آرشیو اسناد

بایگانی و آرشیو اسناد و مدارک مهم مکتوب از دیرباز به واسطه‌ی محتوای ارزشمند آن، بخشی از میراث معنوی بشر بوده است و دولت‌ها را متقاعد به صرف هزینه‌های هنگفت برای حفظ و نگهداری آن‌ نموده است. بسیاری از محققان تاریخچه بایگانی اسناد و مدارک را به زمان پیدایش خط نسبت می‌دهند. وجود هزاران لوحه گلی در دوره زمام‌داری هخامنشیان در ایرن سندی بر این مدعاست. از دشواری‌های بایگانی و آرشیو اسناد  به شکل سنتی وجود عوامل آسیب رسان بیولوژیکی (قارچ‌ها، باکتری و ..)، دستکاری اسناد، هزینه‌های نگهداری اسناد و استخدام نیروی انسانی متخصص، کمبود فضا، عدم بهره‌مندی از یک نظام دقیق رده‌بندی و دسته‌بندی اسناد، جستجوی زمان‌بر، و … بود. از سوی دیگر اتلاف زمان مفید کاری کارکنان جهت نگهداری اسناد، هدر رفت حجم زیادی از فضای فیزیکی سازمان برای مقاصد بایگانی و نگهداری،‌ نگرانی‌های ناشی از حفظ امنیت اسناد و هزینه‌های خرید و نگهداری تجهیزات مناسب برای بایگانی فیزیکی اسناد، سازمان‌های پیشرو را به سمت سیستم‌های الکترونیکی بایگانی و آرشیو اسناد سوق داده است. سیستم‌های بایگانی و آرشیو اسناد الکترونیک انقلابی مهمی در حفظ، نگهداری و ذخیره اسناد به صورت الکترونیک ایفا نموده‌اند

 

سیستم بایگانی و آرشیو ، با هدف سازماندهی، مدیریت و نگهداری از اسناد مهم سازمانی ایجاد شده و با شناخت دقیق از نیاز سازمان‌های برخوردار از سیستم مکاتبات اداری، نگرانی‌های مدیران سازمان‌ها را در موارد فوق با ارائه راهکاری مبتنی بر فناری روز، مرتفع ساخته است. این سیستم در سازمان‌هایی که زیست کاری خود را در حوزه مکاتبات اداری از شکل کاغذی به الکترونیکی تغییر داده‌اند، اثربخشی خود را اثبات نموده است. با طبقه‌‎بندی موضوعی مدارک الکترونیک به صورت درختی و نامحدود، قابلیت مشاهده و گردش پرونده‌ها در کارتابل الکترونیک را با امکان جستجوی دقیق و سریع اسناد به عهده دارد. این سیستم بایگانی و مدیریت اسناد فضای نامحدودی برای ذخیره و نگهداری و بازیابی پیشینه مدارک و در صورت لزوم پشتیبانی از فرآیند امحاء و از بین بردن اسناد را نیز به عهده دارد.