دسته‌بندی نشده

ایمیل و اتوماسیون اداری

ماهیت ایمیل و اتوماسیون اداری 

ایمیل یه همان پست الکترونیک امکانی در بستر نرم‌افزار و اینترنت می‌باشد که می‌تواند ارتباط بین افراد را با محتواهای متنی، تصویری، صدا و ویدیو به صورت آنلاین و آفلاین برقرار کند و بر همین اساس سامانه اتوماسیون اداری در سازمان‌ها و شرکت‌های کشورمان شکل گرفت. آنچه که در ایمیل شما از بقیه کاربران متمایز می‌سازد وجود یک شناسه واحد به ازای مشخصاتی است که هنگام ثبت نام از آن استفاده می‌کنید. این شناسه شما را در جمع یک گروه بزرگی از کاربران قرار می‌دهد که در یک مقیاس کوچکتر و معمولا به همراه چارت سازمانی آن را در برنامه اتوماسیون اداری نیز مشاهده می‌کنید. امروزه برنامه Gmail و محیط  آن به عنوان یک ابزار ارسال نامه الکترونیک محبوب و با سرعت قابل قبول برای اکثر کاربران در فضای مجازی به شناخته شده و مورد استفاده می‌باشد. البته شاید در بسیاری از سازمان‌های خارجی همین امکان ایمیل در کنار برنامه‌ای مانند outlook نیاز ارتباطی کاربران را در حد اتوماسیون برطرف سازد اما تحلیل‌های سازمان‌های داخلی کشورمان فراتر از یک برنامه مانند outlook می‌باشد. اولین نکته موجود در رابطه با اتوماسیون اداری دریافت و ارسال ایمیل در یک محیط کاملا فارسی و یکپارچه با برنامه ایمیل شما می‌باشد. یعنی شما با نصب برنامه اتوماسیون محدودیتی در رابطه با موضوع بررسی ایمیل‌های خود نخواهید داشت. اما نکته مهم دیگری نیز وجود دارد. کاربران ایرانی و به ویژه کاربران ایرانی که در سازمان‌ها فعالیت دارند تمایل به استفاده از یک برنامه کاملا فارسی و البته روان می‌باشند. روان بودن برنامه نرم افزاری مانند اتوماسیون اداری به معنی یک محیط کاربری آسان و البته سرعت بالا در باز شدن فرم‌های اتوماسیون اداری می‌باشد.

طراحی اتوماسیون اداری و محیط ایمیل 

کاربران ایرانی معمولا کاربرانی وفادار به محیط‌های نرم‌افزاری و امکاناتی هستند که از آن استفاده می‌کنند. البته باید پذیرفت که موضوع طراحی محیط بسترهای ارسال ایمیل یک فرآیند فکر شده و متناسب با تعداد کمترین کلیک می‌باشد. نه تنها اتوماسیون اداری بلکه هر برنامه تحت وب دیگری نیز وقتی از خصوصیت کلیک کمتر بهره ببرد می‌تواند تاثیر بهتری بر روی ذهن کاربر به عنوان یک برنامه خوب بگذارد.  اتوماسیون اداری نیز به دلیل زمان زیادی که کاربران را به همراه خود دارد شدیدا ازین موضوع پیروی می‌کند. بر همین اساس اتوماسیون اداری سیما نوین نیز به لحاظ طراحی شباهت زیادی به محیط ارسال و دریافت ایمیل دارد. البته در موضوع ایمیل برخی از شما با محیطی کاملا غیر سازمانی روبرو هستید و ارسال کنندگان غیر قابل کنترلی را در پیش رو دارید. این ارسال کنندگان توسط شما در اولین اقدام قابل کنترل نیستندو ممکن است روزانه تعداد قابل توجهی ایمیل یا نامه دیجیتال به کارتابل یا همان صندوق پستی یا اینباکس شما وارد شود که شما تمایلی به خواندن و اصلا دریافت آنها نداشته باشد. این موضوع در بحث اتوماسیون اداری تقریبا وجود ندارد. بنابراین یکی از گزینه‌هایی که به عنوان spam در محیط ایمیل طراحی و گنجانده شده است کاربردی در برنامه اتوماسیون اداری ندارد. البته از موارد دیگر برای سفارشی کردن محیط ایمیل این است که شما می‌توانید ورود نامه‌های جدید در صندوق پستی خود یا spam و برخی موارد دیگر را به صورت پنهان تنظیم نمایید و در صورت لزوم هر وقت بر روی آنها کلیک کردید موارد جدید را ببینید. این مورد در اتوماسیون اداری معمولا بر عهده کاربر قرار داده نمی‌شود و اصلا قرار نیست کاربران یک سازمان از نامه‌های وارده یا صادره مطلع نباشند و به همین دلیل شما با ورود یک نامه جدید از طریق کاربر دیگر سریعا با یک شمارنده که با رنگ قرمز بر روی کارتابل اتوماسیون اداری قرار دارد از نامه جدید مطلع خواهید شد.

ایمیل، اتوماسیون اداری و دبیرخانه

در سیستم ارسال ایمیل ما هیچگونه دبیرخانه مرکزی یا اینکه دبیرخانه سازمانی نخواهیم داشت. یعنی شما نمیتوانید افرادی را در یک گروه قرار دهید و برای آنها فردی را به عنوان مسول دبیرخانه گذاشته و این فرد شماره نامه‌های صادره را برای شما تنظیم نماید. معمولا تمامی سیستم‌های اتوماسیون اداری مجهیز به بخش دبیرخانه می‌باشند. دبیرخانه توسط یک مسئول که کاربری است با دسترسی دبیرخانه نامه‌های صادره را شماره کرده و ثبت می‌کند و سپس در قالب یک سند دیجیتال آن را ارسال می‌نماید. البته در تولید ایمیل نامه دیجیتال توسط یک شناسه یونیک تولید می‌شود اما اینکه این شناسه قابل پیگیری از دبیرخانه توسط افراد باشد و شما سیستم رصد این نامه را به صورت سازمانی در اختیار داشته باشید تقریبا غیرممکن است. لازم به ذکر است که برنامه‌هایی اتوماسیون اداری معمولا نامه‌های داخلی را در سیستم دبیرخانه ثبت نمی‌کنند.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *