معرفی زیرسیستم دبیرخانه در اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری سیما نوین از چندین زیرسیستم اصلی تشکیل شده است. یکی از این زیرسیستم‌هایِ اصلی دبیرخانه است. این زیرسیستم جهت کار کاربران دبیرخانه تنظیم شده است و در آن کلیه امور اعم از ثبت نامه‌های اداری در دفاتر وارده و صادره (به تفکیک) یا شماره‌دهی به صورت مرکزی از یک دفتر ثبت (به صورت مجتمع) و مکاتبات سازمانی (مانند فکس، بین سازمانی، ECE و ایمیل) انجام می‌شود.
علاوه بر دریافت نامه‌های وارده، به گردش درآوردن آن‌ها (به شکل مشابه با آنچه برای نامه‌های داخلی در زیرسیستم گردش کار انجام می‌شود) نیز از امکانات تعریف شده در دبیرخانه است.
از جمله امکانات این بخش، چاپ نامه از دفاتر ثبتی به اشکال رونوشت، بایگانی، عنوان و ساده با ملحقات نامه به صورت اختیاری و همچنین چاپ مرتبط با سایر نرم‌افزارها مانند چاپ دانشنامه، گواهی موقت، اسناد احکام ویژه‌ی سیستم آموزش دانشگاه‌ها و دانشکده‌ها است.
از دیگر امکانات موجود می‌توان به شماره‌زنی اتوماتیک در زمان ثبت، تعیین ارتباط بین نامه‌های وارده و صادره (عطف، پیرو و ارتباطات) برای دفعات نامحدود، اسکن کردن اسناد و مدارک به طور نامحدود، بایگانی نامه ثبتی در بایگانی واحد یا شخصی بدون نیاز به ثبت مجدد، ارسال اطلاعات بصورت الکترونیک بین دبیرخانه‌ها و جستجو بر روی کلیه اطلاعات ثبتی نامه از قبیل شماره ثبت، ثبت‌کننده، تاریخ ثبت و بر روی اسناد جاری یا اسناد آرشیوشده اشاره کرد.
امکانات جستجو و گزارش‌گیری متعددی نیز در بخش‌های مختلف زیرسیستم دبیرخانه وجود دارد.