اتوماسیون اداری

بازیابی نامه‌ها در اتوماسیون اداری

حذف نامه‌ها در اتوماسیون اداری 

 

موضوغ بایگانی در اتوماسیون اداری یکی از موارد بسیار مهم برای سازمان‌ها می‌باشد. اتوماسیون اداری به عنوان حافظه و قلب یک سازمان به دلیل ذخیره سازی مکاتبات و اسناد دیجیتال یک سازمان بعد از مدت فعال شدن در بستر سازمان و گذشت زمان، با توجه به مقیاس سازمان حجم قابل توجهی از اطلاعات را بر روی سرور ایجاد خواهد کرد. بایگانی کردن نامه‌ها معمولا یک روال منطقی و الگوریتمی برنامه برای دسترسی کاربران به اسناد و نامه‌های تولید شده در اتوماسیون اداری است و در هر حالتی نامه‌ها باید در سیستم ذخیره‌سازی بانک اطلاعاتی اتوماسیون اداری ذخیره گردند. هنگامی که نامه‌ای در اتوماسیون اداری تولید می‌شود فارغ از اینکه این نامه داخلی یا صادره و برای افراد خارج از سازمان باشد باید تحت عنوان فیلدهای تعیین شده از شناسه گرفته تا متادیتا در سرور ذخیره گردد. البته هدف ما بررسی روال ذخیره سازی نامه‌ها نمی‌باشد اما آنچه که اتفاق می‌افتد وجود نامه در صورت بازیابی اطلاعات می‌باشد.

کانورت اطلاعات

 

هنگامی که مهاجرت از یک اتوماسیون اداری به اتوماسیون اداری جدید صورت می‌گیرد موضوع کانورت اطلاعات و نامه‌ها از مهم‌ترین موضوعات مورد بحث است. در برخی از موارد سازمان‌ها به دلیل تغییرات سامانه‌ای و زیر ساخت نرم‌افزاری و گاها به دلیل عدم رضایت کاربران و مشکلات نرم‌افزاری تمایل دارند اتوماسیون اداری خود را تغییر دهند. اما این تغییرات دغدغه‌هایی را نیز در ذهن ایجاد می‌کند. نامه‌]ای اداری تولید شده در سیستم اتوماسیون قبلی به چه صورت و تحت چه روالی تولید شده‌اند و در چه جداولی ذخیره و نگهداری می‌شوند؟ آیا رابطه بین جداول بانک اطلاعاتی اتوماسیون اداری قبلی با روابط و بانک اطلاعاتی اتوماسیون جدید همخوانی دارد؟ همه این موارد باید در موضوع کانورت بانک اطلاعاتی و بازیابی نامه‌ها لحاظ گردد و معمولا در گام‌های اولیه برخی از اطلاعات و نامه‌ها ممکن است در اتوماسیون جدید بازیابی نگردد. یکی از مواردی که در این موضوع باید لحاظ گردد داشتن پشتیبان در دوره‌های منظم از بانک اطلاعاتی اتوماسیون اداری است که بتوان در صورت نیاز به پشتیبان‌های قبلی برگشت و اطلاعات را از روی آنها بازگردانی نمود. البته در نهایت تجربه یک شرکت و کارشناسان خبره آن می‌تواند موضوع مهاجرت به اتوماسیون جدید را برای یک سازمان به سرانجام خوشی تبدیل نماید. اما مجموعه فعالیت‌هایی که در این راستا باید صورت پذیرد راحت و سهل الوصول نمی‌باشد.

از بایگانی اتوماسیون اداری استفاده نماییم؟

 

معمولا برای استفاده از نامه‌هایی که معمولا برای یک کاربر استفاده زیادی دارد یا اینکه باید بنابر شرایط به آنها مراجعه نمود از بایگانی استفاده می‌شود و شاید امکانی به صورت سلیقه‌ای برای کاربران در اتوماسیون اداری سیما نوین باشد. ما امکان بایگانی را ضروری و موضوعی اجباری برای کاربران در نظر نگرفته‌ایم ولی باین حال از کاربران هنگام ارسال نامه برای کاربران دیگر اسن سوال پرسیده می‌شود که آیا تمایلی به بایگانی نامه دارید؟ در صورتی که پاسخ کاربر برای این موضوع مثبت باشد می‌تواند از گزینه بله برای بایگانی نامه خود استفاده نماید و در غی اینصورت نامه بایگانی نمی‌شود.

آیا پاک کردن نامه از بازیافت به منزله حذف فیزیکی از اتوماسیون اداری خواهد بود؟

 

همانطور که در قبل نیز اشاره شد حذف نامه توسط کاربران به صورت منطقی است نه فیزیکی و اگر امکانی چون بازیافت در نظر گرفته شده است برای دسترسی سریع کاربران به نامه‌هایی است که قبلا به درستی یا اشتباه از سیستم اتوماسیون اداری حذف شده‌اند.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *