دسته‌بندی نشده

دبیرخانه در اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری سامانه‌ای است که شما را قادر می‌سازد تا اسناد دیجیتال را در یک سازمان تولید و به چرخش درآورید. از آنجایی که اتوماسیون اداری را به عنوان حافظه سازمان در نظر می‌گیریم پس باید اسناد دیجیتال تولید شده که ممکن است نامه‌های تایپ شده یا اسناد فیزیکی اسکن شده باشند بر اساس یک الگوریتم خاص ثبت شوند و این دقیقا زیر سامانه دبیرخانه را در اتوماسیون اداری تعریف می‌نماید. زیر سامانه دبیرخانه با توجه به مقیاس یک سازمان می‌تواند تعداد متعددی را شامل گردد که البته باید هر دبیرخانه با یک شناسه از دبیرخانه‌های دیگر در اتوماسیون اداری تفکیک گردد. به هر حال دسترسی به زیر سامانه دبیرخانه مانند بخش‌های دیگر اتوماسیون اداری نمی‌تواند عمومی و برای همه کاربران ممکن باشد و باید این موضوع در قالب کاربر یا کاربران خاصی صورت پذیرد. سامانه اتوماسیون اداری ممکن است با برنامه‌های دیگر نیز تبادل اطلاعات داشته باشد که یکی از این برنامه‌ها می‌تواند موضوع آرشیو اسناد باشد. برای ارتباط اتوماسیون اداری با آرشیو اسناد نیز در برخی از تحلیل‌ها جایگذاری سند در دبیرخانه باید تعبیه شود. اما روال زیر سامانه دبیرخانه به چه صورت می‌باشد؟

 

دبیرخانه به لحاظ ثبت نامه یا همان سند دیجیتال سامانه‌ای است که به هر سند یک شماره یونیک نسبت داده و آن سند را با توجه به شماره داده شده در بانک اطلاعاتی ذخیره می‌نماید. البته اینکه روال ذخیره سازی بر اساس چه شکل و الگوریتمی صورت می‌گیرد و ارتباط فایل با بانک اطلاعاتی به چه صورت می‌باشد مورد بحث ما نیست ولی در نهایت هویت سند زمانی برای ما کامل خواهد شد که این سند توسط کاربر مجاز در دبیرخانه ثبت شده باشد. با توجه به مشحصات ثبت شده در دبیرخانه می‌توان پیگیری یک نامه یا سند دیجیتال را انجام داد هر چند فیلدهای متادیتا و بسیاری از موارد مشابه در توضیحات یک سند می‌تواند در جستجو اعمال گردد. نامه‌های داخلی یک سازمان می‌تواند در اتوماسیون اداری و زیر سامانه دبیرخانه نیز ثبت گردد اما اصولا این کار در سازمان‌ها به دلیل عدم ضرورت جایگاهی ندارد و به جای ثبت شدن در دبیرخانه به صورت یک پیش‌نویس در نظر گرفته می‌شوند. اما قسمت مهم کاربرد دبیرخانه موضوع نامه‌ها یا اسناد دیجیتال صادره می‌باشد. در بحث اسناد صادره شما باید حتما از زیر سامانه دبیرخانه استفاده نمایید و نامه تولید شده در آن ثبت گردد. معمولا الگوریتمی که برای تولید شماره نامه در نظر گرفته می‌شود یک الگوریتم تولید شماره توسط خود سیستم می‌باشد تا زا خطاهای احتمالی کاربر و ثبت شماره‌های تکراری در دبیرخانه جلوگیری شود. در سیستم سازمان‌های دولتی تقریبا تمامی دبیرخانه‌ها ثبت شده و داری یک شناسه هستند که این موضوع پیگیری نامه‌ها و اسناد دولتی را از طریق یک سامانه ممکن می‌سازد. این موضوع به تازگی در قالب یک شناسه به نام شمس که مخفف عبارت شناسه ملی سند می‌باشد نیز در حال شکل‌گیری و پیگیری می‌باشد که باید به مرور زمان در اتوماسیون اداری شرکت‌های معتبر پیاده سازی شود.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *