حضور وزیر ارتباطات و فناوری کشور افغانستان در ایران

حرکت در جهت صادرات نرم افزار

مدتی است که سازمان نظام صنفی رایانه ای کشور در اقدامی مثبت و انگیزشی به سمت صادرات جلساتی را با وزرای کشورهای منطقه هماهنگ و از فعالان در حوزه CT  و ICT برای حضور  درر این جلسات دعوت به عمل می‌آورد. سازمان نظام صنفی تهران در این راستا کارگروهی متشکل از شرکت‌های فعال در این حوزه را تشکیل داده است که به ریاست آقای دکتر امامی در این کارگروه اقدام به تشکیل مقدمات لازم برای این جلسات و به طور کل موضوع صادرات نرم ‌افزار می‌باشند. البته صادرات و ارائه و فروش محصولات و خدمات نرم افزاری به سادگی فروش‌های داخلی نمی‌باشد و پیچیدگی‌های خاص خود را دارد که شرکت ساماننه‌های هوشمند نسل سوم با عضویت فعال در این کارگروه در حال تهیه مقدمات لازم برای این موضوع می‌باشد. در راستای جلسه دهم بهمن ماه که در ساعت ۸:۳۰ در محل صندوق توسعه و شکوفایی ریاست جمهوری برقرار گردید وزیر محترم فناوری اطلاعات کشور افغانستان در گروه‌های مختلف کاری مربوط به صنعت نرم افزار، سرفصل های کلی موضوع را دریافت کردند. این سرفصل ها شامل معرفی نرم افزارهای سازمانی در اولین ارائه بود که بخش قابل توجه و جذاب از این سرفصل شامل اتوماسیون اداری و مدیریت اسناد دیجیتال برای آقای وزیر بود. دولت افغانستان در حال حاضر متشکل از سازمان‌های است که سال‌ها درگیر جنگ و تنش بوده‌اند. این سازمان‌ها علاوه بر بهم‌ریختگی فرآیندهای کاری متاسفانه داده‌ها و اسناد گذشته خود را نیز به صورت مرتب و قابل دسترس در اختیار نداشته و بر اساس نیازمندی که مسئولین در کشور افغانستان احساس می‌کنند اولین گام باید رفتن به سمت راهکارهای مدیریت اسناد و بهتر از هر چیز ارائه یک اتوماسیون اداری تحت وب و سریع باشد.

جذابیت صادرات در افغانستان

با توجه به موضوع اشتراک هر دو ملت ایران و افغانستان در زبان فارسی و همچنین اشتراک در فرهنگ و مذهب تقریبا ارائه و معرفی یک بسته نرم افزاری در کشور افغانستان موضوع ساده‌تری نسبت به همین فرآیند در کشورهای دیگر می‌باشد. شرکت سامانه‌های هوشمند نسب سوم برای این موضوع راهکارهای پشتیبانی ویژه ای را نیز در نظر گرفته است که بر اساس تهیه بسته‌های کامل آموزشی بتواند محصولات اصلی خود را که بزرگترین آن اتوماسیون اداری تحت وب سیما نوین می‌باشد به کارفرمای مربوطه در کشور افغانستان ارائه دهد و همچنین این آمادگی وجود دارد که تحلیل‌های صورت گرفته در مراکز ایران را با توجه به نوع سازمان و زیر ساخت‌های موجود در افغانستان نیز پیاده‌سازی گردد و در این حوزه بتوانیم در رشد و توسعه کشور افغانستان موثر واقع شویم. قطعا تحلیل و تعیین نیازمندی‌های سازمان‌های کشور افغانستان توسط شرکت‌های نرم افزاری ایرانی با هزینه‌ای بسیار پایین‌تر از رقبای خارجی پیش خواهد رفت. البته صرف یک تحلیل و کاربردی بودن آن در سازمان‌ها نباید به موضوع نرم افزارهای ایرانی نگاه کرد. به عنوان مثال شرکت سامانه‌های هوشمند نسل سوم در محصول اتوماسیون اداری تحت وب سیما نوین خود داده‌های سازمانی با بیش از ۳۰ ترابایت حجم را به روش‌های نوین موجود در بانک اطلاعاتی و کلاسترینگ مدیریت می‌نماید. تجربه و چالش‌های برطرف شده در این زمینه نیز در طول زمان به دست آمده که هم اکنون می‌تواند در اختیار صنعت صادرات نیز قرار بگیرد. البته در این همایش از برندهای بزرگی در صنعت نرم افزار نام برده شد که همگی برای ما قابل احترام هستند و بع عنوان مثال محصولات بسیار ارزنده‌ای در زمینه‌های ERP، BI، BPMS ، ABC و … تولید و مهندسی معکوس کرده اند. این فرصت می‌تواند سکوی پرتابی برای بستر الکترونیک دولت افغانستان باشد تا در یک بازه نسبتا کوتاه به پیشرفت‌های  مهمی در صنعت نرم افزار دست یابند.

