اتوماسیون اداری تحت وب به عنوان پرکاربردترین نرم‌افزار سازمانی در کشور ما به حساب می‌آید و در حال حاضر تقریبا تمامی سازمان‌های بزرگ به این ابزار نرم‌افزاری مجهز می‌باشند. اتوماسیون اداری تحت وب تقریبا در بیشتر زمانی که افراد یک سازمان مشغول به فعالیت هستند توسط یک مرورگر اینترنتی شما را با اسناد در حال چرخش و تولید شده در سازمان با رعایت چارت و دسترسی‌ها وصل می‌نماید. از طرفی فراگیر شدن استفاده از گوشی‌های هوشمند موبایل موجب گردیده در زمینه‌هایی مختلف کاربردی، تفریحی، فرهنگی و … اپ‌های متنوعی به بازار عرضه گردد. وجود این اپ‌ها فرهنگی را در میان کاربران به وجود آورده که تا حد زیادی به گوشی‌های موبایل خود وابسته شوند و به دنبال راه‌حل های نرم‌افزاری در دنیای موبایل باشند. در همین راستا ما نیز در سامانه‌های هوشمند نسل سوم برآن شدیم تا امکانات کاربردی را با سرعت قابل قبولی بر روی بستر موبایل در اختیار کاربران قرار دهیم که البته با توجه به نیاز یک سازمان این امکانات و نیازمندی‌های دیگر می‌تواند مورد سفارشی‌سازی قرار گرفته و بر اساس نیاز مشتریان به روز گردد.
اولین اقدامی که در اپ اتوماسیون اداری در نظر گرفته شد یک فرآیند بسیار ساده برای ثبت نام کاربران و یکپارچگی این اپ با اتوماسیون اداری تحت وبی است که بر روی سرور سازمان نصب شده است. کاربران بدون نیاز به تکمیل هر فرم ساده یا پیچیده‌ای می‌توانند فقط با ثبت شماره همراه خود در نرم‌افزار ثبت نام کرده و پس از دریافت کد تایید به صورت پیامک شناسایی شده و با توجه به جایگاه خود در چارت سازمانی به کارتابل نامه‌ها دسترسی داشته باشند. گرافیک بسیار روان و استفاده از تکنولوژی روز برنامه‌نویسی موبایل محیطی کاربرپسند را برای کاربران فراهم کرده است. کارتابل در اتوماسیون ادری تحت وب اولین مکانی است که معمولا بعد از ورود کاربران آن را چک خواهند کزد. دلیل این موضوع هم مطلع شدن از آخرین نامه‌های دریافتی در آن می‌باشد تا کاربر بتواند اقدام متقابل و لازم را در جهت تسریع امور بر روی نامه انجام دهد. در برنامه‌های تحت وب قرار دادن آلارم یا متمایز نمودن رنگ آیکون‌ها تا قبل از اجرای خود برنامه معنی و مفهومی نخواهد داشت و این در حالی است که دنیای اپ موبایل و امکاناتی که در آن تعبیه شده است متفاوت بوده و دقیقا می‌تواند بدون دخالت کاربر یک برنامه بر حسب ورود یک متغیر پیغامی را به صورت Push notification برای کاربر نمایش دهد. این نمایش پیغام بر روی صفحه اصلی موبایل صورت گرفته و در هر صورت کاربر می‌تواند از وقوع یک رویداد در نرم‌افزار خود مطلع شود.
یکی از موارد بسیار مهمی که می‌تواند با توجه به این امکانات در سیستم اطلاع رسانی شود نامه‌ها و اطلاعیه‌های عمومی است که به صورت سراسری باید برای همه کاربران نمایش داده شود و نیاز به ثبت در دبیرخانه ندارد. این اطلاعیه‌های عمومی در سازمان که شاید در گذشته و هم اکنون نیز در بیشتر سازمان‌ها به سیستم پیامکی وابسته باشد می‌تواند به راحتی با استفاده از سیستم موبایل تولید شده و بدون هزینه برای کاربران ارسال گردد. اتوماسیون اداری تحت وب در اپ موبایل علاوه بر ساده‌تر شدن می‌تواند به صورت چابک‌تر خدمات مشاهده و دستور بر روی نامه‌ها و اسناد دیجیتال را ارائه نماید. اپ اتوماسیون اداری ارتباط مستقیمی با اتوماسیون اداری تحت وب دارد و مستقیما بر اساس اتفاقات ثبت شده بر روی سرور شما تغییرات را در اپ اتوماسیون اداری مشاهده خواهید کرد و بر این اساس هنگامی که بر اساس پیغام در دریافتی نامه‌ای جدید در کارتابل شما دریافت می‌شود شما می‌توانید در اپ آن را مشاهده و به محض مشاهده نامه این موضوع در سرور لحاظ گردیده و در کارتابل تحت وب نیز به صورت مشاهده شده نمایش داده می‌شود و از حالت نامه جدید خارج خواهد شد. البته امکانت جدیدی مانند کارتابل شخصی و ارسال پیام برای کاربران و همچنین درج امضاء و دستور نیز در این اپ دیده شده است که با توجه به نیاز و ضرورت سازمان و سیاست‌های توسعه ای برای مشتریان پیاده سازی خواهد شد.

اتوماسیون اداری به عنوان یکی از نتایج تحلیل و بررسی در سازمان‌ها و نهادهای کشور جزء اولین دسته از نرم‌افزارهای عمومی بود که به سرعت در بستر سازمان‌ها رشد کرد. سازمان‌ها بعد از استقرار اتوماسیون نرم‌افزاری و حذف برخی از فرآیندها به صورت
فیزیکی و کاغذی احساس سیستمی بودن کردند و این بستر نرم‌افزاری را به عنوان بخشی از به روز رسانی روال‌ها پذیرفتند. با همین نگرش و البته نیم نگاهی به کاهش هزینه‌ها اکثر تولید کنندگان نرم‌افزار در زمینه اتوماسیون اداری این سیستم را در سازمان‌های کوچک و بزرگ توسعه داده و پیش بردند. در حال حاضر شرایط تغییر کرده است و با بالا رفتن هزینه‌ها قسمت هزینه‌های سازمانی اهمیت بسیار بیشتری نسبت به گذشته پیدا کرده است. مدیران تمام تمرکز خود را بر روی موضوع کاهش هزینه‌ها با استفاده از هر راهکاری قرار داده اند تا جاییکه به خدمات و تولیدات مجموعه‌ها ضربه وارد نگردد. در موضوع کاهش هزینه‌ها یکی از اقدامات اساسی مدیریت هزینه‌های مصرفی یک سازمان است که بخش قابل توجهی از آن با سیستم اتوماسیون اداری ارتباط مستقیم دارد. بخشی از کاهش هزینه‌ها که با سیستم اتوماسیون اداری ارتباط مستقیمی دارد بالا رفتن کارایی و بازدهی نیروی انسانی است. در حالیکه بیشتر افراد بخش صرفه ‌جویی در مواد مصرفی مانند کاغذ و دیگر اقلام را حاصل از استقرار یک سیستم اتوماسیون اداری می‌دانند اما با درست بودن فرضیه کاهش هزینه در بخش مواد مصرفی بهتر است دید خود را در رابطه با استقرار نرم‌افزار اتوماسیون فراتر ببریم. امروز اتوماسیون اداری یا همان اتوماسیون اداری تحت وب عملکردی فراتر از انتقال نامه‌ها و اسناد را در سازمان و بین سازمان‌ها بر عهده دارد. این تحلیل که اتوماسیون را در کنار مدیریت فرآیندها ببینیم موجب اصلاح رفتارهای نیروی انسانی و صرفه‌جویی در تمام امور خواهد شد. ابتدایی‌ترین مواردی را که یک سامانه اتوماسیون اداری برای شما به ارمغان خواهد آورد چه مورادی هستند؟ اولین مورد تولید اسنادی است که توسط کارمندان در واحدهای مختلف سازمان صورت می‌گیرد و سوالی که در این زمینه پیش می‌آید این است که این اسناد ارتباطی با یکدیگر دارند یا نه؟ دقیقا ارتباط بین اسناد هدف یک استقرار صحیح از اتوماسیون در کنار فرآیندهای سازمان می‌باشد. البته تعریف فرآیند نیازمند ارتباط یک موتور BPMS دارد که ما این مراحل را نوعا اتوماسیون می‌دانیم و سامانه اتوماسیون اداری باید با این پیش فرض که در آینده نیازمند تعریف فرآیندها است توسعه داده شود.
توسعه فرآیندها می‌تواند بسیار جامع و تمامی مرحل کاری یک سازمان را تشکیل دهد اما یکی از آفات بزرگ موجود در صنعت نرم‌افزار همین موضوع است. هنگامی که وارد فاز تحلیل فرآیندهای سازمانی می‌گردید گاهی جامع دیدن همه موارد موجب عدم استقرار نهایی و استفاده از سامانه می‌گردد. این موضوع کاملا قابل قبول است، اجازه دهید تا این بحث را دقیق‌تر پیش ببریم. شما به دنبال کاهش هزینه‌های خود هستید و در این راستا سامانه اتوماسیون خود را مرکز پیاده سازی تصمیمات و فرآیندها می‌دانید. صدور یک برگه مرخصی و بررسی مجوز آن از مانده مرخصی کارمندان فرآیند مشخص و نسبتا روانی می‌باشد که در اکثر سازمان‌ها تحلیل یکسانی را شامل می‌گردد. اما آیا این موضوع در تمامی فرآیندها مانند موارد مالی و موضوعات مربوط به انبارداری هم به همین ترتیب ساده می‌باشد؟ آیا پیاده سازی یک فرآیند تولید و فرم‌های مربوط به آن که باید تک تک موجودی ها و مجورهای کالا به صورت اسناد در سیستم اتوماسیون شما بایگانی گردد یا مورد تایید و امضاء مدیران قرار گیرد هم به همین راحتی است؟ قطعا تمامی این موارد شدنی است و مثال‌هایی از موارد انجام شده نیز در جمع مشتریان ما موجود می‌باشد اما دقیقا همین مشتریان کار خود را از پیاده سازی یک فرآیند ساده‌تر شروع کرده‌اند تا به موضوعات پیچیده‌تر رسیده و اکنون می‌توانند ادعا کنند اتوماسیون به عنوان یک سامانه مرکزی بخش قابل توجهی از هزینه‌های آنها را کاهش داده است که این کاهش هزینه می‌تواند شامل درگیری روزانه نیروی انسانی با کارهای اجباری سازمان باشد. اگر به دقت مطالب فوق را مطالعه فرموده باشید متوجه خواهید شد که ما تغییری در ساختار سازمان را به شما پیشنهاد نمی‌دهیم و فقط موضوع سیستمی نمودن موارد و فرآیندهای موجود است، البته در یک قالب استاندارد و امکان‌پذیر.
نگرش شرکت سامانه‌های هوشمند نسل سوم بر اساس سیستمی نمودن هر سازمان و ایجاد فضای برنده می‌باشد. در انتهای هر استقرار باید سازمان به لحاظ مالی برنده باشد و در نهایت روابط کاری و فرآیندها نیز بهینه و چارت سازمانی به درستی در فضای نرم‌افزاری قرار گرفته باشد. بر این اساس با بیش از 15 سال تجربه درصد بسیار بالایی از مشتریان ما احساس رضایت بسیار خوبی را از همکاری با شرکت ما داشته و این همکاری را در هر سال توسعه داده‌اند. با ما در تماس باشید و از خدمات وسیع ما در حوزه نرم‌افزار بهره بگیرید.