معرفی زیرسیستم مدیریت چاپ در اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری سیما نوین از چندین زیرسیستم اصلی تشکیل شده است. یکی از این زیرسیستم‌ها مدیریت چاپ است. این بخش برای تعریف الگوی نامه(سند) و انجام چاپ سفارشی اسناد استفاده می‌شود.
تعریف الگوی چاپ یا قالب‌بندی صفحه
الگوی نامه همان قالب‌بندی صفحه یا layout نامه است. هر سند در اتوماسیون اداری دارای یک الگوی مشخص است که در هنگام نگارش سند جدید (در زیرسیستم گردش کار) به شکل الگوی پیش‌فرض و یا الگوی انتخابیِ کاربر تعیین می‌شود. کاربر می‌تواند الگوهای مورد نظر خود، که دارای سربرگ مختص به سازمان و یا اداره مربوط به او است، را تعریف کرده و به هر نامه الگوی مناسب آن نامه را اختصاص دهد. یک الگوی پیش‌فرض هم در سیستم در نظر گرفته شده است.
در هنگام چاپ نامه (در زیرسیستم گردش کار و یا دبیرخانه)، امکان تنظیمات مجدد الگوی نامه و مشاهده پیش‌نمایش(preview) نامه، برای اطمینان از قالب بندی درست صفحه، وجود دارد و کاربر می‌تواند نسخه پی‌دی‌اف نامه را ذخیره و یا از نامه چاپ کاغذی بگیرد.
انواع چاپ سفارشی
علاوه بر الگوی چاپ که قالب‌بندی صفحه را مشخص می‌کند، در سیستم چندین روش چاپ وجود دارد: چاپ رونوشت، بایگانی، عناوین و ساده. این روش‌ها بر اساس اینکه آیا می‌خواهیم تمامی عناوین و رونوشت‌ها (اسامی افراد) به شکل تجمیعی در متن نامه قرار گیرند و یا چاپ جداگانه‌ای از نامه برای هر رونوشت و عنوان انجام شود از هم تفکیک می‌شوند. به طور کلی رونوشت، عنوان، تصویر امضایِ الکترونیکِ امضا کنندگان نامه، شناسه شمس و سایر ملحقات نامه، در صورت نیاز، به چاپ نامه اضافه می‌شوند.