اتوماسیون اداری و outlook

حتما بارها شنیده‌اید که برنامه اتوماسیون اداری یک تحلیل داخل سازمانی و ویژه کشور ما می‌باشد. اما واقعا چرا در خارج از کشور برنامه‌ای که دقیقا با این تحلیل توسعه داده شده باشد وجود ندارد؟ قابل ذکر است که برنامه‌هایی برای مدیریت رویداد، مدیریت جلسات و ارسال و دریافت پیام وجود دارد و به تازگی و در سال‌های اخیر هم اپ‌های موبایل نیز خدمات کاربردی به کاربران ارائه داده‌اند. اما دقیقا برنامه‌ای که با نام و تحلیل دقیق اتوماسیون اداری وجود داشته باشد در سازمان‌ها و شرکت‌های خارجی وجود ندارد. یکی از برنامه‌های بسیار کاربردی در خارج از کشور مدیریت ایمیل‌ها توسط Outlook می‌باشد. برنامه outlook برای عموم کاربردی در حد ارسال و دریافت یک ایمیل را دارد. محلی که در آن کاربران می‌توانند لیست ایمیل‌های دریافتی و ارسالی خود را حتی در حالت آفلاین نیز مشاهده نمایند. در واقع کاربرد این برنامه فراتر از یک ارتباط ایمیلی برای کاربران می‌باشد. برنامه outlook می‌تواند مشابه آنچه که در اتوماسیون اداری رخ می‌دهد حتی جلسات، یادداشت‌ها، تقویم و رویداد‌های کاری‌ فعالیت‌های مدیریتی و ... را شامل شود که البته کار کردن با آن به سادگی محیط یک اتوماسیون اداری نیست و البته برای برخی از این موارد باید با برخی از نرم‌افزارهای دیگر یکپارچه شود.

مدیریت جلسات در outlook و تفاوت آن در اتوماسیون اداری

بر برنامه اتوماسیون اداری شما می‌توانید ماژولی را تحت عنوان مدیریت جلسات در اختیار داشته باشد و بر اساس زمان‌های همااهنگ شده با دیگران تقویم خود را مارک کرده و جلسات خود را مشاهده نمایید تا تداخلی بین جلسات شما پیش نیاید. در بحث outlook نگاه مدیریت جلسات کمی هوشمندتر و با توجه به ساختار outlook  در نظر گرفته شده است. شما با ورود به قسمت calendar می‌توانید تایم‌های آزاد و در دسترس خود را تعیین نمایید و ا توجه به ارتباط کاربرانی که از برنامه outlook استفاده می‌کنند و آن را بر روی سیستم خود نصب کرده‌اند می‌توانند از این موضوع اطلاع پیدا کرده و فقط تایم‌های آزاد شما را مشاهده نمایند. در صورتی که هر زمانی جلسه‌ای با فردی ست شود به صورت خودکار آن تایم از دسترس افراد خارج شده و کاربر بعدی لیست به روز شده‌ای از زمان‌ها مشاهده خواهد نمود. یکی از مزیت‌های این حالت خودکار بودن و تنظیم جلسات توسط برنامه می‌باشد که البته در اتوماسیون اداری ممکن است ارائه زمان برای جلسه به فرد تقاضا کننده و رتبه سازمانی آن وابستگی داشته باشد و این موضوع در outlook به صورت پایه در نظر گرفته نشده است.

outlook برنامه‌ای فاقد چارت سازمانی

اتوماسیون اداری یک چارت سازمانی در اختیار افراد قرار می‌دهد که بر اساس آن سلسله مراتب کاربران در سازمان تعیین می‌گردد. بر اساس این سلسله مراتب دسترسی‌ها متفاوت خواهد بود و شما می‌توانید برخی از امکانات را در اختیار افراد قرار داده و برخی دیگر را از آنها بگیرید. تحلیل اتوماسیون اداری در سازمان‌های ایرانی بدون چارت سازمانی معنی نخواهد داشت و ما این اجازه را نداریم در برنامه اتوماسیون اداری نگاه کاربر محور داشته باشیم در صورتی که در برنامه outlook نگاه فقط بر اساس کاربر و فعالیت‌های کاربر می‌باشد. چرخش نامه یکی از الزامات اتوماسیون اداری است در حالی که این موضوع در برنامه outlook  وجود ندارد. از موارد مرتبط دیگر مباحثی همچون شبکه دولت و پروتکل‌های بین سازمانی تعبیه شده در آن است که این موارد نیز در برنامه outlook نمی‌تواند توسعه داده شود.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *