تعریف شناسه شمس و کاربرد آن در اتوماسیون اداری
شناسه ملی سند یا به اختصار شناسه شمس، شناسهای است که بر اساس الگوی مشخصی که در بخشنامه شماره ۱۷۳۹۸۳۶ مورخ ۱۳۹۶/۱۲/۰۵ سازمان اداری و استخدامی کشور تعیین شده است از ترکیب برخی مشخصات سند (مانند شماره نامه، تاریخ و ساعت ثبت، شناسه یکتای عمومی (Guid)، کدملی امضاکننده، نشانی پست الکترونیک سازمان و شناسه ملی سازمان) در قالب بارکد دو بعدی (QRCode) ایجاد و بر روی نامه درج میشود و هویت یکتای سند به شمار میرود. این شناسه که به هر نامه به صورت یکتا اختصاص داده میشود شرایط شناسایی سریع اسناد را فراهم میآورد. ایجاد این شناسه برای تمامی مکاتبات و اسناد دولتی در دستگاههای اجرایی الزامی شده است.
اتوماسیون اداری تحت وب سیما نوین از این قابلیت پشتیبانی میکند. این شناسه بعد از ثبتِ نامه در دبیرخانه تولید شده و امکان درج آن بر روی مکاتبات اداری، به انتخاب کاربر، فراهم آورده شده است.