جستجو
یکی از مهم‌ترین و پرکاربردترین امکانات در هر اتوماسیون اداری انواع جستجو است. جستجوها انواع متعددی دارند و در بخش‌های مختلف اتوماسیون اداری سیما نوین تعریف شده اند. علاوه بر جستجوهایی که بر روی المان‌های مختلف سیستم (برای مثال بر روی کارتابل، پرسنل و یا چارت سازمانی) تعریف شده‌اند، انواع دیگری از جستجو با عنوان جستجوی سریع و جستجوی کامل در نظر گرفته شده اند. جستجوی سریع دارای ورودی‌های جستجوی اندکی مانند شماره سند، شماره ثبت و محتوای سند است. جستجوی کامل کلیه جزئیات مکاتبات از جمله جستجو بر روی اسناد جاری، بر روی اسناد آرشیوشده، بر روی نامه‌های رمزنگاری شده و جستجو بر اساس مشخصات سند(شماره سند، تاریخ، موضوع، متن، کلیدواژه و …)، مشخصات ثبت، مشخصات ارجاع و مشخصات تکمیلی را شامل می‌شود.
گزارش‌گیری و لاگ
بخش مجزایی در هر زیرسیستم اتوماسیون سیما نوین برای گزارش‌گیری در نظر گرفته شده است. گزارش‌گیری در هر زیرسیستم متفاوت است و با هدف بررسی روال انجام کارها و نتیجه بدست آمده از آن‌ها در اتوماسیون در نظر گرفته شده‌اند.
در زیرسیستم گردش اطلاعات امکان گزارش‌گیری از مکاتبات، فرم‌ها و سایر مستنداتِ ثبت شده در سیستم و همچنین امکان گزارش‌گیری از فرآیندهای روی‌داده در سیستم وجود دارد. از جمله گزارش های موجود می توان به گزارش لیست مکاتبات بر اساس جستجوی انجام شده بر روی مکاتبات و گزارش فعالیت پرسنل اشاره کرد.
گزارش‌گیری و چاپ نامه از دفاتر ثبتی به اشکال رونوشت، بایگانی، عنوان و ساده با ملحقات نامه به صورت اختیاری و همچنین چاپ نامه های خاص برای سازمانهای خاص و مرتبط با سایر نرم افزارها مانند چاپ دانشنامه، گواهی موقت، اسناد احکام با سیستم آموزش مناسب برای دانشگاه ها و دانشکده ها نیز از جمله امکانات موجود در دبیرخانه است.
بخش گزارش‌ها در زیرسیستم مدیر سیستم گزارش‌گیری از چارت سازمانی، گزارش عناوین و پرسنل فعال، گزارش از لاگ‌های سیستم (برای مثال از خطاها و سایر رویدادها مانند ورود و خروج پرسنل به اتوماسیون)، گزارش آماری دبیرخانه بر اساس واحدها و … را شامل می‌شود.
در صورت نیازِ کاربر به تعریف گزارش جدید، گروه سامانه‌های هوشمند نسل سوم آمادگی ایجاد انواع مختلف گزارش‌گیری جدید را دارد.