وب سرویس فکس در اتوماسیون اداری
وب سرویس فکس یکی دیگر از سرویس‌های زیرساخت اتوماسیون اداری سیما نوین برای مکاتبات سازمانی است. برقراری ارتباط بین اتوماسیون اداری و سرویس فکس به کاربران این امکان را می‌دهد که فرآیندهای ارسال، دریافت و مدیریت فکسها را به شکل الکترونیک و بدون نیاز به دستگاه فکس، چاپ کاغذی و جابه جایی فیزیکی انجام دهند.
در اتوماسیون اداری سیما نوین ارتباط بین اتوماسیون و سرویس فکس به شکل یکپارچه (یعنی تنها با یک بار احراز هویت) برقرار می‌شود و کاربران با برقراری این ارتباط به سابقه ارسال و دریافت فکسهای خود در اتوماسیون اداری به شکل مدیریت‌شده دسترسی دارند.
شیوه استفاده کاربران از سرویس فکس، مشابه سایر فرآیندها در اتوماسیون اداری، بر اساس سمت (عنوان) کاربر در سیستم تعریف می‌شود. فکسهای وارده امکان به گردش درآمدن در اتوماسیون اداری را مانند هر نامه‌ی وارده‌ی دیگری دارند و مانند تمامی مکاتبات، گردش کار و سابقه ویرایش‌شان در اتوماسیون ثبت می‌شود. بنابراین امکان جستجو و گزارش‌گیری کامل از فرآیندهای روی‌داده برای فکسها و گردش و ارتباطات آن‌ها در اتوماسیون وجود دارد.
انواع کاربری در سرویس فکسِ اتوماسیون اداری
به طور کلی دو نوع کاربر عادی و دبیرخانه‌ای در تعریف فرآیند فکس داریم که می‌توانند اقدام به ارسال و دریافت فکس نمایند. کاربر عادی از زیرسیستم گردش اطلاعات و کاربر دبیرخانه‌ای از زیرسیستم دبیرخانه می‌تواند به اسناد فکس خود دسترسی داشته باشد.
نامه‌هایی که قرار است به صورت یک سند رسمی فکس شوند همانند سایر نامه‌های رسمی اتوماسیون اداری پس از امضا به پوشه صادره دبیرخانه منتقل شده و کاربر دبیرخانه می‌تواند پس از ثبت، نامه را فکس نماید. اسناد فکس دریافتی در دبیرخانه، وارد پوشه فکس شده و کاربر دبیرخانه می‌تواند این نامه را ثبت و مانند سایر اسناد اداری در اتوماسیون به گردش درآورد.
اما کاربر عادی می‌تواند تنها نامه‌هایی را که ماهیت رسمی و سازمانی ندارند و ثبت و امضا نشده‌اند از کارتابل خود به مقصد دیگری فکس نماید. همچنین امکان ارسال فکس به کاربر عادی وجود دارد. نامه‌های فکس ارسال شده برای کاربر عادی در پوشه فکس در زیرسیستم گردش اطلاعات قرار می‌گیرند و کاربر می‌تواند این اسناد را به کارتابل خود به عنوان یک سند تایپی منتقل کرده و این نامه‌ها را در اتوماسیون به گردش درآورد. کلیه اعمالی که کاربر بر روی فایل فکس انجام می‌دهد در گردش کار نامه نمایش داده خواهد شد.
شیوه پیاده‌سازی سرویس فکس در اتوماسیون اداری سیما نوین:
- اتصال مودم به کامپیوتر و خط تلفن
- نصب windows fax and scan feature
- ایجاد یک fax account جدید برای وصل شدن به مودم فکس مورد نظر
- نصب adobe acrobat reader و تنظیم‌های لازم برای برنامه فکس
- نصب برنامه فکس
- تنظیمات و ارسال فکس در اتوماسیون