مدیریت فرآیندهای تجاری یک سازمان با توجه به سیستمی بودن هر دپارتمان به صورت سنتی و گزارشات گسسته از زیر سیستم‌ها امری بسیار دشوار و ممکن است در برخی موارد با توجه به مقیاس و اندازه سازمان نشدنی باشد. اگر بخواهیم هدف نهایی سیستمی شدن سازمان‌ها را بررسی کنیم به نوعی تنها یک هدف بزرگ وجود خواهد داشت که آن هم رضایت مشتریان و در نتیجه تداوم کار سازمان می‌باشد. بنابراین در روند کسب رضایت مشتر باید تمامی فرآیندها مدیریت شود. هر فرآیند در سازمان به نوعی با مجموعه‌ای از فرآیندها در ارتباط می‌باشد که این ارتباط وابسته به نوع فرآیند و درگیر بودن اعضای سازمان ممکن است پیچیده یا روال ساده‌ای را شامل گردد. هنگامی که بر اساس یک سیستم مدیریت فرآیندهای تجاری ارتباط معنی‌داری بین زیرسیستم‌های مختلف برقرار می‌شود می‌توان برخی از فعالیت‌ها را از درون یک سیستم انجام داد و با توجه به ارتباط تعریف شده نتیجه نهایی در همان سیستم ثبت گردد و این در حالی است که ممکن است بسیاری از محاسبات بر اساس ارتباط فرآیندی ایجاد شده صورت گیرد. اتفاقی که در پیاده‌سازی فرآیندها در یک سیستم مدیریت فرآیندهای تجاری می‌افتد کم کردن پیچیدگی‌ها و روان سازی کارها از دید کاربران می‌باشد.

اجازه دهید برای تشریح بهتر این موضوع مثالی ساده از یک فرآیند را داشته باشیم که تقریبا در تمامی سازمان‌های بزرگ و کوچک مورد استفاده قرار می‌گیرد. فرآیند درخواست مرخصی را به صورتی سنتی اما در سامانه‌های نرم‌افزاری یک سازمان را در نظر بگیرید. معمولا فرم درخواست مرخصی می‌تواند در سامانه اتوماسیون اداری تعریف شود. کاربران برای این درخواست باید فرم مرخصی را تکمیل نموده و منتظر باشند تا س از تایید مدیر این موضوع انجام پذیرد. اما مدیر بعد از دریافت درخواست مرخصی باید چه روالی را طی نماید؟ قطعا کاربر باید مجوزی برای درخواست مرخصی داشته باشد که ممکن است این مجوز به دلیل نداشتن مانده مرخصی یا دلایل دیگر در سیستم حضور و غیاب تعریف شده و کاربر نتواند درخواستی را برای این موضوع داشته باشد. فرض در این باشد که بعد از چک کردن سیستم حضور و غیاب مرخصی او برای تایید نزد مدیر آماه باشد. اگر مرخصی تایید شود باید در سیستم حضور و غیاب به تعداد روزهای مرخصی گرفته شده از مانده مرخصی او کسر شود. بنابریان چک کردن و کار کردن با زیر سیستم حضور و غیاب و سپس بازخورد این موضوع به موضوع اتوماسیون اداری زمان بسیار بالایی را می‌گیرد و در نهایت کاربران باید به صورت مستقیم از هر دو سامانه استفاده نمایند.

اما در صورتیکه ما فرایند درخواست مرخصی را با استفاده از سیستم مدیریت فرآیندهای تجاری بین دو سیستم اتوماسیون اداری و سیستم حضور و غیاب تعریف نماییم چه اتفاقی خواهد افتاد. اولین مورد اینکه کاربر فقط محیط اتوماسیون اداری را مشاهده خواهد کرد و لزومی ندارد چه از سمت کاربر درخواست کننده و چه از سمت مدیر مربوطه سیستم حضور و غیاب چک شود. این موضوع یعنی من فقط در یک محیط فرم‌ها و درخواست خود را وارد کرده و در همان محیط جواب نهایی را مشاهده می‌کنم و زمان بیشتری را برای انجام کارهای روزانه خود خواهد داشت. مانده مرخصی کاربر به چه میزان خواهد بود و در صورت تایید با چه فرمولی باید مانده مرخصی جدید به او اطلاع داده شود. آیا این موضوع بر اساس ماه جاری باشد یا اینکه در مجموع سال این اتفاق لحاظ گردد. تمامی این موارد را ما با استفاده از سیستم مدیریت فرآیندهای تجاری انجام خواهیم داد. اما چرا برای این موضوع از Bonita استفاده کرده‌ایم؟ نرم‌افزار Bonita  که محصول شرکت BonitaSoft می‌باشد یک محصول با سطح کدنویسی پایین برای فرآیندهای سطح ساده و متوسط می‌باشد. سطح کدنویسی پایین به شما اجازه می‌دهد توسط یک محیط ویژوال فرآیندهای خود را ایجاد نمایید و با استفاده از تکنولوژی‌های مختلف روز ارتباط بین برنامه‌ای سامانه‍ها با یکدیگر تبادل اطلاعات داشته باشند. Bonita BPMS در سطح بین‌المللی و توسط کمپانی‌های بزرگ دنیا مورد ارزیابی و استفاده قرار گرفته است و هم اکنون شرکت‌های بزرگی همچون سیسکو، سونی و ده‌ها شرکت بزرگ دیگر فرآیندهای داخل سازمانی خود را با استفاده از Bonita  مدیریت می‌نمایند.

روش تعریف یک فرآیند و ترتیب اجرای روال‌ها در بونیتا به سه صورت می‌تواند انجام شود که شامل اجرای فرآیند در یک محیط کاملا ویژوال یا اینکه اجرای فرآیند در یک محیط مبتنی بر کد و در نهایت اجرای فرآیند در محیطی ترکیبی شامل کد و ابزارهای ویژوال می‌باشد. این انعطاف‌پذیری در اجرای فرآیند یکی از دلایل انتخاب بونیتا می‌باشد. از طرفی شما می‌توانید رابط گرافیکی کاربر را با استفاده از تکنولوژی‌های روز مانند HTML5 و JavaScript ایجاد نمایید که قدرت خاصی را در ایجاد صفحات وب با گرافیک و امکانات مناسب در اختیار شما قرار می‌دهد. بر همین اساس شما می‌توانید برنامه‌های کاربردی مستقلی صرفا با سرویس گرفتن از سامانه‌های دیگر توسط بونیتا ایجاد نمایید و کاربر نهایی با همان صفحات درخواست‌های خود را در سامانه ایجاد نماید.

امکاناتی که در بونیتا فراهم شده است می‌تواند به ازای هر طراحی و ایجاد اپلیکیشن‌های متفاوت یک اپ موبایل نیز در اختیار شما قرار دهد. البته اپ موبایل ایجاد شده در بونیتا بر اساس WebView می‌باشد و انعطاف‌پذیری کدهای نوشته شده این قابلیت را برای باز شدن صفحات در موبایل ایجاد می‌نماید. اما امکاناتی در نرم‌افزار بونیتا وجود دارد که امکان پیاده‌سازی تمامی فرآیندهای یک سازمان را برای شما میسر می‌سازد که از این امکانات می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

  •    پشتیبانی از مدل‌سازی فرآیندها بر اساس BPMN2
  •    موتور اجرای فرآیندها
  •    قابلیت یکپارچه‌سازی نرم‌افزارها با استفاده از سرویس‌های متعدد موجود در بونیتا که بسیاری از این سرویس‌ها آماده و از قبل    نوشته شده است
  •    ابزار مدل‌سازی داده تجاری ( این داده‌ها با توجه به رفتار و هدف هر سازمان تعریف می‌شود و اصطلاح تجاری یک اصطلاح     عمومی می‌باشد )
  •    ابزارهای گزارشگیری و مانیتورینگ پیشرفته
  •    استفاده از فرم‌ساز داخلی و امکان استفاده از فرم‌سازهای بیرون از برنامه یا فرم‌های تعریف شده که ممکن است خروجی کدنویسی بر اساس اسکریپت‌های استاندارد باشد

از تمامی قابلیت‌های فوق در پروژه‌هایی که تا کنون با بونیتا انجام پذیرفته به صورت فارسی استفاده شده است و شما کافی است با ما در ارتباط باشید و در یک جلسه دمو سطح تجربه و موفقیت ما را در استفاده از بونیتا مشاهده نمایید. ما آمادگی داریم تا با استفاده از بونیتا هزینه‌های سازمانی شما را کاهش داده و بر اساس تعریف فرآیندها علاوه بر یکارچه سازی سامانه‌ها زمان بیشتری را در اختیار شما قرار دهیم. در کنار ما باشید تا سازمانی چابک‌تر از قبل به مشتریان خود معرفی کنید.