سامانه مدیریت دفتر کار

سامانه مدیریت دفتر کار شرکت های متوسط و کوچک

گزارش‌کار پرسنل فعال در دفاتر شرکت‌های متوسط و کوچک یکی از نیازهای اساسی مدیریتی می‌باشد که باید به صورت گزارش کاری روزانه، هفتگی و ماهانه با ساده‌ترین روش‌های نرم افزاری موجود قابل دسترس باشد. یکی از محیط‌های نرم‌افزاری دسترس برای تمامی شرکت‌ها سایت شرکت است که معمولا از آن برای معرفی محصولات و خدمات شرکت استفاده می‌گردد. البته در برخی از موارد شما می‌توانید مطالبی فراتر از محصولات و خدمات مانند مقالات و مطالب مرتبط با واحد تحقیق و توسعه را نیز در سایت شرکت مشاهده نمایید. به هر حال با توجه به توسعه و کاربرد وب امروزه اکثرا مدیران ترجیح می‌دهند تمامی فعالیت‌های خود را از طریق سایت شرکت به انجام برسانند. شما هم ممکن است تجربه استفاده برخی از امکانات مانند ایمیل سازمانی یا ثبت نام کاربران و مشتریان خود را از طریق سایت داشته باشید اما راهکاری که سامانه‌های هوشمند نسل سوم برای شما در نظر گرفته است فراتر از این امکانات عمومی است و در عین سادگی می‌تواند بسیاری از مشکلات مدیریتی که در رابطه با پرسنل وجود دارد را برطرف سازد.

داشبورد کار روزانه

کار روزانه کارمندان در یک دفتر کار ممکن است شامل جزییات زیادی گردد. برخی از این جزییات در برنامه‌های کاربردی ویژه‌ای ثبت می‌شود که نیازی به تکرار آنها نمی‌باشد و حتی در صورت ثبت مدیران ارشد و مدیرعامل علاقه‌ای به مطالعه و بررسی این جزییات ندارند. به عنوان مثال شما تمامی ارتباطات با مشتریان را در برنامه‌ای به نام CRM یا همان مدیریت ارتباط با مشتری ثبت می‌کنیم. جزییاتی مانند ساعت تماس، خلاصه مکالمه صورت گرفته، نام نماینده مشتری و … که اگر ضرورت داشته باشد مدیریت در رابطه با یک مشتری مهم مستقیما به برنامه CRM مراجعه می‌کند تا شرایط تماس با ان را مشاهده نماید. اما در داشبورد کار روزانه کارمندان مجموع فعالیت‌های خود را در ساعات کاری ثبت می‌نمایند. این آیتم‌ها بر اساس فعالیت هر یک از کارمندان طراحی و فیلدهای مورد نیاز در قسمت داشبورد کار روزانه ایجاد و برای ورود اطلاعات آماده می‌شود. کارمندان کافی است در انتهای روز مجموع فعالیت‌های کاری روزانه خود را فقط در یک صفحه و در زمانی کمتر از ۵ دقیقه وارد نمایند تا مدیران در قسمت گزارشات کاری روزانه نتایج را تنها با یک کلیک مشاهده نمایند.

گزارشات مدیریتی شرکت

داشبورد مدیران در این برنامه شامل مشاهده گزارشات، البته به صورت دلخواه و انتخابی است. همچنین مدیران می‌توانند در صفحه گزارشات پیامی را به صورت سراسری یا اختصاصی برای یک کارمند ارسال نمایند. اما در حالت کلی چه مواردی برای یک مدیر می‌تواند در یک نگاه وضعیت دفتر را مشخص نماید. نکته شماره یک اینکه اسامی کارمندان در یک جدول به ترتیب ساعات کاری نمایش داده شده و اگر کارمندی در پرکردن گزارش کاری خود کوتاهی کرده باشد با رنگ قرمز متمایز شده است. نکته شماره ۲ اینکه مدیران می‌توانند تعداد کل ساعات کاری صورت گرفته و همچین میانگین کار انجام شده در شرکتت را بر اساس تعداد کارمند مشاهده نمایند. این میانگین کاری می‌تواند مورد تحلیل قرار گرفته و در صورت نیاز بر اساس واحد‌های مختلف تفکیک شود. البته هدف شرکت های متوسط و کوچک می‌باشد اما گزارش کاری روزانه باید توانایی تفکیک واحدهای مختلف مانند اداری، مالی و … را داشته باشد.