مدیریت اسناد هوشمند چیست و چه کاربردی دارد؟

مدیریت اسناد هوشمند (Intelligent Document Management) چیست؟

در این مقاله به توضیح دو مفهومِ مدیریت اسناد هوشمند (Intelligent Document Management یا IDM) و پردازش اسناد هوشمند (Intelligent Document Processing یا IDP) خواهیم پرداخت.

مدیریت و پردازش اسناد هوشمند، یک راهکارِ نرم‌افزاری است که از فن‌آوری‌های پیشرفته‌ای مانند هوش‌مصنوعی (Artificial Intelligence یا AI) و یادگیری ماشین (Machine Learning یا ML) برای استخراجِ داده، پردازش و مدیریت موثر اسناد استفاده می‌کند. مدیریت اسناد هوشمند با به‌کارگیری رویکردهای متعددی مانند اتوماسیون یا خودکارسازی (automation)، جستجوی هوشمند (intelligent search) و پردازشِ داده (data analysis)، فراتر از مدیریت اسناد سنتی عمل می‌کند و تحولی بزرگ در مدیریت اسناد به حساب می‌آید.

پردازش اسناد هوشمند چگونه کار می‌کند؟

پردازش اسناد هوشمند می‌تواند اسناد را در فرمت‌های مختلف از جمله PDF، Word، spreadsheet و اسناد اسکن‌شده پردازش کند. برخی از فن‌آوری‌های مورد استفاده در پردازش اسناد هوشمند که برای استخراج داده‌ از اسناد استفاده می‌شوند عبارت‌اند از: تشخیص کاراکتر نوری (Optical Character Recognition) در تبدیل متن موجود در اسناد اسکن‌شده به متن قابل درک کامپیوتر، بینایی رایانه (Computer Vision) برای تشخیص و تفسیر لوگوها، مهرها و دست‌نوشته‌هایِ درون اسناد، یادگیری ماشین (Machine Learning)، پردازش زبان طبیعی (Natural Language Processing) و اتوماسیون فرآیند رباتیک (Robotic Process Automation).

آنچه مدیریت اسناد هوشمند انجام می‌دهد

مدیریت و پردازش اسناد هوشمند با به‌کارگیری انواع فن‌آوری‌های پیشرفته، کارهای متعددی انجام می‌دهد:

• استخراجِ خودکارِ داده (Automated Data Capture)

استفاده از فن‌آوری‌هایی برای استخراج داده از اسناد دیجیتال یا اسکن‌شده.

• دسته‌بندی اسناد مبتنی بر هوش‌مصنوعی (AI-Powered Categorization)

دسته‌بندی و برچسب‌زنی خودکار اسناد براساس محتوای اسناد که به سازماندهی، جستجو و بازیابی بی‌نقص اسناد می انجامد.

• پردازش زبان طبیعی (Natural Language Processing)

پردازش زبان طبیعی رشته‌ای از علوم کامپیوتر است که به رایانه‌ها این امکان را می‌دهد تا زبان انسان را، چه نوشتاری و چه گفتاری، با تجزیه و تحلیل ساختار و معنای آن پردازش و درک کنند و ارتباطات انسانی را به روشی مشابه آن‌چه انسان‌ها انجام می‌دهند، تفسیر کرده و به آن‌ واکنش نشان دهند. اساساً، این راهی برای کامپیوترهاست که زبان انسان را، مانند خود ما، بیاموزند.

• خودکارسازیِ گردش‌کار اسناد (Automated Workflow)

به گردش درآوردن خودکار اسناد بین گروه‌ها و سازمان‌های مرتبط با یک سند که قرار است اقدامی روی آن سند انجام دهند یا صرفا برای اطلاع‌رسانی در گردش کار سند قرار گرفته‌اند.

• جستجو و بازیابی اسناد (Document Search and Retrieval)

استفاده از روش‌های پیشرفته برای جستجو کردن اسناد مانند به‌کارگیری متادیتا (metadata)، شاخص‌گذاری محتوا (content indexing) و تحلیل وابسته به محتوا (contextual analysis)

• مدیریت چرخه عمر سند (Document lifecycle management)

کمک به کل چرخه عمر (lifecycle) یک سند از جمله بایگانی (archiving)، گردش‌کار (Workflow)، ایجاد نسخه (versioning) و امنیت.

• یکپارچه‌سازی با سایر نرم‌افزارها (Integration)

متصل شدن به سایر سایر ابزارهای مورد استفاده یک کسب‌و کار مانند *CRM** ،EPR یا سیستم‌های ذخیره‌سازی ابری. به این رویکرد یکپارچه‌سازی گفته می شود.

*Enterprise Resource Planning (ERP)

**Customer Relationship Management (CRM)