سرویس فکس در اتوماسیون اداری
سرویس فکس یکی دیگر از سرویس‌های زیرساخت حوزه اتوماسیون اداری است. برقراری ارتباط بین اتوماسیون اداری و سرویس فکس به کاربران این امکان را می دهد که فرآیندهای ارسال، دریافت و مدیریت فکس‌ها را به شکل الکترونیک و بدون نیاز به دستگاه فکس، چاپ کاغذی و جابه‌جایی فیزیکی انجام دهند. لازمه انجام این کار برقراری ارتباط میان اتوماسیون اداری و سرویس فکس است. شیوه استفاده کاربران از سرویس فکس، مشابه سایر فرآیندها در اتوماسیون اداری، بر اساس سمت (عنوان) کاربر در سیستم تعریف می‌شود. به این ترتیب هر یک از کاربران با توجه به سمت خود و از طریق نام کاربری و رمز عبوری که برای آن سمت در فکس سرور در نظر گرفته شده است مجاز به ارسال و دریافت فکس هستند. کاربران با برقراری این ارتباط به سابقه ارسال و دریافت فکس های خود در اتوماسیون اداری به شکل مدیریت شده دسترسی دارند. فکس‌های وارده امکان به گردش درآمدن در اتوماسیون اداری را مانند هر نامه‌ی وارده‌ی دیگری دارند و مانند تمامی مکاتبات، گردش کار و سابقه ویرایش‌شان در اتوماسیون ثبت می شود. بنابراین امکان جستجو و گزارش‌گیری کامل از فرآیندهای روی‌داده برای فکس ها و گردش و ارتباطات آن‌ها در اتوماسیون وجود دارد.
شیوه ارسال فکس:
- اتصال مودم به کامپیوتر و خط تلفن
- نصب windows fax and scan feature
- ایجاد یک fax account جدید برای وصل شدن به مودم فکس مورد نظر
- نصب adobe acrobat reader و تنظیم‌های لازم برای برنامه فکس
- نصب برنامه فکس
- تنظیمات و ارسال فکس در اتوماسیون