ایمیل و اتوماسیون اداری

ماهیت ایمیل و اتوماسیون اداری 

ایمیل یه همان پست الکترونیک امکانی در بستر نرم‌افزار و اینترنت می‌باشد که می‌تواند ارتباط بین افراد را با محتواهای متنی، تصویری، صدا و ویدیو به صورت آنلاین و آفلاین برقرار کند و بر همین اساس سامانه اتوماسیون اداری در سازمان‌ها و شرکت‌های کشورمان شکل گرفت. آنچه که در ایمیل شما از بقیه کاربران متمایز می‌سازد وجود یک شناسه واحد به ازای مشخصاتی است که هنگام ثبت نام از آن استفاده می‌کنید. این شناسه شما را در جمع یک گروه بزرگی از کاربران قرار می‌دهد که در یک مقیاس کوچکتر و معمولا به همراه چارت سازمانی آن را در برنامه اتوماسیون اداری نیز مشاهده می‌کنید. امروزه برنامه Gmail و محیط  آن به عنوان یک ابزار ارسال نامه الکترونیک محبوب و با سرعت قابل قبول برای اکثر کاربران در فضای مجازی به شناخته شده و مورد استفاده می‌باشد. البته شاید در بسیاری از سازمان‌های خارجی همین امکان ایمیل در کنار برنامه‌ای مانند outlook نیاز ارتباطی کاربران را در حد اتوماسیون برطرف سازد اما تحلیل‌های سازمان‌های داخلی کشورمان فراتر از یک برنامه مانند outlook می‌باشد. اولین نکته موجود در رابطه با اتوماسیون اداری دریافت و ارسال ایمیل در یک محیط کاملا فارسی و یکپارچه با برنامه ایمیل شما می‌باشد. یعنی شما با نصب برنامه اتوماسیون محدودیتی در رابطه با موضوع بررسی ایمیل‌های خود نخواهید داشت. اما نکته مهم دیگری نیز وجود دارد. کاربران ایرانی و به ویژه کاربران ایرانی که در سازمان‌ها فعالیت دارند تمایل به استفاده از یک برنامه کاملا فارسی و البته روان می‌باشند. روان بودن برنامه نرم افزاری مانند اتوماسیون اداری به معنی یک محیط کاربری آسان و البته سرعت بالا در باز شدن فرم‌های اتوماسیون اداری می‌باشد.

طراحی اتوماسیون اداری و محیط ایمیل 

کاربران ایرانی معمولا کاربرانی وفادار به محیط‌های نرم‌افزاری و امکاناتی هستند که از آن استفاده می‌کنند. البته باید پذیرفت که موضوع طراحی محیط بسترهای ارسال ایمیل یک فرآیند فکر شده و متناسب با تعداد کمترین کلیک می‌باشد. نه تنها اتوماسیون اداری بلکه هر برنامه تحت وب دیگری نیز وقتی از خصوصیت کلیک کمتر بهره ببرد می‌تواند تاثیر بهتری بر روی ذهن کاربر به عنوان یک برنامه خوب بگذارد.  اتوماسیون اداری نیز به دلیل زمان زیادی که کاربران را به همراه خود دارد شدیدا ازین موضوع پیروی می‌کند. بر همین اساس اتوماسیون اداری سیما نوین نیز به لحاظ طراحی شباهت زیادی به محیط ارسال و دریافت ایمیل دارد. البته در موضوع ایمیل برخی از شما با محیطی کاملا غیر سازمانی روبرو هستید و ارسال کنندگان غیر قابل کنترلی را در پیش رو دارید. این ارسال کنندگان توسط شما در اولین اقدام قابل کنترل نیستندو ممکن است روزانه تعداد قابل توجهی ایمیل یا نامه دیجیتال به کارتابل یا همان صندوق پستی یا اینباکس شما وارد شود که شما تمایلی به خواندن و اصلا دریافت آنها نداشته باشد. این موضوع در بحث اتوماسیون اداری تقریبا وجود ندارد. بنابراین یکی از گزینه‌هایی که به عنوان spam در محیط ایمیل طراحی و گنجانده شده است کاربردی در برنامه اتوماسیون اداری ندارد. البته از موارد دیگر برای سفارشی کردن محیط ایمیل این است که شما می‌توانید ورود نامه‌های جدید در صندوق پستی خود یا spam و برخی موارد دیگر را به صورت پنهان تنظیم نمایید و در صورت لزوم هر وقت بر روی آنها کلیک کردید موارد جدید را ببینید. این مورد در اتوماسیون اداری معمولا بر عهده کاربر قرار داده نمی‌شود و اصلا قرار نیست کاربران یک سازمان از نامه‌های وارده یا صادره مطلع نباشند و به همین دلیل شما با ورود یک نامه جدید از طریق کاربر دیگر سریعا با یک شمارنده که با رنگ قرمز بر روی کارتابل اتوماسیون اداری قرار دارد از نامه جدید مطلع خواهید شد.

ایمیل، اتوماسیون اداری و دبیرخانه

در سیستم ارسال ایمیل ما هیچگونه دبیرخانه مرکزی یا اینکه دبیرخانه سازمانی نخواهیم داشت. یعنی شما نمیتوانید افرادی را در یک گروه قرار دهید و برای آنها فردی را به عنوان مسول دبیرخانه گذاشته و این فرد شماره نامه‌های صادره را برای شما تنظیم نماید. معمولا تمامی سیستم‌های اتوماسیون اداری مجهیز به بخش دبیرخانه می‌باشند. دبیرخانه توسط یک مسئول که کاربری است با دسترسی دبیرخانه نامه‌های صادره را شماره کرده و ثبت می‌کند و سپس در قالب یک سند دیجیتال آن را ارسال می‌نماید. البته در تولید ایمیل نامه دیجیتال توسط یک شناسه یونیک تولید می‌شود اما اینکه این شناسه قابل پیگیری از دبیرخانه توسط افراد باشد و شما سیستم رصد این نامه را به صورت سازمانی در اختیار داشته باشید تقریبا غیرممکن است. لازم به ذکر است که برنامه‌هایی اتوماسیون اداری معمولا نامه‌های داخلی را در سیستم دبیرخانه ثبت نمی‌کنند.

دبیرخانه در اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری سامانه‌ای است که شما را قادر می‌سازد تا اسناد دیجیتال را در یک سازمان تولید و به چرخش درآورید. از آنجایی که اتوماسیون اداری را به عنوان حافظه سازمان در نظر می‌گیریم پس باید اسناد دیجیتال تولید شده که ممکن است نامه‌های تایپ شده یا اسناد فیزیکی اسکن شده باشند بر اساس یک الگوریتم خاص ثبت شوند و این دقیقا زیر سامانه دبیرخانه را در اتوماسیون اداری تعریف می‌نماید. زیر سامانه دبیرخانه با توجه به مقیاس یک سازمان می‌تواند تعداد متعددی را شامل گردد که البته باید هر دبیرخانه با یک شناسه از دبیرخانه‌های دیگر در اتوماسیون اداری تفکیک گردد. به هر حال دسترسی به زیر سامانه دبیرخانه مانند بخش‌های دیگر اتوماسیون اداری نمی‌تواند عمومی و برای همه کاربران ممکن باشد و باید این موضوع در قالب کاربر یا کاربران خاصی صورت پذیرد. سامانه اتوماسیون اداری ممکن است با برنامه‌های دیگر نیز تبادل اطلاعات داشته باشد که یکی از این برنامه‌ها می‌تواند موضوع آرشیو اسناد باشد. برای ارتباط اتوماسیون اداری با آرشیو اسناد نیز در برخی از تحلیل‌ها جایگذاری سند در دبیرخانه باید تعبیه شود. اما روال زیر سامانه دبیرخانه به چه صورت می‌باشد؟

 

دبیرخانه به لحاظ ثبت نامه یا همان سند دیجیتال سامانه‌ای است که به هر سند یک شماره یونیک نسبت داده و آن سند را با توجه به شماره داده شده در بانک اطلاعاتی ذخیره می‌نماید. البته اینکه روال ذخیره سازی بر اساس چه شکل و الگوریتمی صورت می‌گیرد و ارتباط فایل با بانک اطلاعاتی به چه صورت می‌باشد مورد بحث ما نیست ولی در نهایت هویت سند زمانی برای ما کامل خواهد شد که این سند توسط کاربر مجاز در دبیرخانه ثبت شده باشد. با توجه به مشحصات ثبت شده در دبیرخانه می‌توان پیگیری یک نامه یا سند دیجیتال را انجام داد هر چند فیلدهای متادیتا و بسیاری از موارد مشابه در توضیحات یک سند می‌تواند در جستجو اعمال گردد. نامه‌های داخلی یک سازمان می‌تواند در اتوماسیون اداری و زیر سامانه دبیرخانه نیز ثبت گردد اما اصولا این کار در سازمان‌ها به دلیل عدم ضرورت جایگاهی ندارد و به جای ثبت شدن در دبیرخانه به صورت یک پیش‌نویس در نظر گرفته می‌شوند. اما قسمت مهم کاربرد دبیرخانه موضوع نامه‌ها یا اسناد دیجیتال صادره می‌باشد. در بحث اسناد صادره شما باید حتما از زیر سامانه دبیرخانه استفاده نمایید و نامه تولید شده در آن ثبت گردد. معمولا الگوریتمی که برای تولید شماره نامه در نظر گرفته می‌شود یک الگوریتم تولید شماره توسط خود سیستم می‌باشد تا زا خطاهای احتمالی کاربر و ثبت شماره‌های تکراری در دبیرخانه جلوگیری شود. در سیستم سازمان‌های دولتی تقریبا تمامی دبیرخانه‌ها ثبت شده و داری یک شناسه هستند که این موضوع پیگیری نامه‌ها و اسناد دولتی را از طریق یک سامانه ممکن می‌سازد. این موضوع به تازگی در قالب یک شناسه به نام شمس که مخفف عبارت شناسه ملی سند می‌باشد نیز در حال شکل‌گیری و پیگیری می‌باشد که باید به مرور زمان در اتوماسیون اداری شرکت‌های معتبر پیاده سازی شود.