حفظ اسناد به عنوان حافظه سازمانی از اهمیت بسیار بالایی برخوردار می‌باشد. به عنوان نزدیک‌ترین سامانه به اتوماسیون اداری می‌توان سیستم مدیریت اسناد یا همان EDMS را نام برد که در آن هدف تحلیل اسناد متنی و اسکن شده و استخراج حداکثری اطلاعات ار آنها می‌باشد. مراجعه به اسناد یک سازمان امری غیرقابل پیش‌بینی است. گاها بر حسب ضرورت و اعلام نیاز یک مرجع قانونی شما باید اسناد یک دهه گذشته از سازمان خود را مورد بررسی قرار داده و اطلاعاتی را از آن استخراج نمایید. در ابتدا اجازه دهید تا نگاهی به روال ضرورت‌های یک سیستم مدیریت اسناد داشته باشیم. اولین هدف از برپایی سیستم مدیریت اسناد در سازمان‌ها مرتب‌سازی و مدیریت اسناد فیزیکی یا همان هاردکپی ها می‌باشد. هنگامی که قرار است اسناد فیزیکی در یک محل مدیریت شوند علاوه بر ایندکس‌ها، شماره و مشخصاتی که بر روی سند فیزیکی و زونکن آن درج می‌شود باید این اطلاعات در متادیتای سند در سیستم مدیریت اسناد درج گردد. سیستم مدیریت اسناد دیجیتال سیما نوین یک سیستم مبتی بر جاوا و کاملا امن و سریع می‌باشد که با استفاده از تکنولوژی روز توسعه داده شده و سرعت قابل قبولی را به کاربر ارائه می‌دهد. معمولا برای نمایش اسناد فیزیکی در محیط نرم‌افزار مدیریت اسناد اولین مرحله اسکن اسناد دیجیتال می‌باشد. بعد از مرحله اسکن باید تصمیم بگیرید که چه فیلدهایی برای قسمت متادیتا باید در نظر گرفته شود تا هم برای ورود اطلاعات وقت زیادی را از کاربر نگیرد و اینکه بعدا برای بازیابی اسناد کاربردی و مرتبط باشد. البته معمولا این قسمت که بخشی از استقرار نرم‌افزار می‌باشد وابستگی زیادی به تجربه دیجیتالی کردن اسناد در سازمان‌های بزرگ دارد و اینکه کارشناسان در پروژه‌های مختلف چه بازخوردی را از این موضوع گرفته‌اند.