اتوماسیون اداری

راهکارهای نرم افزاری ویژه شرکت‌های متوسط و کوچک

مشکل بزرگ شرکت‌ها در مدیریت نیروی انسانی و کمک نرم افزارها در این زمینه

مکانیزه کردن فرآیندهای جاری در یک شرکت متوسط یا کوچک یکی از اقداماتی است که همواره مورد بحث و تحلیل قرار گرفته و با توجه به امکانات گسترده‌ای که محیط‌های نرم افزاری در اختیار مهندسین قرار می‌دهند هنوز هم یک استاندارد خاص برای آن تثبیت نشده و هر مجموعه یا فرد تحلیل‌کری می‌تواند بر راهکار خود مدعی باشد. اما آنچه که در مورد شرکت‌های متوسط و کوچک در اولویت قرار می‌گیرد میزان ارزش افزوده‌ای است که یک راهکار برای مجموعه به همراه خواهد داشت. این ارزش افزوده در بخش خصوصی از اهمیت بسیار بالاتری برخوردار می‌باشد. شرایط مالی در بسیاری از مجموعه‌های خصوصی از یک حالت ضروری به حالتی حیاتی رسیده است و در این شرایط تحلیل‌هایی که پیچیدگی را به مجموعه‌ها اضافه کند نه تنها کمکی به اهداف اصلی شرکت نمی‌کند بلکه با اختصاص سهم قابل توجهی از وقت اداری پرسنل ممکن است شرکت را لخت کرده و به دنبال آن هزینه‌های نیروی انسانی را بالا ببرد.

اما راه‌حل‌های نرم افزاری چه خصوصیتی به ویژه برای شرکت‌های متوسط و کوچک باید داشته باشند که به آنها بهینه بگوییم؟

نکته اول حل کردن صورت مسئله ای است که باید توسط نرم افزار مرتفع شود؟ آیا صورت مسئله به درستی تعریف شده است؟ در بسیاری از موارد بدون شک به تحلیل‌های درست و بهینه تا حدودی رسیده‌ایم. به عنوان مثال راه‌حل‌های مالی نرم افزاری برای شرکت‌های متوسط و کوچک همگی تقریبا دارای یک ساختار استاتدارد و بر اساس ارتباطات مالیاتی و بیمه‌ای شرکت‌ها و محاسبه هزینه و سود و … می‌باشد. اما مدیریت در بخش اطلاعات و منابع انسانی همواره یکی از دغدغه‌های مطرح می‌باشد که به دلیل شکست‌های نسبتا زیاد جای تفکر و تامل بسیاری دارد. در مرحله اول چرا باید با ارائه یک راهکار نرم افزاری پیچیدگی در سطح یک سازمان افزایش پیدا کند؟ تا کنون به این فکر کرده‌اید که خروجی نهایی یک سامانه نرم افزاری چیست و برای رسیدن به این خروجی چه زمان و هزینه‌ای را باید اختصاص داد و در نهایت آیا اقدام مثبتی صورت گرفته است؟ بر اثر تجربه کاربران قبل از هر چیز از سادگی در کنار کاربردی بودن نرم افزار استقبال می‌کنند. اینکه ما بر اساس استانداردها و تحلیل‌های مختلف تعداد زیادی فرم در اختیار کاربران قرار دهیم تا علاوه بر انجام امور روزانه خود مجبور به تکمیل آن فرم‌ها شوند اولین اقدام غیراصولی در راستای سودآوری شرکت‌های خصوصی است. دومین موضوع میزان یکپارچگی نرم افزارها نباید با کنار هم قرار دادن ماژول‌های متعدد غیر کاربردی اشتباه گرفته شود. بهتر است قبل از هر اقدامی در یک تحلیل ساده بتوانید نیروی انسانی خود را با راهکاری ساده مدیریت نمایید. شما قبل از هر نرم افزاری به یک سایت در مجموعه خود مجهز هستید. برخی از اقدامات ساده مدیریتی که اتفاقا کاربرد بسیار زیادی برای مجموعه‌های متوسط و کوچک خواهد داشت در همان سایت برای شما و پرسنل قابل پیاده‌سازی است بدون اینکه لازم باشد مواردی را با نام پورتال یا هر چیز دیگری به آن نسبت بدهید. اولین موردی که می‌توان در یک سایت به عنوان امکان کاربردی در نظر گرفت ثبت گزارشات روزانه کاربران با استفاده از فیلدهای مختلف و ایجاد گزارش برای واحد مدیریت و مشاهده نمودار بازدهی آنها می‌باشد.

آیا این راهکار یک مجموعه از فرم‌ها و گزارشات ثابت است یا می‌تواند بر اساس نیاز هر مجموعه تغییر کند؟

راهکاری که در قالب قسمتی از سایت یک شرکت پیشنهاد می‌شود تحلیلی بر اساس کمترین تعداد کلیک و فیلد و فرم می‌باشد تا در کوتاهترین زمان ممکن بتوان توانایی بدنه نیروی انسانی یک شرکت را اندازه گرفت و یا بهتر است بگوییم چه شخصی به چه اندازه در مجموعه مفید بوده است. اما در صورتی که مجموعه ای بخواهد فراتر از راهکار ارائه شده به فرم‌های بیشتری تجهیز شود این امکان در شرکت سامانه‌های هوشمند نسل سوم وجود دارد تا ساختار را برای آنها به صورت سفارشی ایجاد نماید که ترجیح ما مشاهده امکانات تعبیه شده قبل از هر اقدام و تصمیم در این راستا است.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *