اتوماسیون اداری سیما نوین از چندین زیرسیستم اصلی تشکیل شده است. یکی از این زیرسیستم هایِ اصلی زیرسیستم گردش اطلاعات است. زیرسیستم گردش اطلاعات جهتِ ایجاد، ویرایش و به گردش درآوردن مکاتبات(نامه‌ها یا اسناد) اداری، انواع فرم ها و مستندات اداری ایجاد شده است.
این زیرسیستم دارای امکانات متعددی شامل داشبورد مدیریتی سفارشی، بخش ایجاد اسناد، انواع پوشه‌ها، تنظیمات، جستجو و گزارش‌ها است. به این ترتیب علاوه بر ایجاد مکاتبات و اسناد و به گردش درآوردن آن ها، می توان آنها را در پوشه های مختلف دسته بندی کرد، آن ها را جستجو کرده و یا از آن ها گزارش گرفت.
داشبورد مدیریتی سفارشی
در زیر سیستم گردش اطلاعات، یک صفحه شامل داشبوردهایی برای ارائه اطلاعاتی پیرو مباحث مختلف به کاربر وجود دارد. در این صفحه بخش‌هایی برای قراردادن خبرنامه‌های مختلفی مانند خبرنامه مرکزی، خبرنامه مختص هر سازمان، خبرهای رفاهی و … قرار دارد. همچنین بخش‌هایی برای نوشتن لیست کارهای روزانه و یادداشت‌ها در نظر گرفته شده است. یکی از مهم‌ترین بخش‌هایِ صفحه‌ی داشبورد بخش نمایش آماری اطلاعات مربوط به مکاتبات است که هم به شکل گراف و هم به شکل اعداد نمایش داده می‌شوند. برای مثال می‌توان تعداد کل مکاتبات فرستاده شده در یک بازه زمانی مشخص، تعداد مکاتبات جدید، تعداد مکاتباتی که نیاز به اقدام(برای مثال تایید، امضا یا ثبت) دارند را در این بخش نمایش داد.
از آنجایی که نمایش اطلاعات آماری مربوط به مکاتبات می تواند برای کاربران و مدیران سازمان‌ها بسیار مفید باشد، گروه فنی اتوماسیون اداری سیما نوین بر اساس نیاز کاربران داشبورد سفارشی‌سازی‌شده ارائه می دهد تا کاربران با داشتن دسترسی سریع وآسان به تمامی اطلاعات آماری مورد نیاز خود از مکاتبات خود و کارمندانشان بیشترین بهره را از کار با اتوماسیون اداری ببرند.
ایجاد مکاتبات
بخش ایجاد مکاتبات شامل ادیتور حرفه‌ای مناسب برای تولید محتوای نامه است. این ادیتور امکانات فراوانی نظیر انواع قلم ها، قالب دهی، جدول سازی و … را فراهم می آورد. در این بخش امکان تعیین نوع فوریت نامه (عادی، فوری، سریع، آنی و …) و طبقه بندی بر اساس میزان دسترسی (عادی، مهم، سری، محرمانه، فوق محرمانه و …)، کلیدواژه‌ها برای جستجوهای بعدی در اسناد و سایر جزئیات ایجاد مکاتبات وجود دارد. همچنین در این بخش امکان ذخیره محتوای نامه به شکل رمزنگاری شده در پایگاه داده به انتخاب کاربر داده شده است. رمزنگاری محتوا برای مکاتباتی مهم است که حفظ محتوای آنها در هنگام هک(دسترسی غیرمجاز) به پایگاه داده حائز اهمیت است.
در این بخش امکان اضافه کردن پیوست‌های مرتبط با نامه در فرمت‌ها و اندازه های مورد درخواست کاربران و همچنین امکان اضافه کردن عطف، پیرو و ارتباطات نامه وجود دارد. در اتوماسیون امکان افزودن تصویر نامه های وارده یا پیوست نامه با استفاده از سرویس اسکنر که به دستگاه اسکنر متصل شده و مستقیما تصویر دریافتی را به عنوان پیوست به نامه ضمیمه مینماید وجود دارد. علاوه بر همه‌ی این موارد امکان افزودن فضای اختصاصی در نامه، جهت استفاده از قلم نوری و ذخیره سازی آن در نامه به صورت تصویر که میتواند بصورت هامش(پاراف) به نامه ضمیمه شود یا در ساخت امضای دیجیتال مورد استفاده قرار گیرد فراهم شده است.
گردش کار
پس از تهیه متن نامه و قبل از ارسال نامه می‌توان گردش‌کارِ نامه را با جزئیات تعریف کرد. گردش‌کارِ نامه به تمامی افرادی گفته می‌شود که یا باید اقدامی برای نامه انجام دهند و یا برای اطلاع به عنوان مخاطبین نامه در نظر گرفته شده‌اند و یا به هر ترتیبی ارتباطی با آن نامه دارند که نیاز است در گردش‌کار نامه ذکر شوند. در بخش مخاطبینِ نامه کاربر می تواند به افرادی که مجوز دسترسی به آنها را دارد دسترسی پیدا کند و این افراد را برای تایید، امضا، ثبت، اقدام، عنوان، رونوشت و … تعیین کند و در نهایت با ترتیب مورد نظر خود نامه را ارسال کند. برای سهولت انجام اینکار تمهیداتی در سیستم در نظر گرفته شده است.
یکی از بخش‌هایی که در زیرسیستم گردش اطلاعات وجود دارد بخش تنظیمات است. در این بخش امکانات متعددی برای کاربران در نظر گرفته شده است. از جمله اینکه می‌توان در این بخش گروه‌های مختلف افراد را تعریف کرد و در بخش مخاطبین ارسال نامه به آنها دسترسی پیدا کرد و فرایند تعریف گردش‌کار نامه را سریع‌تر و آسانتر انجام داد. این گروه‌های افراد را می‌توان بر اساس اقدام خاصی که انجام می‌دهند و یا سازمان و اداره خاصی که عضو آن هستند و یا برای مثال گروهی که معمولا در گردش نامه‌های مشخصی قرار دارند را با تخصیص دادن اقدام خاصی که قرار است انجام دهند تعریف کرد. برای مثال گروه ارسال، گروه ثبت کنندگان، گروه عناوین داخلی، گروه عناوین خارجی، گروه‌های اختیاری و اجباری و گروه درج مخاطبین در بخش تنظیمات قابل تعریف هستند.
مشاهده گردش کار و سابقه ویرایش سند
بخش بسیار مهمی از اتوماسیون اداری بخش مشاهده گردش کار و سابقه ویریش مکاتبات است که باید با دقت و جزئیات بر اساس نیاز کاربر تنظیم شود. اتوماسیون اداری سیما نوین دارای بخش‌های مجزایی برای مشاهده گردش کار به شکل جدولی و گراف و سابقه ویرایش سند است. این بخش‌ها دارای اطلاعات مربوط به شرح اقدام و زمان اقدام می باشند و این امکان وجود دارد که تنظیمات دقیقی بر اساس نیاز کاربر در این بخش‌ها انجام شود و یا به عبارتی سفارشی‌سازی شوند.
انواع پوشه ها
در مراحل مختلفِ ایجاد وگردش، مکاتبات در پوشه‌های مختلف قرار می گیرند. پوشه پیشنویس برای ذخیره نامه‌هایی است که هنوز ارسال نشده اند. پوشه کارتابل برای زمانی است که روی نامه باید اقدامی انجام شود. پوشه پیگیری برای مکاتباتی است که برای آنها زمان پیگیری در نظر گرفته شده است. پوشه بازیافت برای مکاتباتی است که تمامی اقدام‌های لازم بر روی آنها انجام شده و یا حذف و یا بایگانی شده‌اند. پوشه بایگانی دارای دو بخش بایگانی شخصی و عنوانی است که مکاتباتی که گردش آنها به اتمام رسیده در این بخش می توانند بایگانی شوند.
جستجو بر روی مکاتبات و اسناد
یکی از مهم‌ترین و پرکاربردترین امکانات در هر زیرسیستم انواع جستجو است. جستجوها انواع متعددی دارند و در بخش‌های مختلف اتوماسیون اداری تعریف شده اند. علاوه بر جستجوهایی که بر روی المان‌های مختلف سیستم (برای مثال بر روی کارتابل، پرسنل و یا چارت سازمانی) تعریف شده‌اند، انواع دیگری از جستجو با عنوان جستجوی سریع و جستجوی کامل در نظر گرفته شده اند. جستجوی سریع دارای ورودی‌های جستجوی اندکی مانند شماره سند، شماره ثبت و محتوای سند است. جستجوی کامل کلیه جزئیات مکاتبات از جمله جستجو بر روی اسناد جاری، بر روی اسناد آرشیو، بر روی نامه‌های رمزنگاری شده و جستجو بر اساس مشخصات سند(شماره سند، تاریخ، موضوع، متن، کلیدواژه و …)، مشخصات ثبت، مشخصات ارجاع و مشخصات تکمیلی را شامل می‌شود.
گزارش‌گیری
بخش مجزایی در هر زیرسیستم برای گزارش‌گیری در نظر گرفته شده است. گزارش‌گیری در هر زیرسیستم متفاوت است و با هدف بررسی روال انجام کارها و نتیجه بدست آمده از آنها در اتوماسیون در نظر گرفته شده‌اند. در زیرسیستم گردش اطلاعات امکان گزارش‌گیری از مکاتبات، فرم‌ها و سایر مستنداتِ ثبت شده در سیستم و همچنین امکان گزارش‌گیری از فرآیندهای روی‌داده در سیستم وجود دارد. از جمله گزارش های موجود می توان به گزارش لیست مکاتبات بر اساس جستجوی انجام شده بر روی مکاتبات و گزارش فعالیت پرسنل اشاره کرد. در صورت نیازِ کاربر به تعریف گزارش جدید، گروه سامانه‌های هوشمند نسل سوم آمادگی ایجاد انواع مختلف گزارش‌گیری جدید را دارد.
کاربری بر اساس سمت(عنوان)
موجودیت تعریف شده برای افراد در اتوماسیون اداری بر اساس عنوان یا به عبارتی سمت افراد است. این شیوه‌ی تعریف، فرآیندهای اتوماسیون را از فرد خاص مبرا کرده و فرآیندها را به سمت‌ها اختصاص می‌دهد تا در زمان تغییر و جابه‌جاییِ افراد در سازمان‌ها کارکرد اتوماسیون دچار اختلال نشود. بدینصورت که نامه های هر عنوان در کارتابل مربوط به آن عنوان قرار می گیرد و عملکرد کاربر بنا به تعریف وی و انتصاب عنوان متغیر خواهد بود. چنانچه بیش از یک عنوان به فرد انتصاب داده شده باشد، اطلاعات مربوط به هریک از سمت ها بصورت مجزا قابل دسترسی است.