبارت شناسه ملی سند می‌باشد نیز در حال شکل‌گیری و پیگیری می‌باشد که باید به مرور زمان در اتوماسیون اداری شرکت‌های معتبر پیاده سازی شود.

معماری مناسب در اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری که امروزه به عنوان پرکاربردترین سامانه تحت وب در سازمان‌ها، شرکت‌ها و موسسات دولتی و خصوصی کاربرد دارد برگرفته از تحلیل‌های مشابه ایمیل و ارتباطات الکترونیکی بین افراد است که با توجه به ساختار سازمانی و دسترسی‌های مجاز در کشورمان توسعه داده شده است. اما واقعا می‌توان برای یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحلیل ثابتی را در نظر گرفت تا تحت هر شرایطی تمامی نیازهای سازمان مشتری را پوشش دهد و نیازی به تغییرات نداشته باشد؟ واقعیت این است که نه تنها در مورد اتوماسیون اداری تحت وب، بلکه در رابطه با پیاده سازی هر نرم‌افزار دیگری هم باید برای کسب رضایت مشتری در ایران همواره سلایق را به عنوان بخشی مهم از کار در نظر گرفت. الزاما این سلایق ممکن است شما را درگیر بخش تحلیلی سامانه اتوماسیون اداری نکند و صرفا در بخش رابط کاربری مواردی را شامل گردد اما به هر حال تغییرات در نرم‌افزار نیاز به زیر ساخت از قبل تعبیه‌ای شده‌ای دارد تا با اعمال آنها سامانه‌ دچار مشکلات بارگذاری در صفحات و کندی سرعت نشود. البته در رابطه با طراحی سامانه‌ای مانند اتوماسیون اداری تحت وب به غیر از معماری تولید و توسعه نرم‌افزار باید به معماری بانک اطلاعاتی نیز توجه ویژه‌ای داشت. در بسیاری از موارد اشکالات دیده شده در برنامه مانند کندی بیش از حد ممکن است وابستگی مستقیمی به نوع کوئری‌ها و نحوه نوشتن آنها داشته باشد که از مبحث این نوشته خارج است و در فرصت‌های دیگری به آن می‌پردازیم. اما معماری مناسب برای اتوماسیون اداری چه می‌باشد؟

با نگاهی به تولید سامانه‌های نرم‌افزاری در گذشته‌ای نه چندان دور و سال‌های اخیر صحبت از معماری RUP در بین شرکت‌های تولید کننده نرم‌افزار زیاد بود. این معماری چه مزیت‌هایی داشت؟ معماری RUP با نگاهی به تمامی تحلیل‌های صورت گرفته هنگامی مرحله کدنویسی و تولید نرم‌افزار کار خود را شروع می‌کرد که تقریبا همه جوانب سیستم در نظر گرفته شده بود. اما نوع کدنویسی و توسعه کلاس‌های برنامه نویسی به نحوی صورت گرفته بود که در صورت درخواست مشتری برای تغییرات شما به ناچار باید نقاط بسیاری از کدهای تولید شده را دستکاری می‌کردید. این به مفهوم به هم ریختگی برخی از الگوریتم‌های تعیین شده بود. البته کارایی این معماری در نرم‌افزارهایی که تحلیل ثابت و بخصوص بین‌المللی داشتند ممکن بود بالا باشد اما اتوماسیون اداری از این جنس محسوب می‌شود؟

دقیقا مشکل در همینجاست. اتوماسیون اداری دارای در نگاهی ساده یک تحلیل کلی برای تولید و ارسال نامه در بین گروهی از کاربران یک سازمان می‌باشد. اما اینکه این نامه در چه ویرایشگری و تحت چه شرایطی تولید شود و یا اینکه در قسمت داشبورد چه امکاناتی در نظر گرفته شود یا امکان تغییرات در قسمت رابط کاربری تا چه سطحی پیش‌بینی شده باشد همگی از مواردی است که بر حسب تجربه ما با توجه به سازمان مشتری ممکن است تغییراتی داشته باشد و این تغییرات به هیچ وجه ثابت نیست. در این میان البته شرکت‌هایی هستند که به دلیل در نظر نگرفتن معماری مناسب مجبور به ارائه یک طرح ثابت به همراه امکانات محدود برای اتوماسیون خود می‌باشند. سامانه‌های هوشمند نسل سوم معماری توسعه‌ای خود را به دلیل مشتری مداری و کسب بیشترین میزان رضایت در مشتریان Agile انتخاب کرده است. این معماری نه تنها در بحث اتوماسیون اداری تحت وب سیما نوین بلکه در موضوع انتخاب موتور BPMS نیز رعایت شده و آنجا نیز بر اساس معماری Agile ماژول‌ها و امکانات مورد نیزا اضافه می‌شوند و نیازی به تغییرات اساسی در سورس برنامه نمی‌باشد. بر اساس این نگرش در سامانه‌های هوشمند نسل سوم اتوماسیون اداری تحت وب یک سامانه با امکانات ثابت و تغییر ناپذیر نمی‌باشد، بلکه ما همواره در ارائه انواع وب سرویس و تغییراتی که به نفع سازمان مشتری باشد نه تنها تمایل داریم بلکه گاها با تحلیل سازمان و عملکرد سامانه خود در این رابطه پیش‌قدم نیز می‌شویم. البته این یکی از اصول معماری Agile  می‌باشد که باید منافع مشتری بر طراحی و تولیدی که صورت گرفته تقدم داشته باشد و بر همین اساس معماری Agile  شکل گرفته است. علاوه بر تفکر درست در بخش معماری و وجود یک تیم بسیار حرفه‌ای در تولید و توسعه سامانه ما ارتباط با هر زیر سیستم دلخواه مشتری را ممکن ساخته‌ایم. بر اساس خدماتی که در بخش دیتابیس به مشتریان ارائه می‌دهیم نیز نگرانی در رابطه با رشد و توسعه اطلاعات نیز وجود نخواهد داشت. به راحتی و با هر تحلیلی می‌توانید بر اساس حفظ منافع سازمان خود با ما در ارتباط باشید و ما نیر این اطمینان را به شما خوهیم داد که با وجود بیش از ۱۵ سال تجربه در کار با سازمان‌های بزرگ و حجم بالای ۳۰ ترابایت داده تجربه موفق خود را در اختیار شما قرار خواهیم داد. سامانه‌های هوشمند نسل سوم نه تنها یک اتوماسیون اداری تحت وب بلکه ساختاری امن از یک سامانه حرفه‌ای را به عنوان حافظه سازمانی شما ایجاد خواهد کرد

اتوماسیون اداری و BPMS رایگان

سازمان‌ها بعد از خرید اتوماسیون اداری و در راستای سیستمی شدن معمولا فرم‌های مورد نیاز خود را وارد سیستم کرده و به این ترتیب در هزینه‌های اداری و مصرف کاغذ صوفه جویی می‌کنند. تهیه این فرمها و استفاده از آنها در اتوماسیون اداری بر اساس اولویت و فرم‌های ساده‌تر انجام می‌شود تا اینکه فرآیندهای پیچیده نیز به این روال اضافه می‌گردد. طراحی فرم‌ها و تهیه فیلدهای مورد نیاز برای آنها نمی‌تواند به تنهایی پاسخگوی نیاز سازمان‌ها باشد. سازمان‌ها و مدیران به روز شده‌اند و همگی انتظار دارند روابط بین فرم‌ها نتایج عملکردی کاربران و کل سازمان را به صورت گزارش در اختیار داشته باشند. برای رسیدن به این هدف باید سازمان به سیستم مدیریت فرآیندهای تجاری خود مجهز گردد و این سامانه ممکن است برای سازمان هزینه‌هایی را به همراه داشته باشد. به دلیل وجود کارشناان خبره در یک سازمان ممکن است نقطه مطلوب برای مدیران رسیدن به دانش استفاده از یک سیستم مدیریت فرآیند تجاری یا همان BPMS باشد. بسیاری از مجموعه‌ها برای این موضوع مبالغ قابل توجهی را قبل از اینکه اتفاق خاصی در سازمان انجام بپذیرد طلب می‌کنند و در انتها نیز رضایت مشتری برای اعمال تغییرات فراهم نمی‌گردد.

 

اما رویکرد شرکت سامانه‌های هوشمند نسل سوم در رابطه با استقرار یک سامانه BPMS در کنار اتوماسیون خود بسیار متفاوت می‌باشد. اتوماسیون اداری تحت وب سیما نوین به یک موتور بسیار قدرتمند در زمینه BPMS به نام Bonita مجهز می‌باشد که ساختار و نسخه اولیه این نرم‌افزار در کنار اتوماسیون به صورت رایگان ارائه می‌گردد. البته نسخه Community این نرم‌افزار باید طبق قوانین نشر نرم‌افزارهای رایگان در دنیا برای همگان در دسترس باشد که ما نیز بر این قانون پایبند هستیم اما آنچه که در ارائه بوینتا به عنوان یک سیستم مدیریت فرآیندهای تجاری از سمت سامانه‌های هوشمند اتفاق می‌افتد فیلم‌های آموزشی است که در سطح مقدماتی برای جامه مشتریان اتوماسیوت اداری سیما نوین ارائه می‌گردد. شما به واسطه مشاهده این فیلم‌ها و بسته آموزشی می‌توانید به صورت مقدماتی کار با محیط بونیتا را فراگرفته و با زبان مدل‌سازی فرآیند آشنایی پیدا کنید. سیستم مدیریت فرآیند بونیتا نسخه Community شامل موارد زیر می‌گردد:

  • ابزار برنامه‌نویسی برای ساخت نرم‌افزارهای فرآیند محور 
  • یک محیط ویژوال برای ترسیم نمودارها

این امکانات باید با اتوماسین اداری سیما نوین و سامانه‌های دیگر شما در ارتباط باشند تا شما بتوانید از فرآیندهای پیچیده در سازمان خود استفاده نمایید. برای این منظور می‌توان از امکانت محتلفی برای اتصال استفاده نمود که معمول‌ترین این نوع ارتباط امروزه استفاده از وب سرویس‌ها می‌باشد. امتیاز ویژه اتوماسیون اداری سیما نوین که یک اتوماسیون اداری تحت وب می‌باشد در همین نکته است که این انوماسیون وب سرویس محور توسعخ داده شده است و تا کنون ارتباطات بسیاری با زیر سیستم‌های سازمانی دیگر مانند سیستم رستوران‌، حضور و غیاب، انبار و … را داشته است. بر همین اساس ما در هر استقرار اتوماسیون اداری سیما نوین ارتباط با مدیریت فرآیندهای تجاری بونیتا را خواهیم داشت و با توجه به تعداد فرآیندهای مورد نیاز و نوع پیچیدگی و درخواست سازمان مشتری، پیشنهاد خود را ارائه می‌دهیم که یکی از این پیشنهادات با توجه به دانش و سیاست سازمان استفاده رایگان و توسعه بونیتا توسط تیم کارشناسان مشتری می‌باشد.

البته الزاما ارائه نمونه اولیه نرم‌افزار به همراه آموزش مفدماتی آن تنها پلن کاری ما در سامانه‌های هوشمند نسل سوم نمی‌باشد. ما در این زمینه می‌توانیم ابتدای کار چندین نمونه فرآیند را برای مشتری پیاده‌کرده و سپس بر اساس دانش انتقال داده شده این موضوع برای توسعه در فرآیندهای پیچیده‌تر بر عهده مشتری قرار داده شود. به هر ترتیب با خرید اتوماسیون اداری سیما نوین دیگران نگران در اختیار داشتن یک سیستم مدیریت فرآیند تجاری یه همان BPMS نباشید و خیالتان از توسعه این موارد راحت باشد. سازمان شما در یک بستر بسیار امن و منعطف برای توسعه قرار گرفته است.

بونیتا، مدیریت فرآیند در صنایع

صنایع معمولا از به روزترین واحد‌های فعال اقتصادی در کشور به حساب می‌آیند و مدیریت در بخش صنعت همواره سعی دارد مشکلات و پیچیدگی‌های کاری خود را با تکنولوژی روز حل نماید و یکی از این تکنولوژی‌ها استفاده از سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار می‌باشد. در بخش‌های دولتی معمولا صنایع با یک زیرساخت و اندازه مشخصی از ابتدا فعالیت خود را آغاز می‌کنند. این مجموعه‌ها که معمولا مجموعه‌های بزرگ صنعتی کشور را تشکیل می‌دهند با تحلیل مشخص و هدف ندایی تولید در بازه زمانی نخست به سیستم‌های مورد نیاز مجهز می‌شوند. تجهیز صنایع به سیستم‌های متنوع در ابتدای کار معمولا با دید فرآیندی انجام نمی‌پذیرد و در مراحل بعدی کار به همراه تولید و توسعه محصولات و خدمات بر اساس نیازهای مدیران در گزارشات مختلف موضوع BPM در آنها مطرح می‌گردد. حال اینکه این BPM در ارتباط با کدام زیر سیستم‌ها باید اجرا گردد و به چه صورت پیاده سازی شود موضوعی است که ذهن مدیران آی تی را در مرحله تصمیم‌گیری شدیدا مشغول می‌کند. در اولین گام باید سیستمی برای پیاده‌سازی BPM مورد استفاده قرار گیرد که پشتیبانی آن به راحتی صورت پذیرد و دانش استفاده از آن قابل انتقال به کارشناسان داخل سازمان باشد. البته داخلی شدن موضوع دانش نرم‌افزار BPMS یه دغدغه همگانی است و صرفا ارتباطی به صنعت ندارد اما در صنایع بزرگ معمولا تنوع در گزارشات بیشتر از سازمان‌های دیگر مشاهده می‌شود. بارها تجربه استقرار و توسعه ناموفق سیستم‌های جامع ERP در صنایع بزرگ دیده شده است. پس دغدغه بعدی برای انتخاب BPM موفقیت آن در اجراست. اما Bonita که محصول شرکت BonitaSoft از فرانسه می‌باشد یک BPMS با سطح کدنویسی پایین است که به راحتی بسیاری از سرویس‌ها را به صورت آماده در اختیار توسعه دهندگان قرار می‌دهد. شما در واحدهای صنعتی بزرگ ممکن است از واحد تحقیق و توسعه تا واحد طراحی و مهندسی و سپس تولید و انبار و … فرم‌های متعددی را داشته باشید که هر کدام از این فرم‌ها با توجه به یکی از نیازمندی‌های موچود در زمان لازم تکمیل و در سیستم جاری می‌شوند. البته جاری شدن هر کدام از فرم‌ها و ثبت اطلاعات در آنها می‌تواند در یک سامانه جداگانه انجام پذیرد و انتخاب یک سیستم BPMS که توانایی ارتباط با همه سامانه‌ها را داشته باشد بسیار مهم است. سیستم مدیریت فرآیند بونیتا در اولین نگاه تحلیلی دارای انعطاف پذیری بالا برای برقراری انواع ارتباطات با سامانه‌ها می‌باشد

برقراری ارتباط با روش‌های مختلف برای بخش صنایع بزرگ خوب است اما کافی نیست. مدیران در بخش‌های صنایع گزارشات تحلیلی از سیستم و فرم‌های جاری را در حداقل زمان ممکن می‌خواهند. شما در یک سازمان خدماتی دولتی تکریم ارباب رجوع را با ارائه با کیفیت خدمات به مرحله ظهور می‌رسانید اما در بخش صنایع مستقیما با مباحث فروش و توجیهات اقتصادی روبرو هستید. بنابراین پیاده‌سازی یک فرآیند باید در یک بازه زمانی قابل قبول انجام پذیرد تا تاثیر مثبت آن سریع‌تر مشخص گردد. بونیتا به دلیل مجهز بودن به یک محیط ویژوال و کاملا مستقل از کد این قابلیت را دارد که تولید یک فرآیند را در مطحله طراحی به سرعت انجام داده و خروجی آن را بتوانید در کمترین زمان ممکن مشاهده نمایید. البته برای فرآیندهای پیچیده ممکن است شما نیاز به عملیات کدنویسی هم داشته باشید که ساختار بونیتا به شما این اجازه را خواهد داد به صورت کاملا شی‌گراء عمل نموده و در کلاس‌های مشترک کدهای از قبل نوشته شده را بارها استفاده نمایید. هم اکنون بسیاری از این ارتباطات در شرکت سامانه‌های هوشمند نسل سوم نوشته و توسعه داده است که کافی است فرآیند مورد تحلیل و طراحی قرار گیرد و ارتبطات آن در کمترین زمان ممکن صورت گیرد. البته این قابلیت یکی دیگر از منافع سازمان‌های صنعتی را نیز فراهم می‌کند که موضوع هزینه‌های پیاده‌سازی است. بونیتا یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار با هزینه‌ای بسیار مناسب برای تمامی سازمان‌ها است. یکی از مشکلات بزرگی که سازمان‌ها در پیاده سازی ERP به آن برخورد می‌کردند بحث هزینه‌ها بود که با توجه به توسعه و یکپارچه‌سازی تمامی فرآیندها می‌بایست یک تحلیل بسیار پیچیده و گاها غیرممکن را در اختیار یک تیم تولید برنامه‌نویسی قرار می‌دادند و در نتیجه بعد از گذشت زمان و هزینه بسیار بالا پروژه با شکست روبرو می‌شد. در نهایت برای رفع موضوع جزیره‌ای بودن سامانه‌ها در بخش صنایع باید راه‌حل کارآمدی را ارائه کنیم.

شرکت بونیتا توانسته است با اجرای توانمند فرآیندها اعتماد برندهای بزرگ را به خود جلب نماید که در این راستا صنایع بزرگ مانند شرکت سیسکو، شرکت سونی، سویس کام، توتال و … در لیست مشتریان شرکت بونیتا قرار گرفته‌اند. البته باز هم تاکید می‌کنیم که تمامی سیستم‌های نرم‌افزاری هر چقدر هم که کامل و جامع باشند باید در یک روال استقرار مناسب به همراه تحلیل سازمانی به ویژه در بخش صنایع قرار گیرند تا رضایت سازمان به دست آید. نرم‌افزار بونیتا قابلیت بسیار بالایی در ساخت فرم‌های فارسی دارد. این قابلیت در بخش پیاده‌سازی فرآیندها به شما کمک می‌کند تا موضوع فرم‌های مورد نیاز خود را در نهایت توسط بونیتا طراحی کرده و برای فرم‌های جدید الزاما تغییراتی را در سامانه‌های قبلی خود نداشته باشید. قطعا ایجاد فرم‌های جدید در بونیتا هزینه پایین‌تری نسبت به ایجاد فرم در سامانه‌های قبلی خواهد داشت و این موضوع با فرض قابل توسعه بودن سامانه‌ها در نظر گرفته می‌شود. در حالی کهه سامانه‌های قبلی این قابلیت را نداشته باشند این یک امتیاز ویژه در بونیتا می‌باشد که اختیارات طراحی فرم را در اختیار تیم تولید قرار خواهد داد.

در بخش مدیریت فرآیندها این موضوع چالش بزرگتری محسوب می‌شود و شرکت سامانه‌های هوشمند نسل سوم با توجه به رزومه موفق خو در این زمینه و تخصیص یه گروه فنی صرفا برای پروژه‌های مدیریت فرآیند کسب و کار آمادگی لازم را برای ارائه تحلیل‌ و پیاده‌سازی فرآیندهای مورد نیاز صنایع اعلام می‌دارد.

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب

اتوماسیون اداری تحت وب همانند هر برنامه تحت وبی از سمت کلاینت توسط یک مرورگر باید در دسترس باشد در این مورد بر اساس تکنولوژی‌های استفاده شده و نوع کدنویسی و استفاده از ماژول‌های مختلف کاربران با محدودیت‌هایی مواجه می‌شوند. گاهی اوقات برخی از پنجره‌ها به صورت کامل نمایش داده نمی‌شود یا امکان دسترسی به منوها در اندازه‌های متفاوت با کیفیت‌]ای مختلف تصویر وجود ندارد. اولین موردی که در طراحی رابط کاربری اتوماسیون اداری تحت وب در سامانه‌های هوشمند مد نظر قرار گرفت موضوع مستقل بودن از مرورگر بود. نوع کدها به صورتی با Angular JS و فریم‌ورک Bootstrap توسعه داده شدند که کاربران برای وارد شدن در محیط اتوماسیون اداری تحت وب اجبار به داشتن مرورگر خاصی نداشته باشند. البته همه نرم‌افزارهای تحت وب نسل جدید به جای internet Explorer از مروزگر Edge استفاده می‌کنند. سازگاری اتوماسیون اداری تحت وب سیما نوین با انواع مرورگرها با در نظر گرفتن ریسپانسیو بودن این سامانه انجام شده است. نگاه ویژه در ریسپانسیو بودن برنامه اتوماسیون اداری موضوع باز شدن این برنامه در اندازه‌های موبایل بوده است. بسیاری از سازمان‌ها تمایلی به تهیه اپ موبایل اتوماسیون اداری ندارند و ترجیح می‌دهند فقط از نسخه اتوماسیون اداری تحت وب استفاده نمایند، اما ممکن ایت کاربران همین سازمان در مواقعی بخواهند با موبایل دسترسی موقتی را به اتوماسیون داشته باشند. به همین منظور برنامه در اندازه موبایل بدون هیچگونه خطایی در ظاهر شدن منوها و دسترسی به امکانات لازم قابل دسترس می‌باشد.

در تولید برنامه اتوماسیون اداری تحت وب سیما نوین موضوع اتصال به زیر سامانه‌های مختلف سازمانی در اولویت قرار گرفته است. در تکامل نرم افزاری سازمان‌ها هر بخش از سازمان ممکن است بر اساس نیاز و در زمان‌های متفاوت اقدام به تهیه نرم‌افزار کرده باشند. با گذشت زمان تولید داده در هر یک از این برنامه‌های نرم‌افزاری حجم قابل قبولی را به خود اختصاص داده و از طرفی وابستگی کاربران نیز موجب شده تا سازمان حتی با وجود انتخاب‌های بهتر باز هم تمایلی به تعویض سیستم‌]ا نداشته باشد. اتوماسیون اداری قلب یک سازمان می‌باشد و به عنوان محل نگهداری و جاری بودن داده‌های اصلی یه سازمان مجبور است با بسیاری از این زیر سیستم‌ها در ارتباط باشد. سازمان‌ها تمایل دارند این ارتباط بین سامانه‌ها برای آنها با کمترین زمان و هزینه ممکن انجام پذیرد. به ویژه اینکه در بسیاری از شرکت‌ها و پیمانکاران نرم‌افزاری این اقدام نه تنها به کندی بلکه شاید در مواقعی اصلا صورت نپذیرد. در سامانه‌های هوشمند نسل سوم سیاست توسعه وب سرویس و ارتباط بین نرم‌افزاری کاملا باز می‌باشد و این اطمینان به مشتریان داده می‌شود که در صورتی که بخواهند بین اتوماسیون اداری تحت وب و هر سامانه دیگری داده‌ای را رد و بدل نمایند همکاری کامل انجام شود و وب سرویس در اختیار آن سازمان قرار گیرد. بر همین اساس تا کنون اکثر وب سرویس‌های مورد نیاز نیز تولید شده است و این ارتباط در بسیاری از سازمان‌ها هم اکنون بین اتوماسیون اداری سیما نوین و سامانه‌های دیگری نظیر سیستم حضور و غیاب، رستوران، سیستم‌های مالی و … برقرار می‌باشد. نکته دیگری که در این رابطه قابل ذکر است ارتباط بسیار قوی سامانه اتوماسیون اداری تحت وب سیما نوین با سیستم مدیریت فرآیندهای بونیتا می‌باشد. وجود سیستم مدیریت فرآیندهای تجاری یک مرکز قوی برای ذخیره سازی داده‌ها و مدیریت آنها ایجاد می‌کند که مباحث بسیاری را برای سازمان تسهیل می‌کند و می‌توان به موضوعاتی مانند گزارشات، محاسبات داده‌های درون فرمی بدون نیاز به مراجعه مستقیم به سامانه‌های مختلف و … اشاره کرد. اما مستقل از یک BPMS سامانه اتوماسیون اداری تحت وب سیما نوین انواع گزارشات را در اختیار مشتریان قرار می‌دهد. فرم‌ها نیز یکی از دغدغه‌های مهم در برنامه‌های اتوماسیون اداری می‌باشد. شما می‌توانید انواع فرم‌ها را در اتوماسیون اداری تحت وب سیما نوین در اختیار داشته باشید. یکی از نکات بسیار مهم تعریف انواع قالب نامه‌های از پیش تعریف شده در اتوماسیون اداری تحت وب سیما نوین می‌باشد. هنگامی که نامه‌ای توسط کاربر تایپ می‌شود قرار دادن سربرگ و پاورقی و همچنین تعیین اندازه کاغذ نامه مراحلی است که علاوه بر وقت گیر بودن در کار با اتوماسیون اداری از حوصله کاربر نیز خارج است. کاربری که با اتوماسیون اداری کار می‌کند تمایل دارد تا جای ممکن علاوه بر کمترین تعداد کلیک بین سامانه‌]ای مختلف کمتر سوئیچ نماید و در نهایت پاسخ مورد نظر خود و یا نتیجه تراکنش‌های داده‌ای را در برنامه اتوماسیون اداری مشاهده نماید.

یکی از خصوصیات مهم اتوماسیون اداری سیما نوین چینش موارد داشبورد و مدیریت المان‌های درون آن توسط کاربر می‌باشد. ممکن است کاربر نیازی به نمایش تقویم رویدادها در اتوماسیون خود نداشته باشد. آیا برای هر تغییر کوچک حتما باید با مدیر اتوماسیون اداری در سازمان تماس گرفت؟ ترجیحا انجام یکسری از تنظیمات برای کاربر توسط خودش به شرطی که اطلاعات و داده‌ها دچار اشکال نشوند حالت مطلوبی است. تنظیم داشبورد نیز از موارد رابط گرافیکی کاربر می‌باشد و مطمنا هیچ ارتباطی به داده‌های سرور ندارد. به غیر از نمایش تقویم یکی دیگر از المان‌هایی که در داشبورد اتوماسیون اداری تحت وب سیما نوین وجود دارد موضوع رویدادها می‌باشد. رویدادها می‌توانند چینش برنامه روزانه و هفتگی شما را نظم داده و اتفاقات مهم کاری مانند جلسات را نمایش دهند تا زمانبندی بهتر و دقیق‌تری را برای مابقی کارهای خود انجام دهید. کیفیت انجام کارهای درون سازمان رابطه مستقیمی با زمان‌بندی دقیق کارهای تک تک کاربران آن سازمان دارد و این موضوع می‌تواند توسط رویدادهای اتوماسیون اداری تحت وب سیما نوین مدیریت گردد.

یکی از نکات بسیار مهم برای مدیریت سازمان‌ها در بحث استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب مطلع کردن همه کاربران در کمترین زمان ممکن از یک خبر عمومی می‌باشد که در این راستا یک پنل خبر در اتوماسیون اداری سیما نوین در نظر گرفته شده تا بر اساس آن کاربران بتوانند در داشبورد اخبار عمومی سازمان را بدون کلیک و هنگام ورود به برنامه اتوماسیون اداری مشاهده نمایند. در کنار این پنل اخبار شما می‌توانید یک پنل یادداشت برای خود داشته باشید تا در صورت نیاز با استفاده از این پنل کارهای مهم و دارای اولویت را یادداشت کرده و بر اساس مشاهده مداوم در داشبورد به آنها رسیدگی نمایید. برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری تحت وب سیما نوین به شما پیشنهاد می‌کنیم تا درخواست خود را برای دمو کتبا به واحد بازرگانی شرکت ارسال نمایید.

 

کارتابل اتوماسیون اداری

کاربران بعد از ورود به سامانه اتوماسیون اداری تحت وب با داشبورد و آیتم‌های موجود در آن مواجه می‌شوند. آیتم کارتابل اولین گزینه‌ای است که نظر کاربران را به سمت خود جلب می‌کند. اگر نامه‌ای جدید در کارتابل برای کاربر وارد شده باشد قبل از ورود به تعداد نامه‌های جدید بر روی آیکون کارتابل عدد به رنگ قرمز نشان داده می‌شود. از آنجاییکه صفحات توسط تکنولوژی Angular JS  و Jquery در قسمت رابط کاری کاربر کدنویسی شده‌اند شما با کلیک بر روی کارتابل قسمت‌های دیگر داشبورد را از دست نمی‌دهید. شما با ورود به کارتابل لیست نامه‌ها را مشابه آنچه که در Inbox ایمیل خود دارید مشاهده خواهید کرد. البته در ایمیل که اکثر افراد از Gmail استفاده می‌کنند موارد جدید خوانده نشده که همان نامه‌ها یا اسناد خوانده نشده محسوب می‌شوند با فونت بولد یا به اصطلاح پررنگ‌تر برای کاربران نمایش داده می‌شود و این تا زمانی است که شما بر روی مطلب جدید کلیک کرده و وارد آن شوید. در اتوماسیون اداری سیما نوین بعد از ورود در کارتابل عنوان و توضیحات نامه یا سند دیجیتال به رنگ قرمز برای کاربر نمایش داده می‌شود.

طبیعتا بعد از کلیک بر روی نامه جدید در کارتابل اتوماسیون اداری شما وارد قسمت محتوای نامه یا همان سند دیجیتال دریافتی خواهید شد. البته توجه داشته باشید که همانند مراحل قبل قسمت‌های اصلی صفحه برای کاربر تغییر نمی‌کند و فقط محتوا نمایش داده می‌شود. شما باید بدون تغییر در همان محیطی که قرار دارید واکنش مورد نیاز را برای نامه دریافتی در کارتابل اتوماسیون اداری انجام دهید. این مورد بر اساس تعداد کمترین کلیک در صفحات اتوماسیون می‌باشد. به این ترتیب آیکنی در بالای صفحه تعبیه شده که می‌توانید با موس بر روی ایکون کلیک کرده و قبل از بارگزاری هر محتوای جدیدی در صفحه عملیات مورد نیاز را تعیین نمایید. در طراحی اتوماسیون اداری تحت وب سیما نوین سعی بر آن شده که نیازها بر اساس طراحی محیط ایمیل پیاده سازی شود. مهمترین اقدام بعد از مشاهده هر نامه در کارتابل موضوع ارجاع نامه می‌باشد. ارجاع نامه در کارتابل اتوماسیون اداری وابسته به موضوع لیست کاربران می‌باشد. هنگام ارجاع نامه در اتوماسیون اداری باید فیلدهایی توسط کاربر تعیین گردد که از آن جمله می‌توان به شماره نامه و فوریت آن اشاره کرد. البته شماره نامه ممکن است بر اساس یک سری از شماره‌ها از دبیرخانه گرفته شود و به نامه الصاق گردد و در صورتی که شماره نامه توسط سیستم زده شود می‌توان این فیلد را فقط خواندنی و غیر قابل ویرایش در نظر گرفت. البته هنگام ارجاع می‌توان با رعایت یک سری از فرآیندها متن نامه را نیز تغییر داد که در این صورت قالب نامه نیز برای شما قابل تغییر خواهد بود. در اتوماسیون شما قادر خواهید بود انواع قالب‌ها را تعریف کرده و برای هر نامه از قالب‌ها با سربرگ‌های از پیش تعریف شده اقدام نمایید.

اپ موبایل و اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری تحت وب به عنوان پرکاربردترین نرم‌افزار سازمانی در کشور ما به حساب می‌آید و در حال حاضر تقریبا تمامی سازمان‌های بزرگ به این ابزار نرم‌افزاری مجهز می‌باشند. اتوماسیون اداری تحت وب تقریبا در بیشتر زمانی که افراد یک سازمان مشغول به فعالیت هستند توسط یک مرورگر اینترنتی شما را با اسناد در حال چرخش و تولید شده در سازمان با رعایت چارت و دسترسی‌ها وصل می‌نماید. از طرفی فراگیر شدن استفاده از گوشی‌های هوشمند موبایل موجب گردیده در زمینه‌هایی مختلف کاربردی، تفریحی، فرهنگی و … اپ‌های متنوعی به بازار عرضه گردد. وجود این اپ‌ها فرهنگی را در میان کاربران به وجود آورده که تا حد زیادی به گوشی‌های موبایل خود وابسته شوند و به دنبال راه‌حل های نرم‌افزاری در دنیای موبایل باشند. در همین راستا ما نیز در سامانه‌های هوشمند نسل سوم برآن شدیم تا امکانات کاربردی را با سرعت قابل قبولی بر روی بستر موبایل در اختیار کاربران قرار دهیم که البته با توجه به نیاز یک سازمان این امکانات و نیازمندی‌های دیگر می‌تواند مورد سفارشی‌سازی قرار گرفته و بر اساس نیاز مشتریان به روز گردد.
اولین اقدامی که در اپ اتوماسیون اداری در نظر گرفته شد یک فرآیند بسیار ساده برای ثبت نام کاربران و یکپارچگی این اپ با اتوماسیون اداری تحت وبی است که بر روی سرور سازمان نصب شده است. کاربران بدون نیاز به تکمیل هر فرم ساده یا پیچیده‌ای می‌توانند فقط با ثبت شماره همراه خود در نرم‌افزار ثبت نام کرده و پس از دریافت کد تایید به صورت پیامک شناسایی شده و با توجه به جایگاه خود در چارت سازمانی به کارتابل نامه‌ها دسترسی داشته باشند. گرافیک بسیار روان و استفاده از تکنولوژی روز برنامه‌نویسی موبایل محیطی کاربرپسند را برای کاربران فراهم کرده است. کارتابل در اتوماسیون ادری تحت وب اولین مکانی است که معمولا بعد از ورود کاربران آن را چک خواهند کزد. دلیل این موضوع هم مطلع شدن از آخرین نامه‌های دریافتی در آن می‌باشد تا کاربر بتواند اقدام متقابل و لازم را در جهت تسریع امور بر روی نامه انجام دهد. در برنامه‌های تحت وب قرار دادن آلارم یا متمایز نمودن رنگ آیکون‌ها تا قبل از اجرای خود برنامه معنی و مفهومی نخواهد داشت و این در حالی است که دنیای اپ موبایل و امکاناتی که در آن تعبیه شده است متفاوت بوده و دقیقا می‌تواند بدون دخالت کاربر یک برنامه بر حسب ورود یک متغیر پیغامی را به صورت Push notification برای کاربر نمایش دهد. این نمایش پیغام بر روی صفحه اصلی موبایل صورت گرفته و در هر صورت کاربر می‌تواند از وقوع یک رویداد در نرم‌افزار خود مطلع شود.
یکی از موارد بسیار مهمی که می‌تواند با توجه به این امکانات در سیستم اطلاع رسانی شود نامه‌ها و اطلاعیه‌های عمومی است که به صورت سراسری باید برای همه کاربران نمایش داده شود و نیاز به ثبت در دبیرخانه ندارد. این اطلاعیه‌های عمومی در سازمان که شاید در گذشته و هم اکنون نیز در بیشتر سازمان‌ها به سیستم پیامکی وابسته باشد می‌تواند به راحتی با استفاده از سیستم موبایل تولید شده و بدون هزینه برای کاربران ارسال گردد. اتوماسیون اداری تحت وب در اپ موبایل علاوه بر ساده‌تر شدن می‌تواند به صورت چابک‌تر خدمات مشاهده و دستور بر روی نامه‌ها و اسناد دیجیتال را ارائه نماید. اپ اتوماسیون اداری ارتباط مستقیمی با اتوماسیون اداری تحت وب دارد و مستقیما بر اساس اتفاقات ثبت شده بر روی سرور شما تغییرات را در اپ اتوماسیون اداری مشاهده خواهید کرد و بر این اساس هنگامی که بر اساس پیغام در دریافتی نامه‌ای جدید در کارتابل شما دریافت می‌شود شما می‌توانید در اپ آن را مشاهده و به محض مشاهده نامه این موضوع در سرور لحاظ گردیده و در کارتابل تحت وب نیز به صورت مشاهده شده نمایش داده می‌شود و از حالت نامه جدید خارج خواهد شد. البته امکانت جدیدی مانند کارتابل شخصی و ارسال پیام برای کاربران و همچنین درج امضاء و دستور نیز در این اپ دیده شده است که با توجه به نیاز و ضرورت سازمان و سیاست‌های توسعه ای برای مشتریان پیاده سازی خواهد شد.

اتوماسیون اداری و کاهش هزینه‌ها

اتوماسیون اداری به عنوان یکی از نتایج تحلیل و بررسی در سازمان‌ها و نهادهای کشور جزء اولین دسته از نرم‌افزارهای عمومی بود که به سرعت در بستر سازمان‌ها رشد کرد. سازمان‌ها بعد از استقرار اتوماسیون نرم‌افزاری و حذف برخی از فرآیندها به صورت
فیزیکی و کاغذی احساس سیستمی بودن کردند و این بستر نرم‌افزاری را به عنوان بخشی از به روز رسانی روال‌ها پذیرفتند. با همین نگرش و البته نیم نگاهی به کاهش هزینه‌ها اکثر تولید کنندگان نرم‌افزار در زمینه اتوماسیون اداری این سیستم را در سازمان‌های کوچک و بزرگ توسعه داده و پیش بردند. در حال حاضر شرایط تغییر کرده است و با بالا رفتن هزینه‌ها قسمت هزینه‌های سازمانی اهمیت بسیار بیشتری نسبت به گذشته پیدا کرده است. مدیران تمام تمرکز خود را بر روی موضوع کاهش هزینه‌ها با استفاده از هر راهکاری قرار داده اند تا جاییکه به خدمات و تولیدات مجموعه‌ها ضربه وارد نگردد. در موضوع کاهش هزینه‌ها یکی از اقدامات اساسی مدیریت هزینه‌های مصرفی یک سازمان است که بخش قابل توجهی از آن با سیستم اتوماسیون اداری ارتباط مستقیم دارد. بخشی از کاهش هزینه‌ها که با سیستم اتوماسیون اداری ارتباط مستقیمی دارد بالا رفتن کارایی و بازدهی نیروی انسانی است. در حالیکه بیشتر افراد بخش صرفه ‌جویی در مواد مصرفی مانند کاغذ و دیگر اقلام را حاصل از استقرار یک سیستم اتوماسیون اداری می‌دانند اما با درست بودن فرضیه کاهش هزینه در بخش مواد مصرفی بهتر است دید خود را در رابطه با استقرار نرم‌افزار اتوماسیون فراتر ببریم. امروز اتوماسیون اداری یا همان اتوماسیون اداری تحت وب عملکردی فراتر از انتقال نامه‌ها و اسناد را در سازمان و بین سازمان‌ها بر عهده دارد. این تحلیل که اتوماسیون را در کنار مدیریت فرآیندها ببینیم موجب اصلاح رفتارهای نیروی انسانی و صرفه‌جویی در تمام امور خواهد شد. ابتدایی‌ترین مواردی را که یک سامانه اتوماسیون اداری برای شما به ارمغان خواهد آورد چه مورادی هستند؟ اولین مورد تولید اسنادی است که توسط کارمندان در واحدهای مختلف سازمان صورت می‌گیرد و سوالی که در این زمینه پیش می‌آید این است که این اسناد ارتباطی با یکدیگر دارند یا نه؟ دقیقا ارتباط بین اسناد هدف یک استقرار صحیح از اتوماسیون در کنار فرآیندهای سازمان می‌باشد. البته تعریف فرآیند نیازمند ارتباط یک موتور BPMS دارد که ما این مراحل را نوعا اتوماسیون می‌دانیم و سامانه اتوماسیون اداری باید با این پیش فرض که در آینده نیازمند تعریف فرآیندها است توسعه داده شود.
توسعه فرآیندها می‌تواند بسیار جامع و تمامی مرحل کاری یک سازمان را تشکیل دهد اما یکی از آفات بزرگ موجود در صنعت نرم‌افزار همین موضوع است. هنگامی که وارد فاز تحلیل فرآیندهای سازمانی می‌گردید گاهی جامع دیدن همه موارد موجب عدم استقرار نهایی و استفاده از سامانه می‌گردد. این موضوع کاملا قابل قبول است، اجازه دهید تا این بحث را دقیق‌تر پیش ببریم. شما به دنبال کاهش هزینه‌های خود هستید و در این راستا سامانه اتوماسیون خود را مرکز پیاده سازی تصمیمات و فرآیندها می‌دانید. صدور یک برگه مرخصی و بررسی مجوز آن از مانده مرخصی کارمندان فرآیند مشخص و نسبتا روانی می‌باشد که در اکثر سازمان‌ها تحلیل یکسانی را شامل می‌گردد. اما آیا این موضوع در تمامی فرآیندها مانند موارد مالی و موضوعات مربوط به انبارداری هم به همین ترتیب ساده می‌باشد؟ آیا پیاده سازی یک فرآیند تولید و فرم‌های مربوط به آن که باید تک تک موجودی ها و مجورهای کالا به صورت اسناد در سیستم اتوماسیون شما بایگانی گردد یا مورد تایید و امضاء مدیران قرار گیرد هم به همین راحتی است؟ قطعا تمامی این موارد شدنی است و مثال‌هایی از موارد انجام شده نیز در جمع مشتریان ما موجود می‌باشد اما دقیقا همین مشتریان کار خود را از پیاده سازی یک فرآیند ساده‌تر شروع کرده‌اند تا به موضوعات پیچیده‌تر رسیده و اکنون می‌توانند ادعا کنند اتوماسیون به عنوان یک سامانه مرکزی بخش قابل توجهی از هزینه‌های آنها را کاهش داده است که این کاهش هزینه می‌تواند شامل درگیری روزانه نیروی انسانی با کارهای اجباری سازمان باشد. اگر به دقت مطالب فوق را مطالعه فرموده باشید متوجه خواهید شد که ما تغییری در ساختار سازمان را به شما پیشنهاد نمی‌دهیم و فقط موضوع سیستمی نمودن موارد و فرآیندهای موجود است، البته در یک قالب استاندارد و امکان‌پذیر.
نگرش شرکت سامانه‌های هوشمند نسل سوم بر اساس سیستمی نمودن هر سازمان و ایجاد فضای برنده می‌باشد. در انتهای هر استقرار باید سازمان به لحاظ مالی برنده باشد و در نهایت روابط کاری و فرآیندها نیز بهینه و چارت سازمانی به درستی در فضای نرم‌افزاری قرار گرفته باشد. بر این اساس با بیش از ۱۵ سال تجربه درصد بسیار بالایی از مشتریان ما احساس رضایت بسیار خوبی را از همکاری با شرکت ما داشته و این همکاری را در هر سال توسعه داده‌اند. با ما در تماس باشید و از خدمات وسیع ما در حوزه نرم‌افزار بهره بگیرید.