معرفی زیرسیستم گردش کار در اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری سیما نوین از چندین زیرسیستم اصلی تشکیل شده است. یکی از این زیرسیستم‌هایِ اصلی زیرسیستم گردش کار است که جهتِ ایجاد، ویرایش و به گردش درآوردن مکاتبات (نامه‌ها یا اسناد) اداری، انواع فرم ها و مستندات اداری ایجاد شده است.
این زیرسیستم دارای امکانات متعددی شامل بخش ایجاد اسناد، انواع پوشه‌ها (جهت تفکیک مکاتبات و اسناد براساس فرآیندهای تعریف شده در سیستم و نیاز کاربر)، بایگانی، تنظیمات، جستجو، گزارش و داشبورد مدیریتی سفارشی است. به این ترتیب علاوه بر ایجاد مکاتبات و اسناد و به گردش درآوردن آنها و دسته‌بندی آنها در پوشه‌های مختلف، می‌توان مکاتبات را جستجو کرده و یا از آنها گزارش گرفت و در داشبورد به اطلاعات مهمی که چکیده رویدادها در اتوماسیون هستند دست یافت.
داشبورد مدیریتی سفارشی
داشبورد مدیریتی یکی از پرکاربردترین و مهم‌ترین بخش‌های اتوماسیون اداری، به ویژه برای مدیران مجموعه‌هاست. در زیرسیستم گردش کار، صفحه‌ی داشبورد مدیریتی سفارشی شامل انواع خبرنامه‌های سازمانی و رفاهی، بخش‌های لیست کارهای روزانه و یادداشت‌ها و بخش نمایش آماری اطلاعاتِ مربوط به مکاتبات به دو شکل نمایش عددی و نمایش بر روی گراف است.
با توجه به اهمیت بالای داشبورد در ارائه سریع و آسان اطلاعات آماری مکاتبات و عملکرد پرسنل سازمان‌ها، گروه فنی اتوماسیون اداری سیما نوین آمادگی ارائه داشبورد سفارشی بر اساس نیاز کاربران را دارد.
ایجاد مکاتبات
بخش ایجاد مکاتبات در زیرسیستم گردش کار شامل ادیتور حرفه‌ای مناسب برای تولید محتوای نامه است. این ادیتور امکانات فراوانی نظیر انواع قلم‌ها، قالب‌دهی، جدول‌سازی و … را فراهم می‌آورد. در این بخش امکان تعیین نوع فوریت نامه (عادی، فوری، سریع، آنی و …) و طبقه‌بندی بر اساس میزان دسترسی (عادی، مهم، سری، محرمانه، فوق محرمانه و …)، کلیدواژه‌ها برای جستجوهای بعدی در اسناد و سایر جزئیات ایجاد مکاتبات وجود دارد.
همچنین در این بخش امکان ذخیره محتوای نامه به شکل رمزگذاری شده در پایگاه‌داده به انتخاب کاربر داده شده است. رمزگذاری محتوا برای مکاتباتی مهم است که حفظ محتوای آنها در هنگام هک(دسترسی غیرمجاز) به پایگاه داده حائز اهمیت است.
در این بخش امکان اضافه کردن پیوست‌های مرتبط با نامه در فرمت‌ها و حجم فایل مورد درخواست کاربران و همچنین امکان اضافه کردن عطف، پیرو و ارتباطات نامه وجود دارد. در اتوماسیون امکان افزودن تصویر نامه‌های وارده یا پیوست نامه با استفاده از سرویس اسکنر که به دستگاه اسکنر متصل شده و مستقیما تصویر دریافتی را به عنوان پیوست به نامه ضمیمه می‌نماید وجود دارد.
علاوه بر همه‌ی این موارد امکان افزودن فضای اختصاصی در نامه جهت استفاده از قلم نوری برای نوشتن دستی روی صفحه نمایش لمسی‌ای که نامه در آن در حال نمایش است و ذخیره‌سازی آن در دیتابیس فراهم شده است. این قابلیت می‌تواند برای افزودن پاراف (هامش) به نامه، امضای دست‌نویس در مکاتبات و یا در ساخت امضای دیجیتال مورد استفاده قرار گیرد.
تعیین گردش‌کارِ مکاتبات
پس از تهیه متن نامه و قبل از ارسال نامه می‌توان گردش‌کارِ نامه را با جزئیات تعریف کرد. گردش‌کارِ نامه به تمامی افرادی گفته می‌شود که یا باید اقدامی برای نامه انجام دهند و یا برای اطلاع به عنوان مخاطبین نامه در نظر گرفته شده‌اند و یا به هر ترتیبی ارتباطی با آن نامه دارند که نیاز است در گردش‌کار نامه ذکر شوند.
در بخش مخاطبینِ نامه کاربر می‌تواند به افرادی که مجوز دسترسی به آنها را دارد دسترسی پیدا کند و این افراد را برای تایید، امضا، ثبت، اقدام، عنوان، رونوشت و … تعیین کند و در نهایت با ترتیب مورد نظر خود نامه را ارسال کند. برای سهولت انجام اینکار تمهیداتی در سیستم در نظر گرفته شده است.
بخش تنظیمات
یکی از بخش‌هایی که در زیرسیستم گردش کار وجود دارد بخش تنظیمات است. در این بخش امکانات متعددی برای کاربران در نظر گرفته شده است. از جمله اینکه می‌توان در این بخش گروه‌های مختلف افراد را تعریف کرد و در بخش مخاطبین ارسال نامه به آنها دسترسی پیدا کرد و فرآیند تعریف گردش‌کار نامه را سریع‌تر و آسانتر انجام داد.
این گروه‌های افراد را می‌توان بر اساس اقدام خاصی که انجام می‌دهند و یا سازمان و اداره خاصی که عضو آن هستند و یا برای مثال گروهی که معمولا در گردش نامه‌های مشخصی قرار دارند را با تخصیص دادن اقدام خاصی که قرار است انجام دهند تعریف کرد. برای مثال گروه ارسال، گروه ثبت کنندگان، گروه عناوین داخلی، گروه عناوین خارجی، گروه‌های اختیاری و اجباری و گروه درج مخاطبین (گروه‌هایی از افراد که به طور مداوم در گردش کار نامه‌های خاصی قرار دارند) در بخش تنظیمات قابل تعریف هستند.
مشاهده گردش‌کار و سابقه ویرایش سند
بخش بسیار مهمی از اتوماسیون اداری بخش مشاهده گردش‌کار و سابقه ویرایش سند است. این بخش‌ها دارای اطلاعات مربوط به افراد بر اساس اقدامی که انجام داده و یا باید بدهند مانند شرح اقدام، زمان اقدام، توضیح ارسال و … می‌باشند. بخش گردش‌کار به شکل جدولی و گراف و بخش سابقه ویرایش سند به شکل جدولی ارائه شده است.
در اتوماسیون اداری سیما نوین این بخش‌ها به شکل دقیق و با جزئیات طراحی و پیاده‌سازی شده است و طی سال‌ها بر اساس نیاز کاربران از حرفه‌های متفاوت سفارشی‌سازی شده است.
انواع پوشه‌ها در زیرسیستم گردش کار
در مراحل مختلفِ ایجاد وگردش، مکاتبات در پوشه‌های مختلف قرار می‌گیرند.
- پوشه پیشنویس برای ذخیره نامه‌هایی است که هنوز ارسال نشده‌اند.
- پوشه کارتابل برای زمانی است که روی نامه باید اقدامی انجام شود.
- پوشه پیگیری برای مکاتباتی است که برای آنها زمان پیگیری در نظر گرفته شده است.
- پوشه بازیافت برای مکاتباتی است که تمامی اقدام‌های لازم بر روی آنها انجام شده و یا حذف و یا بایگانی شده‌اند.
- پوشه بایگانی دارای دو بخش بایگانی شخصی و عنوانی است که مکاتباتی که گردش آنها به اتمام رسیده در این بخش می‌توانند بایگانی شوند.
- همچنین امکان ایجاد پوشه‌های جدید بر اساس نیاز کاربر برای فیلتر کردن مکاتبات و اسناد مهمی از کارتابل که باید دسترسی سریع و متمرکزی به آنها وجود داشته باشد در بخش تنظیمات زیرسیستم گردش کار در نظر گرفته شده است.
جستجو بر روی مکاتبات و اسناد
ایجاد امکانات کافی برای کاربر جهت انجام انواع جستجو بر روی تمامی اطلاعاتی که در پایگاه داده‌ی اتواسیون ثبت شده است الزامی است. در اتواسیون اداری سیما نوین انواع متعددی از جستجو در نظر گرفته شده است. علاوه بر اینکه هر بخش (برای مثال بر روی کارتابل، پرسنل و یا چارت سازمانی)، در صورت نیاز، دارای جستجوی ویژه خود است، بخش‌هایی با عنوان جستجوی سریع و جستجوی کامل نیز در نظر گرفته است که بر روی کل اسناد ذخیره شده در پایگاه داده عمل می‌کنند.
جستجوی سریع دارای گزینه‌های اندکی مانند شماره سند، شماره ثبت و محتوای سند است. اما در جستجوی کامل تمامی اطلاعات مکاتبات با جزئیات قابل جستجو است؛ از جمله جستجو بر روی اسناد جاری، بر روی اسناد آرشیو، بر روی نامه‌های رمزنگاری شده و جستجو بر اساس مشخصات سند(شماره سند، تاریخ، موضوع، متن، کلیدواژه و …)، مشخصات ثبت، مشخصات ارجاع و مشخصات تکمیلی.
گزارش‌گیری
در تمامی زیرسیستم‌های اتوماسیون بخش گزارش‌گیری در نظر گرفته شده است. گزارش‌گیری‌ها برای گزینش و جمع‌آوریِ ساختارمندِ اطلاعاتِ ثبت‌شده در پایگاه داده و همچنین برای بررسی فرآیندهای روی‌داده در اتوماسیون بسیار مهم است.
از جمله گزارش های موجود در زیرسیستم گردش کار می‌توان به گزارش لیست مکاتبات بر اساس جستجوی انجام شده بر روی مکاتبات و گزارش فعالیت پرسنل اشاره کرد. در صورت نیازِ کاربر به تعریف گزارش جدید، گروه سامانه‌های هوشمند نسل سوم آمادگی ایجاد انواع مختلف گزارش‌گیری جدید را دارد.
کاربری بر اساس سمت(عنوان)
موجودیت تعریف شده برای افراد در اتوماسیون اداری بر اساس عنوان یا به عبارتی سمت افراد است. این شیوه‌ی تعریف، فرآیندهای اتوماسیون را از فرد خاص مبرا کرده و فرآیندها را به سمت‌ها اختصاص می‌دهد تا در زمان تغییر و جابه‌جاییِ افراد در سازمان‌ها کارکرد اتوماسیون دچار اختلال نشود. بدینصورت که نامه‌های هر عنوان در کارتابل مربوط به آن عنوان قرار می‌گیرد و عملکرد کاربر بنا به تعریف وی و انتصاب عنوان متغیر خواهد بود. چنانچه بیش از یک عنوان به فرد انتصاب داده شده باشد، اطلاعات مربوط به هریک از سمت‌ها بصورت مجزا قابل دسترسی است.