سیستم‌های آرشیو اسناد الکترونیک انقلابی مهم در حفظ، نگهداری و ذخیره‌سازی اسناد به صورت الکترونیک به شمار می‌روند. سیستم آرشیو، با هدف سازماندهی، مدیریت و نگهداری از اسناد مهم سازمانی ایجاد شده و با شناخت دقیق از نیاز سازمان‌های برخوردار از سیستم مکاتبات اداری، نگرانی‌های مدیران سازمان‌ها را در موارد فوق با ارائه راهکاری مبتنی بر فناوری روز، مرتفع ساخته است. این سیستم در سازمان‌هایی که زیست کاری خود را در حوزه مکاتبات اداری از شکل کاغذی به الکترونیکی تغییر داده‌اند اثربخشی خود را اثبات نموده است.
سامانه ای همچون اتوماسیون که روزانه هزاران نامه در آن ایجاد و به کاربران مختلف یا اعضا گروهها داخلی سازمان و یا پرسنل کل سازمان ارجاع میگردد، پس از گذشت زمان نیاز به آرشیو اطلاعات دارد. بدین معنا که داده های مدت زمان مشخصی را از پایگاه داده جدا کرده تا حجم اطلاعات پایگاه داده کمتر شود و اجرای کوئریها در بازه زمانی مناسبی صورت پذیرد و اطلاعات آرشیو شده نیز در پایگاه داده‌ی جداگانه در سروری موسوم به سرور آرشیو نگهداری می شود که به صورت فقط خواندنی بوده و دسترسی به اسناد آرشیو از طریق این سرور انجام می‌شود تا بار ترافیکی و اجرایی دستورات برنامه بر سرور اصلی قرار نگیرد. تمامی امکانات برنامه در حالت آرشیو نیز در دسترس است مانند چاپ نامه ها ، جستجو و … . فقط نامه های آرشیو شده قابل ویرایش نیستند.