اتوماسیون اداری و کاهش هزینه‌ها

اتوماسیون اداری به عنوان یکی از نتایج تحلیل و بررسی در سازمان‌ها و نهادهای کشور جزء اولین دسته از نرم‌افزارهای عمومی بود که به سرعت در بستر سازمان‌ها رشد کرد. سازمان‌ها بعد از استقرار اتوماسیون نرم‌افزاری و حذف برخی از فرآیندها به صورت
فیزیکی و کاغذی احساس سیستمی بودن کردند و این بستر نرم‌افزاری را به عنوان بخشی از به روز رسانی روال‌ها پذیرفتند. با همین نگرش و البته نیم نگاهی به کاهش هزینه‌ها اکثر تولید کنندگان نرم‌افزار در زمینه اتوماسیون اداری این سیستم را در سازمان‌های کوچک و بزرگ توسعه داده و پیش بردند. در حال حاضر شرایط تغییر کرده است و با بالا رفتن هزینه‌ها قسمت هزینه‌های سازمانی اهمیت بسیار بیشتری نسبت به گذشته پیدا کرده است. مدیران تمام تمرکز خود را بر روی موضوع کاهش هزینه‌ها با استفاده از هر راهکاری قرار داده اند تا جاییکه به خدمات و تولیدات مجموعه‌ها ضربه وارد نگردد. در موضوع کاهش هزینه‌ها یکی از اقدامات اساسی مدیریت هزینه‌های مصرفی یک سازمان است که بخش قابل توجهی از آن با سیستم اتوماسیون اداری ارتباط مستقیم دارد. بخشی از کاهش هزینه‌ها که با سیستم اتوماسیون اداری ارتباط مستقیمی دارد بالا رفتن کارایی و بازدهی نیروی انسانی است. در حالیکه بیشتر افراد بخش صرفه ‌جویی در مواد مصرفی مانند کاغذ و دیگر اقلام را حاصل از استقرار یک سیستم اتوماسیون اداری می‌دانند اما با درست بودن فرضیه کاهش هزینه در بخش مواد مصرفی بهتر است دید خود را در رابطه با استقرار نرم‌افزار اتوماسیون فراتر ببریم. امروز اتوماسیون اداری یا همان اتوماسیون اداری تحت وب عملکردی فراتر از انتقال نامه‌ها و اسناد را در سازمان و بین سازمان‌ها بر عهده دارد. این تحلیل که اتوماسیون را در کنار مدیریت فرآیندها ببینیم موجب اصلاح رفتارهای نیروی انسانی و صرفه‌جویی در تمام امور خواهد شد. ابتدایی‌ترین مواردی را که یک سامانه اتوماسیون اداری برای شما به ارمغان خواهد آورد چه مورادی هستند؟ اولین مورد تولید اسنادی است که توسط کارمندان در واحدهای مختلف سازمان صورت می‌گیرد و سوالی که در این زمینه پیش می‌آید این است که این اسناد ارتباطی با یکدیگر دارند یا نه؟ دقیقا ارتباط بین اسناد هدف یک استقرار صحیح از اتوماسیون در کنار فرآیندهای سازمان می‌باشد. البته تعریف فرآیند نیازمند ارتباط یک موتور BPMS دارد که ما این مراحل را نوعا اتوماسیون می‌دانیم و سامانه اتوماسیون اداری باید با این پیش فرض که در آینده نیازمند تعریف فرآیندها است توسعه داده شود.
توسعه فرآیندها می‌تواند بسیار جامع و تمامی مرحل کاری یک سازمان را تشکیل دهد اما یکی از آفات بزرگ موجود در صنعت نرم‌افزار همین موضوع است. هنگامی که وارد فاز تحلیل فرآیندهای سازمانی می‌گردید گاهی جامع دیدن همه موارد موجب عدم استقرار نهایی و استفاده از سامانه می‌گردد. این موضوع کاملا قابل قبول است، اجازه دهید تا این بحث را دقیق‌تر پیش ببریم. شما به دنبال کاهش هزینه‌های خود هستید و در این راستا سامانه اتوماسیون خود را مرکز پیاده سازی تصمیمات و فرآیندها می‌دانید. صدور یک برگه مرخصی و بررسی مجوز آن از مانده مرخصی کارمندان فرآیند مشخص و نسبتا روانی می‌باشد که در اکثر سازمان‌ها تحلیل یکسانی را شامل می‌گردد. اما آیا این موضوع در تمامی فرآیندها مانند موارد مالی و موضوعات مربوط به انبارداری هم به همین ترتیب ساده می‌باشد؟ آیا پیاده سازی یک فرآیند تولید و فرم‌های مربوط به آن که باید تک تک موجودی ها و مجورهای کالا به صورت اسناد در سیستم اتوماسیون شما بایگانی گردد یا مورد تایید و امضاء مدیران قرار گیرد هم به همین راحتی است؟ قطعا تمامی این موارد شدنی است و مثال‌هایی از موارد انجام شده نیز در جمع مشتریان ما موجود می‌باشد اما دقیقا همین مشتریان کار خود را از پیاده سازی یک فرآیند ساده‌تر شروع کرده‌اند تا به موضوعات پیچیده‌تر رسیده و اکنون می‌توانند ادعا کنند اتوماسیون به عنوان یک سامانه مرکزی بخش قابل توجهی از هزینه‌های آنها را کاهش داده است که این کاهش هزینه می‌تواند شامل درگیری روزانه نیروی انسانی با کارهای اجباری سازمان باشد. اگر به دقت مطالب فوق را مطالعه فرموده باشید متوجه خواهید شد که ما تغییری در ساختار سازمان را به شما پیشنهاد نمی‌دهیم و فقط موضوع سیستمی نمودن موارد و فرآیندهای موجود است، البته در یک قالب استاندارد و امکان‌پذیر.
نگرش شرکت سامانه‌های هوشمند نسل سوم بر اساس سیستمی نمودن هر سازمان و ایجاد فضای برنده می‌باشد. در انتهای هر استقرار باید سازمان به لحاظ مالی برنده باشد و در نهایت روابط کاری و فرآیندها نیز بهینه و چارت سازمانی به درستی در فضای نرم‌افزاری قرار گرفته باشد. بر این اساس با بیش از ۱۵ سال تجربه درصد بسیار بالایی از مشتریان ما احساس رضایت بسیار خوبی را از همکاری با شرکت ما داشته و این همکاری را در هر سال توسعه داده‌اند. با ما در تماس باشید و از خدمات وسیع ما در حوزه نرم‌افزار بهره بگیرید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *