اتوماسیون چیست و چرا مهم است؟

اتوماسیون چیست؟

اتوماسیون یا خودکارسازی فرآیندها به به‌کارگیریِ مجموعه‌ای از ابزارها و نرم‌افزارهای کامپیوتری برای ایجاد، جمع‌آوری، ذخیره‌سازی، بازیابی، ویرایش و مبادله اطلاعات در محیط کار به شکل الکترونیک اطلاق می‌شود. اینکار می‌تواند به بهینه‌سازی، خودکارسازی و ساده‌سازیِ مازاد وظایف و فرآیندهای جاری در محیط کار کمک کند.

در نهایت، شما از خودکارسازی فرآیندها استفاده می‌کنید تا بتوانید با استفاده از سیستم‌های کامپیوتری پیشرفته، کارایی، بهره‌وری، چابکی در کار و حتی مهمتر از آن، دقت در کارهای معمول اداری را به شکل چشمگیری افزایش دهید و از خطاهای معمول انسانی اجتناب کنید.

اهمیت اتوماسیون اداری 

اتوماسیون اداری به بخشی جدایی‌ناپذیر از محیط‌های کاری امروزه، به خصوص برای مجموعه‌های بزرگ که دارای زیرمجموعه‌های متعدد با موقعیت جغرافیایی متفاوت هستند تبدیل شده است. به‌کارگیری این فن‌آوری، کار را برای پرسنل مجموعه‌ها کارآمدتر و لذت‌بخش‌تر می‌کند و به آن‌ها این امکان را می‌دهد تا روی مسائل مهم تمرکز کنند و تعادل بهتری بین کار و زندگی خود ایجاد کنند. البته اجرای موفقیت‌آمیز این فن‌آوری در محیط کار در صورتی عملی خواهد شد که برنامه‌ریزی دقیق، هدف‌گذاری درست و انتخاب ابزارها و نرم‌افزارهای مناسب برای حرفه‌های متفاوت در نظر گرفته شود.

پیدایش فن‌آوری‌ها مدرنِ عمدتا هوشمند، تحولی بزرگ در اتوماسیون ایجاد کرده و به خلق رویکردهایی با بهره‌وری بسیار بالا مانند هایپراتوماسیون و اتوماسیون هوشمند انجامیده است. در خلق این رویکردهای جدید از ارتقاء فرآیندها بر اساس هوش مصنوعی، یادگیری ماشین، اتوماسیون فرآیند روباتیک، مدیریت اسناد هوشمند و مفاهیم کلان‌داده (big data) استفاده شده است که جهشی بزرگ در عملکرد این فن‌آوری ایجاد کرده است.

اتوماسیون مکاتبات اداری 

نوعی از اتوماسیون اداری شامل کلیه فرآیندهای مربوط به مستندات، مکاتبات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری است. از جمله این فرآیندها می‌توان به ایجاد چارت سازمانی و تعیین مجوزها و دسترسی‌های پرسنل و همچنین، به ایجاد اسناد و تعریف گردش‌کار آن‌ها، ثبت اسناد در دبیرخانه الکترونیک، انواع مکاتبات بین‌سازمانی و برون‌سازمانی، انواع چاپ سفارشی اسناد، بایگانی و آرشیو اسناد اشاره کرد.

شرکت سامانه‌های هوشمند نسل سوم از سال ۱۳۸۱ تاکنون از جمله اولین شرکت‌های ارائه‌دهنده‌ی اتوماسیون مکاتبات اداری تحت وب بوده است. نرم‌افزار سیما نوین برای سازمان‌ها و کسب‌و‌کارهای متعددی در سراسر کشور نصب و مورد بهره‌برداری قرار گرفته است و به عنوان یک نرم‌افزار جامع و حرفه‌ای شناخته می‌شود.