تحول دیجیتال چیست ؟

تحول دیجیتال تعاریف و رویکردها

کلمه تحول دیجیتال (Digital Transformation) یا دیجیتالی شدن این روزها در بسیاری از سازمان‌های بزرگ و کوچک در سطح دنیا بر سر زبان‌ها می‌باشد. دلیل آن‌هم تغییر و تحولات حوزه فنّاوری و به طبع آن کسب‌ و کاری می‌باشد.
با این‌حال با توجه به اهمیت این موضوع، هنوز تعریف واحدی از این اصطلاح وجود ندارد. اگر بخواهیم خیلی ساده این کلمه را تعریف می‌کنیم، می‌توانیم بگوییم تحول دیجیتال همان تحول کسب‌وکار است.

تحول دیجیتال: همان تحول کسب‌وکار است.

تحول دیجیتال، یک تغییر فرهنگی، سازمانی و عملیاتی در یک صنعت، سازمان یا اکوسیستم از طریق یکپارچه‌سازی هوشمندانه فن‌آوری‌های دیجیتال، فرآیندها و شایستگی‌های در تمام سطوح و عملکردی همگرا در یک مسیر استراتژیک مشخص می‌باشد.

فن‌آوری‌های تحول‌آفرین سعی نموده‌اند در سطوح مختلف به گسترش تحول دیجیتال کمک نمایند که از آن جمله می‌توان به: – ایجاد ارزش و خدمات جدید برای تمامی ذینفعان (مشتریان در وسیع‌ترین مفهوم ممکن)
– نوآوری و به دست آوردن قابلیت‌هایی برای سازگاری سریع با شرایط در حال تغییر

درحالی‌که تحول دیجیتال عمدتاً در زمینه‌های تجاری مورداستفاده قرار می‌گیرد، اما سازمان‌های دیگر مانند دولت‌ها، نهادهای زیرمجموعه بخش دولتی و خصوصی و دیگر سازمان‌هایی که درگیر مقابله با چالش‌های اجتماعی مانند آلودگی هوا، جمعیت سالخورده، سلامت و… هستند، سعی در حل مشکلات و بهبود خدمات خود با استفاده از فناوری‌های جدید و نوظهور می‌باشند. برخلاف تصوری که برای برخی از افراد وجود دارد تحول دیجیتال فقط در مورد نوآوری‌های برهم زننده و یا فنّاوری تحول‌آفرین نیست. این مسئله در مورد ارزش، افراد، بهینه‌سازی و توانایی سازگاری سریع با استفاده هوشمندانه از فن‌آوری‌ها و اطلاعات است. درواقع تحول دیجیتال تبدیل عمیق فعالیت‌های تجاری و سازمانی، فرآیندها، توانمندی‌ها و مدل‌ها برای بهره‌برداری کامل از تغییرات و فرصت‌ها با ترکیب نمودن آن‌ها با فن‌آوری‌های دیجیتال می‌باشد که البته این مسیر نیاز به یک نقشه استراتژیک و یا نقشه راه تحول دیجیتال دارد که در آن اولویت‌ها بر اساس شرایط کنونی و نگاه به آینده انتخاب‌شده است. 

تحول دیجیتال به‌منزله تبدیل کرم ابریشمِ (سازمان) به پروانه است و نه تبدیل آن به تنها یک کرم ابریشمِ سریع‌تر. تحول دیجیتال نیاز به تغییر در رهبری، تفکر متفاوت، تشویق به نوآوری و مدل‌های جدید کسب و کار و افزایش استفاده از تکنولوژی جهت بهبود تجربه کارکنان، مشتریان، تامین‌کنندگان، شرکا و ذی‌نفعان است.”

جورج وسترمن[

انواع تحول دیجیتال

برخی از سازمان ها تحول دیجیتال را بصورت یک رویکرد یکپارچه و با یک ساختار و مسیر مشخص در نظر می گیرند و گاها بر بُعد تحول سازمانی متمرکز می شوندکه این رویکرد تا حد زیادی اشتباه می باشد و از نگاه کلان و چتری مورد نظر در تحول دیجیتال تا حدی فاصله دارد.

برای جلوگیری از این رویکرد، در یک دسته بندی کلان می توان انواع تحول دیجیتال را در چهار گروه کلی دسته بندی کرد:

1- تحول فرایندهای سازمانی (process transformation)

2- تحول مدل کسب و کار (‌business model transformation)

3- تحول دامنه کسب و کار (Domain Transformation)

4- تحول فرهنگی و سازمانی (coltural/organizational Transformation)

 

 برخی شاخص ها در تحول دیجیتال

توسعه شایستگی‌های جدید، بر ظرفیت‌ها با شاخص هایی متفاوت‌تر نسبت به گذشته تمرکز دارد که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از: 

  • چابکی
  • نوآوری
  • مشتری محوری
  • کارآمدی

یکی از دلایل انتخاب چنین شاخص هایی ایجاد تغییرات سریع و کارا از موقعیت فعلی به موقعیت‌ها و فرصت‌های جدید می‌باشد. روند شرایط کنونی و تغییرات آتی، ضرورت حرکت سریع‌تر در مسیر تحول دیجیتال برای سازمان‌ها را بیشتر از قبل نموده است. از دلایل توجه به این امر می‌توان تغییر در رفتار مشتری و انتظاراتش، روندهای اقتصادی جدید، به وجود آمدن مفهوم اکوسیستم در صنایع مختلف، شتاب گرفتن توسعه فنّاوری و نوآوری‌های برهم زننده و ظهور فنّاوری‌های تحول‌آفرین می‌باشد.در عمل، بهینه‌سازی تجربه مشتری نهایی، انعطاف‌پذیری رویه‌های کاری و نوآوری، محرک‌های اصلی و از اهداف تحول دیجیتال هستند. علاوه بر آن ایجاد منابع درآمدی جدید و اکوسیستم‌های اطلاعاتی قدرتمند که منجر به تحولات مدل کسب‌ و کار و اشکال جدید فرآیندهای دیجیتال می‌شوند از دیگر مزایای حرکت به‌سوی تحول دیجیتال است. بااین‌حال، قبل از دستیابی به چنین دستاوردهایی، حل چالش‌های درون‌سازمانی و برون‌سازمانی در سطح فرایندها و رویه‌های موجود، جزء اولین گام‌هایی است که بایستی در این مسیر برداشت.

در این مسیر تلاش برای بهینه‌سازی همه‌جانبه فرآیندها در بخش‌های مختلف و اکوسیستم تجاری بسیار مهم است؛ و در کنار آن توجه به ایجاد یک پل میان افراد، تصمیمات، تیم‌ها، فن‌آوری‌ها و بازیگران مختلف در اکوسیستم، کلید موفقیت در این سفر است.از آنجا که مردم برای هر کاری علاقه به “خدمات دیجیتال” ندارند و برای تعاملات انسانی و رو در رو ارزش قائل هستند، همیشه یک عنصر آفلاین وجود خواهد داشت که نقش بسیار مهمی در تعاملات با مشتری ایفا می‌کند؛  بنابراین عنصر انسانی در همه سطوح کلیدی می‌باشد. به همین دلیل بایستی در مراحل تحول، توجه ویژه‌ای به مواردی همچون همکاری، اکوسیستم سازی، فرهنگ‌سازی، توسعه مهارت‌ها و توانمندسازی نیروی انسانی داشت. هدف از استراتژی تحول دیجیتال، ایجاد قابلیت استفاده کامل از امکانات و فرصت‌های فن‌آوری‌های جدید و تأثیر سریع‌تروبهتر آن‌ها و نیز به شیوه‌ای خلاقانه‌تر در آینده است. یک سفر تحول دیجیتال نیاز به یک رویکرد جامع با یک نقشه راه روشن دارد که شامل انواع ذینفعان، فراتر از حیطه کاری و یا محدودیت‌های داخلی/خارجی است.

تبدیل شدن به یک کسب‌ و کار دیجیتال

برداشتن یک گام به‌ عقب و داشتن یک نگاه کلی‌نگر زیر سؤال بردن بسیاری از تغییرات و ابتکارات “دیجیتالی” در سطوح و بخش‌های مختلف در سازمان، کلید موفقیت در تحول دیجیتال است.فناوری‌های دیجیتال و روش‌های استفاده از آنها در زندگی شخصی، کار و جامعه، چهره کسب‌وکار را تغییر داده و ادامه خواهد داشت. این تغییرات همیشه بوده است اما سرعت وقوع آن شتاب گرفته و سریع‌تر از سرعت تحول در سازمان‌ها است. تحول دیجیتال احتمالاً بهترین اصطلاح برای توصیف واقعیت‌هایی نیست که تحت پوشش آن قرار دارد. برخی ترجیح می‌دهند از اصطلاح تحول دیجیتال کسب‌ و کار استفاده کنند، که بیشتر با جنبه تجاری مطابقت دارد.بااین‌حال، به‌عنوان یک عبارت چتری، تحول دیجیتال را می‌توان به‌عنوان گزینه‌ای مناسب دانست زیرا هم به جنبه‌های تحولی در سازمان اشاره دارد و هم به لزوم استفاده از تکنولوژی‌های تحول‌آفرین برای موفقیت هر چه بیشتر در این مسیر. در نگاه کلی، شاید بخش‌های مختلفی که به‌عنوان هسته مرکزی این مفهوم در نظر گرفته شده‌اند ساده به نظر برسد. با این حال مهم است که ابعاد مختلف چتر تحول دیجیتال را در ذهن داشته باشید زیرا محورهای آن برای ایجاد یک مدل بلوغ تحول دیجیتال و تعریف چشم‌اندازها کمک کنند.

تحول دیجیتال تعداد زیادی از فرآیندها، تعاملات، معاملات، تحولات تکنولوژیک، تغییرات، عوامل داخلی و خارجی، صنایع، سهامداران و غیره را پوشش می‌دهد. بنابراین، زمانی که مشاوره درباره تحول دیجیتالی یا گزارش‌ها و پیش‌بینی‌ها را مطالعه می‌کنید، ضروری است که این موضوع را در ذهن داشته باشید.  اگرچه چالش‌ها، اهداف و صفات مشترکی در سازمان‌ها در سرتاسر جهان وجود دارد، اما تفاوت‌های فاحش بین صنعت، منطقه و سازمان نیز وجود دارد. آنچه در یک منطقه می‌تواند منطقی باشد، در منطقه دیگر منطقی نخواهد بود.در سطح کوچک‌تر لزوماً راهکارها و نقشه راهی که در یک صنعت خاص برای یک سازمان در نظر گرفته می‌شود، نمی‌تواند منجر به موفقیت سازمان دیگر در همان صنعت شود. با تمرکز بر مفهوم تحول کسب‌وکار و جنبه‌های مختلف آن باید تأکید کرد، مشتری به معنای جامع آن (خارجی و داخلی) یک بُعد اساسی در این معادله با مفهومی به نام تجربه مشتری قرار دارد. موارد دیگری همچون رضایت کارکنان، ارزش‌آفرینی و توجه به منافع ذینفعان، شرکا و تأکید بر رویکرد مشتری مداری، ابعاد دیگری از این ساختار می‌باشند. تحولات تکنولوژیکی و فن‌آوری‌های مختلف، از رایانش ابری، کلان داده‌ها، هوش مصنوعی، یادگیری ماشین، تحلیل دیتا، موبایل (به‌عنوان دیگر بازیگران کلیدی) و اینترنت اشیاء، به عنوان عوامل مؤثر بر رفتار مصرف‌کنندگان یا تغییر شکل صنایع می‌باشند. بااین‌حال بایستی توجه داشت که تکنولوژی تنها بخشی از این معادله به‌عنوان اهرم‌ تحول دیجیتالی می‌باشد و عوامل مؤثر دیگری همچون قابلیت‌های رهبری تحول دیجیتال به‌عنوان بازوی دوم این ساختار در کنار بازوی فناوری دیجیتال قرارداد.

اهداف تحول دیجیتال چیست؟

 تحول دیجیتال یک سازمان را قادر می سازد تا به ذینفعان اصلی خود:مشتریان، کارکنان، شرکا و سهامداران خدمات بهتری ارائه دهد. ادغام فناوری های دیجیتالی مبتنی بر IT در فرایندهای کسب و کاری به سازمان ها کمک می کند موارد زیر را انجام دهند: 

  • افزایش سرعت ورود به بازار برای محصولات و خدمات جدید؛
  • افزایش بهره وری کارکنان؛
  • افزایش پاسخگویی به درخواست های مشتری؛
  • پیش بینی و شخصی سازی بهتر محصولات و خدمات نسبت به تک تک مشتریان؛
  • بهبود خدمات به مشتریان، به ویژه در ارائه تجربیات جذاب و خواستنی برای مشتری.

توانمندسازهای تحول دیجیتال چیست؟

 توانایی فناوری در جمع آوری سریع، پردازش، تجزیه و تحلیل و انتقال داده ها محرک اصلی تحول دیجیتال است. هوش مصنوعی (AI)، رایانش ابری، فناوری های تلفن همراه، بسترهای رسانه های اجتماعی و نسل جدید فناوری ها مانند اینترنت اشیا (IoT)، محاسبات پیشرفته (edge computing) و اتوماسیون رباتیک فرایندها (robotic process automation)، سرعت دریافت اطلاعات را به طرز چشمگیری افزایش داده است.

فناوری های تحول آفرین چیست؟

فناوری های نوظهور در دو بخش می توانند بعنوان توانمند ساز در سازمان عمل نمایند: 

  • در وحله اول نیازمندی های تکنولوژیکی تحول دیجیتالی را برای سازمان برآورده می نمایند.
  • درمسیر دیجیتالی شدن یک سازمان،آن را پشتیبانی می کنند.

اگرچه هیچ برنامه یا فناوری واحدی امکان تحول را نمی دهد، با این حال استفاده ازبرخی فناوری های تحول آفرین برای دیجیتالی شدن سازمان ها بسیار مهم است: 

رایانش ابری

که به سازمان امکان دسترسی سریعتر به نرم افزارها، عملکردها و به روزرسانی های جدید، به همراه ذخیره سازی داده ها، از هر کجا و در هر زمان را می دهد. 

فناوری اطلاعات کالایی

که به سازمان این توانایی را می دهد که سرمایه گذاری دلار و منابع مردم را بر روی سفارشی سازی فناوری اطلاعات متمایز کند که آن را در بازار متمایز می کند.
سیستم عامل های تلفن همراه، که باعث می شود کار در هر کجا و هر زمان اتفاق بیفتد. 

یادگیری ماشین و هوش مصنوعی

که وقتی از برنامه های داده جامع تغذیه می شود، بینش هایی را برای تصمیمات سریعتر و دقیق تر در زمینه فروش، بازاریابی، توسعه محصول و سایر زمینه های استراتژیک به سازمانها ارائه می دهد. 

اتوماسیون

مانند RPA، که ربات هایی را درمسیر فرایندهای کسب و کاری مستقر می کند می توانند کارهای روزمره و تکراری را سریعتر و دقیقتر از افرادی انجام دهند. این کار باعث می شود تا افراد از انجام چنین کارهایی رهایی می یابند و کارهای با ارزش تری را برای سازمان دنبال کنند. فناوریهای تحول آفرین دیگری که به سازمانها کمک می کند تا سریعتر حرکت کنند، کارآمدتر عمل کنند و محصولات و خدمات جدیدی ایجاد کنند، عبارتند از: 

  • بلاک چین
  • واقعیت افزوده (AR) و واقعیت مجازی (VR)
  • رسانه های اجتماعی
  • اینترنت اشیا
  • محاسبه پیشترفته (edge computing)

تحول دیجیتال چیست؟

پاسخ به سئوال تحول دیجیتال چیست؟ تغییری شگرف در عملکرد یک سازمان و کاربرد فناوری‌های جدید ایجاد می‌کند. تحول دیجیتال به معنی مجموعه‌ای از اقدامات سازمان برای به کارگیری تکنولوژی جدید دیجیتال و بهره‌برداری از منافع آن‌ها است.

تحول دیجیتال چیست؟

فرآیند تحول دیجیتال (Digital Transformation)در واقع بکارگیری قابلیت‌های فناوری دیجیتال برای بهبود رویه‌های عملیاتی است. سازمان‌ها با مرور فرآیندهای موجود و به‌روزرسانی آن‌ها و تلفیق آن‌ها با فناوری دیجیتال، بهترین فرصت زنده ماندن را در دنیای تغییرات سریع فناوری و نوآوری برای خود فراهم می‌کنند. برای این کار بهتر است برای شروع مناسب ابتدا مدیریت فرآیند کسب‌وکار را در سازمان خود راه‌اندازی کنیدهایپر اتوماسیون بر وظایف و فرآیندهای قابل خودکارسازی تمرکز دارد و اغلب از آن به عنوان مرحله اصلی بعدی تحول دیجیتال یاد می‌شود.

چرا تحول دیجیتال مهم است؟

شرکت‌هایی که می‌خواهند در دنیای مدرن امروز که فناوری هر روز در حال تغییر و پیشرفت است، موفق شوند، باید بعد از پاسخ به سئوال «تحول دیجیتال چیست؟» اهمیت آنرا برای خود مشخص کنند. آنها باید مایل به انطباق و تغییر فرآیندهای خود باشند، تا بتوانند برای آینده کسب و کار آماده شوند. سازمان‌ها باید یاد بگیرند که وضع موجود را به چالش بکشند، آزمایش کنند و خارج از چارچوب فکر کنند.

توسعه راه‌حل‌های تحول و تغییر دیجیتال خطرات خود را به همراه دارد و به خصوص برای مشاغل بزرگ‌تر آسان و ارزان نیست. به‌روزرسانی فناوری همیشه هزینه دارد. تغییر کامل نحوه استفاده از فناوری برای اداره کسب‌وکار، مستلزم سرمایه‌گذاری قابل توجهی است. این واقعیت که هزینه‌های تحول دیجیتال علیرغم هزینه‌ها و خطرات ناشی از آن افزایش یافته است، نشان از اهمیتی است که توسط مشاغل سراسر جهان به این موضوع داده شده است.

چرا کسب و کارها، تحول دیجیتال را در راس دستور کار قرار داده‌اند؟

هر کسب و کار یا سازمان خدمت دهنده دولتی که به سمت راه‌حل‌های تحول دیجیتال حرکت می‌کند، انگیزه‌ی خاصی در توسعه استراتژی‌هایی خود دارد که محرک این موضوع شده است. یکی از عوامل محرک ممکن است پیشی‌گرفتن یا دست‌کم همگام شدن با رقبایی باشد که از فناوری دیجیتال به روشی نوآورانه‌تر استفاده می‌کنند. با این حال بیشتر اوقات، به جای این که ناشی از نیاز به استفاده از آخرین فناوری باشد، ناشی از نیاز به دور شدن از فناوری و فرآیندهای منسوخ است که دیگر به کارآمدترین روش در خدمت اهداف کسب و کار نیستند. در سراسر جهان، تحول دیجیتال فناوری اطلاعات در حال تبدیل شدن به یک دستور کار غیرقابل اجتناب در هر کسب‌وکار است.

مزایای تحول دیجیتالی در کسب‌وکار:

کسب و کارهایی که از Digital Transformationدر مدیریت فرآیندهای کسب و کار استفاده می‌کنند، به عنوان بازگشت سرمایه‌گذاری خود انتظار نتایج سریع، شفاف و قابل اندازه‌گیری را دارند. اگر این تحول در سازمان‌ها به درستی انجام شود، انتظارات آن‌ها محقق خواهد شد.

  • سرعت:در دنیایی که می‌توانیم کارها را سریع‌تر و کارآمدتر از همیشه انجام دهیم، سرعت برای هر کسب‌وکاری در اولویت است و در راس دستور کار تحول دیجیتالی قرار خواهد گرفت.
  • امنیت سایبری:حملات سایبری یک خطر بزرگ است که قادر به فلج کردن هر بنگاه اقتصادی خواهد بود. بنابراین سرمایه‌گذاری در ارتقا امنیت سایبری ضروری است.
  • بهبود خدمات مشتری:فناوری مدرن دیجیتال می‌تواند نحوه برقراری ارتباط، تحول و مدیریت مشتری شما را تغییر دهد و باعث بهبود تجربه مشتریان شود.
  • راه‌حل‌های دیجیتال یکپارچه:سازمان‌ها باوجود تلاش برای استفاده از سیستم‌های یکپارچه اما ناگزیر گاهی باید از بسته‌های نرم‌افزاری سفارشی استفاده کنند. در این لحظه دغدغه یکپارچگی بوجود می‌آیند. استفاده از ابزارهایی مانند نرم‌افزار BPMS این دغدغه را از بین می‌برد. قبلا در این مقاله به اهمیت تحول دیجیتال با استفاده از BPMS یک واکنش موثر در برابر کروناپرداختیم و نشان دادیم چطور تحول دیجیتال در شرایط بحرانی یک همه‌گیری جهانی، می‌تواند چارچوب محکمی برای ادامه حیات کسب‌کارها فراهم کند.

چه کسی مسئول تحول دیجیتال است؟

برای اینکه پروژه‌های تحول دیجیتال به اهداف خود برسد و کسب و کار را بهبود ببخشد، نیاز است که این موضوع از سمت مدیران ارشد سازمان پیگیری شود. بهترین حالت این است که مدیران فناوری اطلاعات با حمایت هیات مدیره، مدیر عامل یا مدیران ارشد، این پروژه را هدایت کند.

اجازه دهید BPMS دیدگاه کسب‌وکار شما را به صورت دیجیتالی تغییر دهد. می‌دانیم که BPMSمی‌تواند یک تغییر دیجیتال برای سازمان شما به ارمغان بیاورد، اما همچنین از سرمایه‌گذاری شما در سیستم‌های فعلی و محدودیت‌های بودجه‌ای که هنگام بررسی پروژه تحول با آن رو به رو خواهید شد، مطلع هستیم. به همین دلیل است که بخش عمده‌ای از کاری که ما برای مشتریان خود انجام می‌دهیم شامل آموزش و خودکفا ساختن ایشان از سفارش خدمات هزینه‌ساز است و همچنین یکپارچه‌سازی سیستم BPMS دیدگاه با سامانه‌های موجود است.

رایانش ابری چیست؟

در اصل رایانش ابری به این معنا است که سورس یک نرم افزار، داده های آن و همینطور پردازش های مربوط به آن را به یک فضای بیرونی منتقل کنیم. کاربران می توانند به اپلیکیشن ها و داده ها با استفاده از ورود به این سیستم با استفاده از هر دستگاهی که به اینترنت متصل است دسترسی داشته باشند. اطلاعات و برنامه ها توسط یک فضای خارجی میزبانی می شوند و به جای یک هارد دیسک فیزیکی بر روی یک شبکه جهانی از مراکز داده های امن نگهداری می شوند. این کار باعث می شود تا قدرت پردازش افزایش پیدا کند، امکان اشتراک داده ها و همکاری بیشتر با سایر افراد راحت تر می شود و امکان دسترسی امن به این داده ها از طریق تلفن همراه را بدون توجه به موقعیت مکانی کاربر فراهم می کند.

مزایای استفاده از رایانش ابری

رایانش ابری یک روش مناسب برای ارائه منابع محاسباتی می باشد، با رایانش ابری محیط های نرم افزاری و خدماتی بر اساس روابط اشتراکی می باشند، کاربران به جای اینکه یک مجوز را خریداری کنند، ماهانه هزینه ای را می پردازند، نرم افزارها و پلتفرم ها توسط ارائه دهندگان مدیریت می شوند و به صورت مداوم به روز رسانی می شوند تا عملکرد و امنیت آنها بیشینه شود. قدرت محاسباتی به جای اینکه در نقطه ای متمرکز باشد از راه دور قابل کنترل است، بنابراین کاربران می توانند به جای از راه دور به این اطلاعات دسترسی داشته باشند. چند نفر می توانند به صورت همزمان به یک نرم افزار و یا فایل به صورت مشترک دسترسی داشته باشند و به صورت real time از نقاط مختلف با یکدیگر همکاری کنند.

زندگی قبل از رایانش ابری

کارمندان جوان ممکن است بسیار سخت این موضوع را تصور کنند که زمانی وجود داشته است که کارمندان تنها می توانستند به فایل های کاری، پیام ها و سیستم ها از طریق یک ترمینال در شرکت که از طریق کابل های فیزیکی به سایر کامپیوترها وصل می شد، دسترسی داشتند. این نرم افزار باید به صورت دستی بر روی هر کامپیوتر نصب می شد، داده های شرکت در یک فضای بزرگ که می توانست یک اتاق و یا یک کمد باشد نگهداری می شدند و برای جلوگیری از گرمای بیش از حد تهویه مناسبی نیز باید درون اتاق قرار می گرفت. از بین رفتن یک دستگاه و یا خرابی در یک بخش می توانست فاجعه ای بزرگ را به بار آورد.محاسبات ابری بسیاری از ویژگی های بد کار کردن در گذشته را حذف کرده است و یا آنها را ساده تر کرده است که در ادامه به بررسی آنها می پردازیم.

راحت تر شدن کارها با cloud computing

سرورهای بزرگ: کسب و کارها دیگر نیازی به سرورهای بزرگ و زیادی ندارند که آنها را در اتاق های با تهویه مناسب نگهداری کنند.

پشتیبانی اختصاصی در منزل: استعدادهای فنی همیشه از ارزش زیادی برخوردار است، اما از این رو کسب و کارها دیگر نیازی به کارمندانی برای رفع مشکلات سخت افزاری و نرم افزاری ندارند. کارهای خسته کننده مانند به روز رسانی یک به یک کامپیوترها دیگر از بین رفته اند.

دستگاه های ذخیره داده: کارمندان شرکت ها دیگر نیازی به تهیه نسخه پشتیبان از داده های هارد دیسک، دیسک ها و دستگاه های خارجی ندارند.

دسترسی محدود از لحاظ موقعیت جغرافیایی: کارمندان و مدیران مجبور نیستند که هر لحظه در دفتر کار باشند، آنها می توانند تاثیر خود را از راه دور نیز بر روی کارهای شرکت بگذارند و از راه دور در دفتر مرکزی کار کنند. دسترسی به پردازش ها و اطلاعات دیگر به یک موقعیت جغرافیایی خاص وابسته نیست.

بخش دوم :

نرم افزارهای منسوخ شده: به روز رسانی نرم افزارهای استفاده شده در سرورها و خرید آخرین نسخه آنها بسیار مهم است اما این کار هر سال یک بار نیازمند صرف هزینه زیادی است. برنامه ها باید بر روی هر دستگاه نصب و نگهداری شوند. تنها شرکت های بزرگ قادر هستند که توسعه دهندگان را برای ایجاد یک نرم افزار اختصاصی استخدام کنند، باگ ها و مشکلات امنیتی ممکن است برای چندین سال شما را اذیت کنند که تمامی این موارد با کمک رایانش ابری حل شده اند.

از دست دادن اطلاعات : مدیران همواره از این موضوع ترس داشتند که یک فاجعه اضطراری و یا یک حادثه طبیعی می تواند تمامی اطلاعات یک شرکت بزرگ را از بین ببرد. داده هایی که به صورت محلی در کامپیوترهای اداری ذخیره می شوند در برابر از بین رفتن و یا خرابی آسیب پذیر هستند اما داده هایی که به کمک رایانش ابری ذخیره می شوند این مورد را کاملا به شما تضمین می کنند.

چندین نسخه از اسناد را تهیه کنید: کارمندان دیگر نیازی ندارند که اسناد و مدارک را به ایمیل خود ارسال کنند، تمامی این مزایا در حالی است که یک نفر می تواند تغییراتی را در یک زمان بر روی نسخه های مختلف از محصولات کاری که بر روی چندین دستگاه ذخیره شده اند ایجاد کند. فایل هایی که بر پایه رایانش ابری ذخیره شده اند قابلیت دسترسی را می دهند و همواره نیز به روز می باشند. همکاران می توانند اطمینان داشته باشند که همه آنها یک فایل را مشاهده می کنند و با اطلاعاتی یکسان کار می کنند.

مشکلات نرم افزارهای سنتی تجاری

اپلیکیشن های تجاری سنتی همواره گران قیمت بوده اند و کار کردن با آنها نیز بسیار سخت است. تنوع سخت افزارها و نرم افزارهای مختلف باعث می شد تا اجرای نرم افزارها بسیار سخت باشد. سازمان های مختلف نیازمند یک تیم کامل برای نصب، تنظیمات، تست، امن کردن و به روز رسانی آنها بودند.

راحت تر کردن کار تمامی شرکت های بزرگ و کوچک

با فکر کردن درباره این موضوع و بررسی آن در دهه های اخیر به راحتی می توان فهمید که چرا در طول تاریخ تنها شرکت های بزرگ و شرکت هایی که دارای بخش فنی قدرتمندی بودند، پیشرفت می کردند و می توانستند راه حل های سفارشی سازی شده مخصوص خود را دریافت کنند. با استفاده از محاسبات ابری کسب و کارهای بزرگ و کوچک می توانند شانس خوبی را برای گسترش خود داشته باشند.

cloud computing یک روش برتر

cloud computing یا محاسبات ابری بسیاری از مشکلات مربوط به اضافه کردن داده ها و یا حذف کردن آنها را از بین برده است، چرا که شما نرم افزار و سخت افزار برای این کار را مدیریت نمی کنید( در واقع این کار یک مسئول دارد که در آن زمینه متخصص است)، زیرساخت های اشتراکی مانند یک ابزار کار می کنند که شما تنها هزینه های مورد نیاز خود را می پردازید و به روزرسانی ها به صورت خودکار انجام می شوند.

نرم افزارهای مبتنی بر فضای ابری می توانند برای روزها و هفته های متوالی کار کنند و هزینه کمتری را نیز برای شما خواهند داشت. با استفاده از یک نرم افزار که با محاسبات ابری ساخته شده است شما تنها یک مرورگر را باز می کنید، وارد اکانت خود می شوید، نرم افزار را شخصی سازی می کنید و شروع به استفاده از آن می کنید.

چرا محاسبات ابری بهتر است؟

دسترسی از هر نقطه ای: نرم افزارها و داده ها دیگر به یک دستگاه وابسته نیستند، آنها از هر نقطه ای قابل دسترسی هستند و شما می توانید همراه با تیم خود به صورت real time بر روی آنها کار کنید.

انعطاف پذیری و مقیاس پذیری: نرم افزارهایی که در فضای ابری ساخته می شوند به میزان زیادی قابل شخصی سازی هستند، افزایش قدرت، فضای ذخیره سازی و تغییر پهنای باند توسط کاربر در این نرم افزارها بسیار راحت است.

صرفه اقتصادی: کسب و کارها تنها در ازای میزان فعالیت خود هزینه می پردازند که معمولا این هزینه به صورت ماهیانه دریافت می شود، هیچ سخت افزاری وجود ندارد که فضای شما را بگیرد و هیچ نیازی به مصرف برق نیست.

به روزرسانی های بدون دردسر: نرم افزارهای تحت وب دائما به روز می شوند، فروشنده فضای ابری، مسئول نگهداری، تهیه نسخه پشتیبان و عیب یابی نرم افزار است.

بخش دوم:

سرعت بالا: خدمات مختلف از طریق یک شبکه جهانی مراکز داده امن که دائما به منظور حداکثر کردن عملکرد و کارایی به روز رسانی می شوند به شما ارائه داده می شود.

امنیت بالا: اطلاعات شما در مقابل سیل، آتش سوزی، بلایای طبیعی و یا خرابی های سخت افزاری در یک مکان آسیب پذیر نیستند، پروتکل های امنیتی و زیرساخت ها به صورت دائمی و مداوم تجزیه و تحلیل و به روز رسانی می شوند تا تهدیدات و عیب های جدید را برطرف کنند.

کسب و کارها در حال اجرای انواع مختلفی از اپلیکیشن ها با اهداف مختلف در فضای ابری و با استفاده از رایانش ابری هستند که از جمله آنها می توان به مدیریت ارتباط با مشتری(CRM)، منابع انسانی و حسابداری اشاره کرد. Salesforce در زمینه ارائه نرم افزارهای مبتنی بر رایانش ابری پیشگام است، برخی از بزرگترین شرکت های دنیا بعد از تست دقیق زیرساخت های نرم افزارهای خود را به فضای ابری Salesforce منتقل کردند.

احتیاط کنید: با افزایش رایانش ابری هزاران شرکت محصولات و خدماتی که در آنها از رایانش ابری استفاده نمی شود را به عنوان رایانش ابری معرفی می کنند. همیشه توجه داشته باشید که هنگام ارزیابی پیشنهادات رایانش ابری دقیق تر عمل کنید و این را به خاطر بسپارید حتی اگر مجبور هستید که برای مدیریت سخت افزارها و نرم افزارهای خود مجبورید یک سرویس مبتنی بر رایانش ابری را بخرید این سرویس می تواند تنها یک فضای ابری کاذب باشد.

تاریخچه فضای ابری و رایانش ابری

اما در 3 بخش زیر با تاریخچه فضای ابری و رایانش ابری (cloud computing) آشنا میشویم

بخش اول تاریخچه

اولین کامپیوتر تجاری که UNIVAC I نام داشت در سال 1951 به قیمت 159000 دلار (با ارزش دلار کنونی) وارد بازار شد، دولت ایالت متحده آمریکا و شرکت های بزرگ از اولین مشتریان این کامپیوتر بودند که مشتاقانه دست به دست یکدیگر دادند تا از این فناوری پیشرفته استفاده کنند. UNIVAC I علاوه بر قیمت بالا، دارای اندازه بزرگی بود و مصرف آن نیز بسیار زیاد بود، علاوه بر این UNIVAC I نیازمند مراقبت و نگهداری قابل توجهی هم بود، به همین دلیل این کامپیوتر علاوه بر اینکه برای خرید گران بود برای استفاده نیز هزینه زیادی را در پی داشت.

اولین کامپیوترها توسط افراد مختلفی به اشتراک گذاشته شدند که کاربران آنها نیاز داشتند تا به جایی که کامپیوتر در آن قرار داشت، سفر کنند. در اوایل دهه 1960 راه حلی برای استفاده از راه دور از این کامپیوترها پیدا شد، این به آن معنا بود که کاربر می توانست درخواست های خود را از راه دور به کامپیوتر ارسال کند و در واقع برای اولین بار بود که یک شخص می توانست بدون حضور در محل از کامپیوتر استفاده کند. علاوه بر این، این موضوع باعث می شد تا چندین کاربر بتوانند به صورت همزمان و از راه دور به کامپیوتر دسترسی داشته باشند.

پیشرفت در فناوری کامپیوتر

این یک پیشرفت بسیار بزرگ در فناوری کامپیوتر بود، با توجه به قیمت بالای این کامپیوترها دسترسی چندگانه کاربران به یک قطعه تجهیزات گران قیمت از نظر اقتصادی نیز مزایای بسیار زیادی داشت. در اواسط دهه 1960 دانشمند کامپیوتر J.C.R. Licklider مفهوم شبکه های کامپیوتری را طراحی کرد، او زمانی که این کار را برای ARPA ( آژانس پروژه های تحقیقاتی پیشرفته) انجام می داد به ایده شبکه کامپیوتری متقابل دست پیدا کرد که به چند کامپیوتر امکان ارتباط با یکدیگر را می داد.

بعد از آنکه Licklider از ARPA بیرون رفت، دانشمندان کامپیوتر این شرکت به نام های Bob Taylor و Larry Roberts از این ایده شبکه های کامپیوتری برای ساخت یک ARPANET استفاده کردند. این برای اولین بار بود که کاربران می توانستند به داده های کامپیوتری که برای آنها نبود دسترسی داشته باشند. در حالی که اصطلاح رایانش ابری در آن زمان استفاده نمی شد ولی مفاهیم آن در آن زمان در حال اجرا بودند. تحولات فناوری در دهه 1970 و 1980 شاهد استفاده از فضای ابری و رایانش ابری به شکل های مختلف بود. در اوایل دهه 1990 اینترنت به عنوان یک فضای ابری و به عنوان یک اختراع به ثبت رسید.

بخش دوم تاریخچه

در سال 1996 که شرکت Compaq Computer از این اصطلاح در یک نرم افزار تجاری استفاده کرد. این اصطلاح برای اولین بار ابداع شد. طولی نکشید که Salesforce.com تبدیل به یک پیشگام در زمینه رایانش ابری شد، در سال 1999 Salesforce نرم افزار CRM( مدیریت ارتباط با مشتری) را در فضای ابری خود راه اندازی کرد تا به جای نرم افزار CRM سنتی رومیزی از آن استفاده شود.

این نرم افزار جدید انقلابی برای ارتباط با اینترنت در اختیار همه قرار گرفت، برخلاف نرم افزار سنتی CRM این نرم افزار مبتنی بر رایانش ابری نیازی به نصب بر روی تمامی سیستم های موجود در یک شرکت را نداشت و به همین دلیل یک جایگزین بسیار ارزان قیمت بود. این رویکرد جدید و پیشگامانه زمینه را برای رایانش ابری به آن شکلی که امروزه آن را می شناسیم فراهم کرد. Salesforce نمونه هایی دیگر را برای سایر نرم افزارهای مبتنی بر رایانش ابری مانند گوگل درایو، iCloud و DropBox فراهم کرد.

بخش سوم تاریخچه

در اواسط دهه 2000 آمازون برنامه ای مبتنی بر فضای ابری برای مدیریت عملیات داخلی خود را توسعه داد. آمازون بعد از ساختن زیرساخت های خدمات وب برای استفاده شخصی خود در سال 2006 با راه اندازی lastic Compute Cloud) EC2) اقدام به ارائه یک سیستم تجاری مبتنی بر رایانش ابری کرد. این سرویس امکان دسترسی کاربران به کامپیوترها برای اجرای نرم افزارهای مد نظر خودشان را می داد.

آمازون بعدها یک سرویس ذخیره سازی ساده (S3) را منتشر کرد که یک مدل pay-as-you-go را معرفی می کرد، الگویی که در حال حاضر به عنوان یک روش استاندارد مورد استفاده قرار می گیرد. در اواخر دهه 2000 شرکت گوگل Google Docs را منتشر کرد که یک نرم افزار رایگان پردازش متن، مبتنی بر محاسبه ابری بود. Google Sheets، Google Slides و Google Forms نیز بعد از آن منتشر شدند. رایانش ابری همچنان ادامه پیدا می کند و Salesforce همچنان مدیریت و رهبری این روند را بر عهده دارد.

اطلاعات ما در cloud computing کجا ذخیره می شوند؟

اطلاعات شما در شبکه ای از سرورها ذخیره می شوند، ارائه دهندگان بزرگ مانند گوگل، مایکروسافت و اپل شبکه ای از سرورها را در سراسر دنیا نگهداری می کنند تا از به وجود آمدن یک نقطه شکست جلوگیری کنند.

آیا برای همه کسب و کارها می توان از فضای ابری استفاده کرد؟

فضای ابری برای تهیه نسخه پشتیبان از داده ها، ارائه نرم افزار، تامین ظرفیت پردازش اضافی با روشی مطمئن و مقیاس پذیر استفاده می شود. خدمات مبتنی بر فضای ابری برای پردازش هایی مانند حسابداری، کنترل موجودی، منابع انسانی و مدیریت ارتباط با مشتری کاربرد دارد.

چرا فضای ابری بهتر از سیستم های امروزی است؟

محاسبه ابری و فضای ابری بسیار به صرفه هستند، رایانش ابری نیاز به سرمایه گذاری های بزرگ در زیرساخت ها را برطرف می کند و هزینه های شما را کاهش می دهد. کار کردن با آن بسیار راحت است، موقعیت مکانی هیچ اهمیتی ندارد، دسترسی آسان کاربران به داده ها فراهم شده است، امنیت بیشتری دارد و به صورت مداوم از آن نسخه های پشتیبان تهیه می شود.

امنیت،سرعت،دسترسی به داده :

برای منتقل شدن به فضای ابری کسب و کارها باید چه چیزی را آماده کنند؟

خدمات مبتنی بر فضای ابری از طریق اینترنت ارائه می شوند، بنابراین مهم است که این خدمات سریع، قابل اعتماد، ایمن و با ظرفیت بالا باشند تا برای تامین نیازهای کسب و کارها مفید باشند. پهنای باند یک ویژگی بسیار مهم از خدمات مبتنی بر فضای ابری است، اگر مشخصات شبکه شما کافی نباید شما می توانید به راحتی آن را ارتقا دهید.

آیا فضای ابری امن است؟

اگرچه هیچ سیستمی کاملا امن نیست، اما احتمالا داده هایی که با خدمات محاسبه ابری ذخیره می شوند از امنیت بیشتری نسبت به ذخیره در هارد دیسک برخوردار هستند، با استفاده کردن از درایوهای سخت افزاری اطلاعات به راحتی از بین می روند و یا خراب می شوند. با سرویس های فضای ابری اطلاعات شما رمزگذاری می شوند و به طور مداوم پشتیبان گیری می شوند.

زمانی که داده ها روی فضای ابری ذخیره می شوند چگونه می توان به داده ها دسترسی پیدا کرد؟

این موضوع بیشتر به نوع سرورهایی که استفاده می کنید بستگی دارد، اما نوع دسترسی عموما بر اساس اعتبار ورود به سیستم و مجوزهای کاربر مربوط است.

آشنایی با سه نوع از رایانش ابری

محاسبه ابری راهی برای منتقل کردن منابع از راه دور است، بر اساس نوع منابعی که ارائه می شوند سه مدل رایانش ابری وجود دارد. نرم افزار به عنوان یک سرویس(SaaS) برای ارائه محصولات فانکشنال به کاربران نهایی، زیرساخت ها به عنوان یک سرویس(IaaS) یک شبکه امن و فضای ذخیره سازی را برای مدیران سیستم ها فراهم می کنند و بسترهای نرم افزاری نیز به عنوان یک سرویس (PaaS) در جایی قرار گرفته اند که به سازندگان امکان ایجاد برنامه ها را می دهند و در عین حال برای آنها فضا می سازند.

مدل Software as a Service) SaaS)

SaaS رایج ترین نوع رایانش ابری است، SaaS اپلیکیشن های آماده و کامل را از طریق اینترنت در اختیار کاربران قرار می دهد، در این نوع از رایانش ابری نیازی به بارگیری و نصب بر روی کامپیوترهای شخصی هر کاربر نیست و باعث صرفه جویی در وقت کارکنان فنی می شود. تعمیر، نگهداری و عیب یابی نیز تماما توسط ارائه دهنده این خدمات انجام می شود.

برنامه های نرم افزاری عملکردهای خاصی را انجام می دهد و عموما این نرم افزارها بسیار بصری و زیبا هستند. به عنوان مثال می توان به ابزارهای مدیریت مشتری Salesforce مانند Google Apps، QuickBooks، Dropbox، Zendesk و Slack اشاره کرد. اینها ابزارهایی کاملا کاربردی هستند که هیچ نیازی به برنامه نویسی ندارند و می توانند به راحتی به نیازهای کاربران پاسخ دهند.

مدل Infrastructure as a Service) IaaS) از رایانش ابری

IaaS را می توان بی پرده ترین نوع از سرویس های مبتنی بر رایانش ابری دانست، این نوع از سرویس ها برای سازمان هایی کاربرد دارد که می خواهند شخصی سازی های زیادی را انجام دهند. مهمترین مزیت IaaS ظرفیت اضافی آن است که در صورت تقاضا برای نیازهای بلند مدت یا کوتاه مدت برای کاربران قابل دسترسی است. IaaS این امکان را فراهم می کند که کسب و کارها منابع با صرفه اقتصادی مناسب و همینطور زیرساخت های با کیفیت را برای پیشرفت خود تهیه کنند.

با استفاده از IaaS شخص ثالث نقش میزبان زیرساخت هایی مانند سخت افزار، سرورها، فایروال ها و ظرفیت ذخیره سازی خواهد بود. با این حال کاربران معمولا سیستم عامل و اینترفیس دلخواه خود را خواهند داشت. کسب و کاری که در حال تولید یک محصول نرم افزاری جدید است ممکن است قبل از استفاده از نرم افزار داخلی از ارائه دهنده IaaS برای ایجاد یک محیط آزمایشی استفاده کند. مشتریان معمولا از طریق داشبورد یا API به سرورهای فضای ابری دسترسی پیدا می کنند.

مدل Platform as a Service) PaaS)

PaaS بلوک هایی را برای ساخت نرم افزار از جمله ابزارهای توسعه، کتابخانه های برنامه نویسی، سرورها، محیط های برنامه نویسی و کامپوننت های از پیش ساخته شده را برای کاربران فراهم می کند. از مهمترین ویژگی های PaaS به عنوان یک سرویس مبتنی بر رایانش ابری می توان به امنیت، زیرساخت ها و ادغام داده ها به طوری که کاربران بتوانند به سرعت به داده ها دسترسی پیدا کنند اشاره کرد که هزینه آنها نیز در طی این کار کاهش پیدا می کند.

با استفاده از یک پلتفرم مانند Salesforce منابع استاندارد سازی می شوند به همین دلیل لازم نیست که هر بار که می خواهید یک برنامه بسازید دوباره تمامی کارها را انجام دهید. چندین توسعه دهنده می توانند به صورت همزمان بر روی یک پروژه کار کنند، در بسیاری از موارد افراد بدون مهارت های کدنویسی می توانند مشکلات برنامه های کسب و کارها را حل کنند و داشبورد خود را به راحتی شخصی سازی کنند.

واژه نامه کلود کامپیوتینگ تجاری

مدیریت ارتباط با مشتری( CRM)

CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری یک استراتژی برای مدیریت برای تعامل یک سازمان با مشتریان خود است، در واقع CRM به شرکت ها کمک می کند تا با مشتریان خود به راحتی در ارتباط باشند و به این ترتیب روند کار را ساده تر می کنند و سودآوری شرکت را بهبود می بخشند.

ابر عمومی

یک کلود عمومی به صورت کلی به عنوان یک کلود تصور می شود، این نوع کلود به صورت عمومی در دسترس افراد است و توسط شرکت ها و یا اشخاص دیگر برای شما فراهم می شود.

ابر خصوصی

یک کلود خصوصی تنها متعلق به یک شرکت و یا یک سازمان است، در واقع سازمان هایی مانند یک شرکت خصوصی و یا دانشگاه ها می توانند زیرساخت های خود را برای یک کلود خصوصی در یک مکان ایجاد کنند، توجه داشته باشید که این کلودها در دسترس عموم قرار ندارند. این نوع کلود، کلود شرکتی یا کلود داخلی نیز نامیده می شود.

ابر ترکیبی

یک کلود ترکیبی در واقع از هر دو نوع کلود خصوصی و عمومی استفاده می کند تا محاسبات مورد نیاز خود را انجام دهد. به صورت کلی یک سازمان از کلود خصوصی خود برای انجام محاسبات مهم و از کلود عمومی برای انجام محاسباتی که دامنه بزرگتری دارند استفاده می کند.

مولتی کلود

مولتی کلود به زمانی گفته می شود که یک کاربر و یا یک سازمان از چندین کلود مختلف استفاده می کنند. این کار معمولا با هدف کاهش ریسک و یا تست کردن کلودهای جدید برای محاسبه کارایی و هزینه آنها انجام می شود.

مکانیزم های تایید هویت کاربر

روش های مختلفی وجود دارد که کاربران بتوانند هویت خود را برای دسترسی به سیستم ها و یا برنامه ها اثبات کنند. این روش ها در واقع مکانیزم های تایید هویت کاربر نامیده می شوند و معمولا شامل چیزی هستند که کاربر می داند( مانند یک پسورد و یا شناسه منحصر به فرد) یا کاربر آن را دارا است( مانند یک توکن یا دستگاهی با یک آدرس IP شناخته شده).

تایید هویت (Single sign-on (SSO

این روش امکان دسترسی به چندین سرویس با استفاده از یک متد لاگین را فراهم می کند. به عنوان مثال ورود به جیمیل امکان دسترسی به Google Drive را نیز بدون نیاز به لاگین کردن به صورت جداگانه برای شما فراهم می کند.

تایید هویت به صورت Federated

این روش شباهت زیادی به روش SSO دارد، با این تفاوت که در این روش شناسه کاربر برای بیش از یک شبکه یا سازمان تایید می شود که این کار بر پایه استانداردهای امنیتی agreed-upon انجام می شود.

ماشین مجازی

یک ماشین مجازی برنامه ای است که عملکردهای یک کامپیوتر واقعی را شبیه سازی می کند. به عنوان مثال یک ماشین مجازی می تواند یک سیستم عامل ویندوز باشد که در سیستم عامل مک اجرا می شود یا برعکس. به صورت کلی چندین ماشین مجازی می توانند بر روی یک سیستم واحد کار کنند و همزمان از چندین کامپیوتر مختلف تقلید کنند.

فرانت اند

این بخش شامل داده ها و داشبوردهایی است که می توانند توسط کاربر دیده شوند و کاربر نیز می تواند با آنها تعامل کند.

بک اند

این بخش شامل داده ها، کدها و زیرساخت هایی است که برنامه ها یا وب سایت ها را اداره می کنند، این بخش در واقع پشت صحنه کار می کند و یک کاربر نمی تواند اطلاعات آن را مشاهده کند.

(Service level agreement (SLA

یک SLA در واقع یک قرارداد بین صاحب یک کسب و کار و فراهم کننده های سرویس های مبتنی بر کلود است که به عنوان یک ضمانت، کار می کند. این برنامه شامل همه موارد مانند اقدامات امنیتی، مدیریت داده ها و وقفه های ایجاد شده در سرور یا تناقض داده ها و بسیاری از موارد دیگر است.

مثال هایی از کلود کامپیوتینگ

بیشتر مصرف کنندگان و کسب و کارها در حال حاضر از خدمات مبتنی بر کلود استفاده می کنند، حال آنکه برخی از آنها نیز متوجه این موضوع نیستند. اگر شما یک موسیقی را پخش کنید، به صورت اینترنتی خرید کنید، حساب های مختلف شبکه های اجتماعی را داشته باشید و یا از خدمات موبایل بانک استفاده کنید، شما در حال استفاده از خدمات مبتنی بر کلود هستید. با پیشرفت فناوری های دیجیتال و قدرتمند تر شدن و در دسترس همه قرار گرفتن آنها در حال حاضر برنامه ها و سیستم عامل های مبتنی بر کلود بیشتر شده اند. در ادامه برخی از مواردی که کلود بر روی پیشرفت آنها تاثیر گذاشته است را بیان خواهیم کرد.

سرگرمی ها

فیلم ها و موسیقی ها که قبلا فضای زیادی را در قفسه ها پر می کردند امروزه به راحتی و از راه دور در دسترس هستند که این کار از طریق سرویس های پخش مبتنی بر کلود انجام می شود که از جمله این سرویس ها می توان به Netflix یا Spotify اشاره کرد.

شبکه های اجتماعی

عکس ها و یا کامنت هایی که شما در فیسبوک، اینستاگرام، توییتر و یا سایر پلتفرم های اجتماعی پست می کنید به صورت از راه دور در کلود ذخیره می شوند.

شما می توانید اسناد و مدارک و همینطور اسلایدهای مربوط به ارائه خود و سایر فایل هایی از این قبیل که با ذخیره کردن آنها در هارد دیسک های لوکال ممکن است در معرض خرابی و یا حذف شدن قرار بگیرند را در کلود ذخیره کنید که دارای امنیت بیشتری است. Google Docs و Dropbox گزینه های خوبی هستند که می توانید به آنها هم در این زمینه فکر کنید که از هر جایی قابل دسترسی هستند و به صورت ریل تایم نیز می توانید اطلاعات خود را در آنها ذخیره کنید.

بانکداری در موبایل

بانک هایی مانند Chance، Wells Fargo و بانک آمریکا کاملا به کلود وابسته هستند، مشتریان این بانک ها می توانند در عرض چند ثانیه با استفاده از تلفن های همراه خود برای همکاران خود پول واریز کنند و یا از چک های خود عکس گرفته و آنها را به صورت مجازی واریز کنند بدون آنکه حتی یک ثانیه به صورت حضوری به بانک خود مراجعه کرده باشند. معاملات مشتری ها در این بانک ها قابل جستجو است و صورت حساب های آنها نیز در بانک اطلاعاتی این بانک ها ذخیره می شود که در صورت تقاضا قابل دسترسی هستند، این موضوع باعث شده است که نیاز به پرونده های کاغذی تقریبا از بین بروند.

مدیریت ارتباط با مشتری

نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری یا همان نرم افزار CRM کسب و کارها را قادر می سازد تا ارتباطات خود با مشتریان، مدیران تیم و مسئولان تیم های بازاریابی را به صورت کامل شخصی سازی کنند. این نرم افزار هوشمند می تواند برخی از پیگیری ها مانند ایمیل های مربوط به ارسال سبد خرید را ارسال کند. در هر مرحله از حضور یک مشتری در کسب و کار شما این نرم افزار می تواند تمامی کلیک های مشتری را به خوبی آنالیز کند.

منابع انسانی و حقوق و دستمزد

زمانی که کلود برای انجام عملیات های مربوط به منابع انسانی مورد استفاده قرار گرفت، مشاغل افزایش بهره وری و کاهش هزینه ها نسبت به گذشته که از فناوری های قدیمی برای این کار استفاده می شد را مشاهده کردند. عملیات های استخدام، ورود به سیستم و همینطور مدیریت داده های کارکنان از کارآمدترین عملیات های این روش بودند. تیم های HR می توانند با این روش به راحتی رزومه ها را مشاهده کنند، کاندیداها را مرتب کنند و عملکرد آنان را مشاهده و آنالیز کنند.

عملیات حسابداری

نرم افزارهای حسابداری مبتنی بر کلود در بیشتر موارد عملیات هایی مشابه نرم افزارهای حسابداری دسکتاپ را انجام می دهند اما تفاوت آنها در این است که این نرم افزارها این کار را بر روی سرورهای کلود و از راه دور انجام می دهند و به صورت کلی از طریق اینترنت در دسترس هستند. این موضوع مزایای بسیار زیادی برای افرادی که نیازمند پیش بینی های فوری هستند دارد، برنامه های حسابداری مبتنی بر کلود ورود اطلاعات را ساده تر کرده اند، بسیاری از موارد در آنها حذف شده است و احتمال خطا در آنها نیز به میزان بسیار زیادی کاهش پیدا کرده است.

مدیریت فهرست موجودی

سفارش، ذخیره سازی، فروش و تحویل کالا و در کل مدیریت فروش با استفاده از نرم افزارهای مبتنی بر کلود بسیار راحت تر از گذشته شده است، محصولاتی که دارای بارکد هستند را به راحتی می توان از راه دور جستجو کرد. فروشندگان، مدیران و هماهنگ کننده های تدارکات می توانند به راحتی و به خوبی موجودی انبار را مشاهده کنند و بدانند که کدام محصول به صورت Real time در دسترس است.

مزایای استفاده از کلود کامپیوتینگ

در طی دو دهه گذشته کلود کامپیوتینگ تبدیل به یک اصل مهم در زندگی تجاری شده است، از آنجایی که کسب و کارها با صرفه جویی در فناوری هایی که استفاده می کنند می توانند هزینه های خود را به میزان قابل توجهی کاهش دهند، کلود کامپیوتینگ مزایای بسیار زیادی را برای آنها خواهد داشت که از مهمترین این مزایا می توان به موارد زیر اشاره کرد:

راحتی:

کلود کامپیوتینگ اطلاعات شما را برای ذخیره سازی سریع و کارآمد و همینطور بازیابی دوباره آنها متمرکز سازی می کند و به همین علت است که داده ها به راحتی در دسترس تمامی افراد قرار می گیرند.

سازگاری:

کلود کامپیوتینگ این امکان را فراهم کرده است که بتوانید نرم افزارها و اپلیکیشن ها را شخصی سازی کنید در حالی که صاحبان این نرم افزارها نیز امکان کنترل کدهای اصلی را دارند.

ارائه خدمات برای چند گروه:

نرم افزارهای مبتنی بر کلود این فرصت را برای شما به وجود می آورند که بتوانید اپلیکیشن ها و پورتال های شخصی سازی شده را برای مشتریان مختلف ارائه دهید.

قابل اعتماد:

از آنجایی که سیستم های مبتنی بر کلود توسط یک شخص دیگری میزبانی می شوند کسب و کارها و سایر کاربران اطمینان بیشتری به آنها دارند و در صورت بروز هر مشکلی امکان دسترسی راحت به پشتیبانی آنها را خواهند داشت.

مقیاس پذیر:

با استفاده از اینترنت اشیا ضروری است که نرم افزارها در هر دستگاهی کار کنند و یا این که بتوانند با سایر برنامه ها ادغام شوند. برنامه های مبتنی بر کلود این امکان را به راحتی برای شما فراهم می کنند.

امنیت بالا:

یکی دیگر از موارد بسیار مهمی که در حال حاضر از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است امنیت بالای نرم افزارها و اطلاعاتی است که ما در دسترس داریم، کلود کامپیوتینگ این اطمینان را به شما می دهد که محیطی امن تر از سایر محیط ها را برای شما فراهم کرده است و در تلاش است تا این امنیت را افزایش دهد.

پروسس میکر (PROCESSMAKER) چیست؟

شروع پروسس میکر از سال ۲۰۰۰ می‌باشد.

این شرکت در سال ۲۰۰۶  توانست پروژه‌ای برای ایجاد یک سیستم مدیریت اسناد برای یکی از وزراتخانه‌های آمریکای لاتین را بدست آورد.

بعد از آن پروژه متوجه شدند که بازار به شدت نیاز به سیستمی دارد که بتواند کاغذ بازی را در سازمان‌ها کمتر کند.

در آن زمان مؤسسات و شرکت‌های صنعتی بزرگ در دنیا غرق در کاغذ بازی و رویه‌های دست و پا گیر بودند.

بعد از این چالش تصمیم گرفته شد که یک نرم افزار منبع باز ایجاد شود.

این نرم افزار تحت عنوان ProcessMaker BPM برای اولین بار متولد شد.

که در سال 2008 پروسس میکر به صورت منبع باز در SourceForge منتشر شد.

جالب است بدانید که این نرم افزار در روز اول فقط ۳ بار دانلود شد.

اما بعد از گذشت یکسال به ۵۰۰ بار در روز رسید.

اگر یک جهش زمانی انجام دهیم و به سال ۲۰۱۸ برسیم، نرم افزار پروسس میکر در ۵ قاره مورد استفاده قرار می‌گیرد.

این شرکت همچنین در نقاط مختلفی در دنیا دفتر دارد مانند:

  • آمریکا
  • لاس وگاس
  • آمریکای لاتین
  • کلمبیا
  • فرانسه
  • انگلیس
  • بولیوی

شرکت اصلی در خود آمریکا مستقر می‌باشد.

امروزه پروسس میکر بیش از میلیون‌ها بار دانلود شده است و در سراسر دنیا کاربر دارد.

همچنین این شرکت به عنوان یکی از پیشروها در BPMS، BPMها و گردش کار جوایز مختلفی را برنده شده است.

شرکت اصلی در خود آمریکا مستقر می‌باشد.

امروزه پروسس میکر بیش از میلیون‌ها بار دانلود شده است و در سراسر دنیا کاربر دارد.

همچنین این شرکت به عنوان یکی از پیشروها در BPMS، BPMها و گردش کار جوایز مختلفی را برنده شده است.

وظیفه پروسس میکر:

درواقع پروسس میکر جریان داده بین سیستم‌ها و افراد را سازماندهی می‌کند.

تا از این طریق سازمان‌ها به پتانسیل کامل خود دست پیدا کنند.

برایان ریل (Brian Reale)مدیر عامل این شرکت بیان می‌کند که:

ما میخواهیم کاری کنیم که فرایندهای پیچیده در سطوح مختلف سازمانی به راحتی تبدیل به اتوماسیون اداری شوند.

چیستی پروسس میکر

ProcessMaker یک برنامه نرم افزاری که به صورت آنلاین و آفلاین مورد استفاده قرار می‌گیرد.

پروسس میکر با خودکار کردن گردش کار و نحوه گردش اطلاعات بین داده‌ها و سیستم‌ها در سازمان ما بهبود ایجاد می‌کند.

پروسس میکر جزء نرم افزارهایی می‌باشد که یک رابطه دیداری خوب را برای کاربر ایجاد می‌کند.

همچنین جزء نرم افزارهایی می‌باشد که با کشیدن و رها کردن کار را برای  تحلیل‌گران کسب و کار آسان کرده است.

پروسس میکر جزء نرم افزارهای مقرون به صرفه، کاربرد آسان و منبع باز برای استفاده در مدیریت فرایندهای کسب و کار می‌باشد.

چرا پروسس میکر؟

به دلیل توانایی در خودکارسازی فرایندهای کسب و کار

همچنین به کاربران سازمان از مالی تا فناوری اطلاعات و منابع انسانی این توانایی را می‌دهد
که بدون دانش کد نویسی و یا با داشتن حداقل دانش کد نویسی بتوانند گردش کار خود را طراحی و به اجرا درآورند.

کم کد (Low-Code)

به کاربران این توانایی را می‌دهد تا به راحتی و با استفاده از یک پلت فرم کم کد، کشیدن و رها کردن بتوانند گردش کار را طراحی و خودکار کنند.

افراد بجای این که ماه‌ها زمان برای این کار صرف کنند در چند هفته می‌توانند مشکلات سازمان خود را حل کنند.

تحول دیجیتالی

اگر هنوز درخواست‌ها را روی کاغذ پر می‌کنید؟

اگر دچار خطاهای ورود داده و رونویسی باعث کار مجدد شما می‌شوند؟

معیارهای غیر استاندارد برای درخواست‌ها و تصمیم‌گیری‌ها اعمال می‌شود؟

اگر چنین هست، فرایند شما آماده ایجاد تحول دیجیتالی با پروسس میکر می‌باشد.

گردش کار اتوماسیونی

کارشناسان فرآیند در هر سازمانی که وجود دارند.

آنها علاقه دارند که فناوری اتوماسیون فرآیند با کاربرد آسان و در عین حال نیرومند داشته باشند.

که آن سیستم  بتواند با تغییر فرآیندهای سازمانی به سرعت سازگار و سفارشی شود.

این کاری است که آن‌ها می‌توانند با پروسس میکر انجام دهند.

گسترش سیستم‌های قدیمی

پروسس میکر از طریق API به سایر سیستم‌های مانند جیمیل، SAP ERP، اکسل و بسیاری از موارد دیگر متصل می‌شود.

این کار روش کار افراد را به طور چشمگیری بهبود می‌دهد.

اسکن اسناد و ذخیره سازی

می‌توانید اسناد کاغذی را اسکن کرده و اَبَرداده‌های موجود در تصاویر را با استفاده از ربات‌های OCR/ICR پروسس میکر استخراج کنید.

سپس می‌تواند آن اسناد را در Sharepoint ،Box ،Dropbox و Google Drive ذخیره کنید.

ویژگی‌های پروسس میکر:

  • استفاده از API
  • طراحی فرم برای پاسخگویان
  • ساخت اسناد خروجی
  • مدیریت کاربران
  • طراحی فرایند
  • داشبور و شاخص‌های کلیدی عملکرد
  • صندوق ورودی و پورتال کاربر

مزایای پروسس میکر:

  • جعبه ابزار گسترده جهت ایجاد آسان فرم‌های دیجیتالی
  • کاملاً مبتنی بر وب
  • مدیریت و هماهنگی در گردش کار بین گروه‌ها به دلیل تحت وب بودن کار را آسان کرده است
  • طراحی و مدل‌سازی فرایند با استفاده از کشیدن و رها کردن
  • مدل‌سازی بر اساس استاندارد BPMN2.0
  • امکان ساخت خروجی‌های مناسب برای چاپ کردن مانند:
    • رسیدهای الکترونیکی
    • نامه ها
    • تأییده‌ها
    • فاکتورها
    • قراردادها
  • امکان ایجاد نقش‌ها، گروه‌ها و بخش‌ها توسط کاربران
  • امکان سفارشی کردن فرایندها
  • با استفاده از داشبورد و شاخص‌های کلیدی عملکرد به تصمیم‌گیرنده‌ها دید کاملی می‌دهد
  • امکان پیگیری درخواست‌ها توسط کاربران
  • امکان مشاهده روند پیشرفت درخواست‌های داده شده توسط کاربران

معایب پروسس میکر:

  • امکانات آن نسبت به دیگر BPMS‌های متن باز مشابه کمتر است، امکانات اصلی در نسخه تجاری آن می‌باشد.
  • مجموعه عناصر BPMN آن باید تکمیل شود (البته نرم افزارهای BPMS اکثراً این ایراد را دارند).
  • فقط قابلیت نصب بر روی ویندوز را دارد حتی با وجود امکان استفاده کردن از نسخه ابری.
  • ظاهر فرم‌های تولید شده برای کاربران نهایی ضعیف است
  • کار با آن نیازمند تجربه در زمینه Java Script و کدنویسی است.
  • پشتیبانی تنها از طریق فروم community.
  • داشبورد آن نیازمند بهبود است.
  • قابلیت نسبتاً ضعیف آن جهت اتصال به دیگر سیستم‌ها است.
  • پیاده سازی فرآیندهای بزرگ و پیچیده با آن دشوار است.

بطور کلی :

متوجه شدیم که جزء نرم افزارهایی می‌باشد که در حوزه BPMSها فعالیت می‌کند.

منبع باز می‌باشد و به صورت رایگان می‌شود از آن استفاده کرد.

جزء نرم افزارهایی می‌باشد که برای تبدیل فرایندهای سنتی به اتوماسیون نیاز چندانی به دانش کدنویسی ندارد.

کارتابل اتوماسیون اداری

کاربران بعد از ورود به سامانه اتوماسیون اداری تحت وب با داشبورد و آیتم‌های موجود در آن مواجه می‌شوند. آیتم کارتابل اولین گزینه‌ای است که نظر کاربران را به سمت خود جلب می‌کند. اگر نامه‌ای جدید در کارتابل برای کاربر وارد شده باشد قبل از ورود به تعداد نامه‌های جدید بر روی آیکون کارتابل عدد به رنگ قرمز نشان داده می‌شود. از آنجاییکه صفحات توسط تکنولوژی Angular JS  و Jquery در قسمت رابط کاری کاربر کدنویسی شده‌اند شما با کلیک بر روی کارتابل قسمت‌های دیگر داشبورد را از دست نمی‌دهید. شما با ورود به کارتابل لیست نامه‌ها را مشابه آنچه که در Inbox ایمیل خود دارید مشاهده خواهید کرد. البته در ایمیل که اکثر افراد از Gmail استفاده می‌کنند موارد جدید خوانده نشده که همان نامه‌ها یا اسناد خوانده نشده محسوب می‌شوند با فونت بولد یا به اصطلاح پررنگ‌تر برای کاربران نمایش داده می‌شود و این تا زمانی است که شما بر روی مطلب جدید کلیک کرده و وارد آن شوید. در اتوماسیون اداری سیما نوین بعد از ورود در کارتابل عنوان و توضیحات نامه یا سند دیجیتال به رنگ قرمز برای کاربر نمایش داده می‌شود.

طبیعتا بعد از کلیک بر روی نامه جدید در کارتابل اتوماسیون اداری شما وارد قسمت محتوای نامه یا همان سند دیجیتال دریافتی خواهید شد. البته توجه داشته باشید که همانند مراحل قبل قسمت‌های اصلی صفحه برای کاربر تغییر نمی‌کند و فقط محتوا نمایش داده می‌شود. شما باید بدون تغییر در همان محیطی که قرار دارید واکنش مورد نیاز را برای نامه دریافتی در کارتابل اتوماسیون اداری انجام دهید. این مورد بر اساس تعداد کمترین کلیک در صفحات اتوماسیون می‌باشد. به این ترتیب آیکنی در بالای صفحه تعبیه شده که می‌توانید با موس بر روی ایکون کلیک کرده و قبل از بارگزاری هر محتوای جدیدی در صفحه عملیات مورد نیاز را تعیین نمایید. در طراحی اتوماسیون اداری تحت وب سیما نوین سعی بر آن شده که نیازها بر اساس طراحی محیط ایمیل پیاده سازی شود. مهمترین اقدام بعد از مشاهده هر نامه در کارتابل موضوع ارجاع نامه می‌باشد. ارجاع نامه در کارتابل اتوماسیون اداری وابسته به موضوع لیست کاربران می‌باشد. هنگام ارجاع نامه در اتوماسیون اداری باید فیلدهایی توسط کاربر تعیین گردد که از آن جمله می‌توان به شماره نامه و فوریت آن اشاره کرد. البته شماره نامه ممکن است بر اساس یک سری از شماره‌ها از دبیرخانه گرفته شود و به نامه الصاق گردد و در صورتی که شماره نامه توسط سیستم زده شود می‌توان این فیلد را فقط خواندنی و غیر قابل ویرایش در نظر گرفت. البته هنگام ارجاع می‌توان با رعایت یک سری از فرآیندها متن نامه را نیز تغییر داد که در این صورت قالب نامه نیز برای شما قابل تغییر خواهد بود. در اتوماسیون شما قادر خواهید بود انواع قالب‌ها را تعریف کرده و برای هر نامه از قالب‌ها با سربرگ‌های از پیش تعریف شده اقدام نمایید.

راهکارهای نرم افزاری ویژه شرکت‌های متوسط و کوچک

[siteorigin_widget class=”WP_Widget_Custom_HTML”][/siteorigin_widget]

مکانیزه کردن فرآیندهای جاری در یک شرکت متوسط یا کوچک یکی از اقداماتی است که همواره مورد بحث و تحلیل قرار گرفته و با توجه به امکانات گسترده‌ای که محیط‌های نرم افزاری در اختیار مهندسین قرار می‌دهند هنوز هم یک استاندارد خاص برای آن تثبیت نشده و هر مجموعه یا فرد تحلیل‌کری می‌تواند بر راهکار خود مدعی باشد. اما آنچه که در مورد شرکت‌های متوسط و کوچک در اولویت قرار می‌گیرد میزان ارزش افزوده‌ای است که یک راهکار برای مجموعه به همراه خواهد داشت. این ارزش افزوده در بخش خصوصی از اهمیت بسیار بالاتری برخوردار می‌باشد. شرایط مالی در بسیاری از مجموعه‌های خصوصی از یک حالت ضروری به حالتی حیاتی رسیده است و در این شرایط تحلیل‌هایی که پیچیدگی را به مجموعه‌ها اضافه کند نه تنها کمکی به اهداف اصلی شرکت نمی‌کند بلکه با اختصاص سهم قابل توجهی از وقت اداری پرسنل ممکن است شرکت را لخت کرده و به دنبال آن هزینه‌های نیروی انسانی را بالا ببرد.

اما راه‌حل‌های نرم افزاری چه خصوصیتی به ویژه برای شرکت‌های متوسط و کوچک باید داشته باشند که به آنها بهینه بگوییم؟

نکته اول حل کردن صورت مسئله ای است که باید توسط نرم افزار مرتفع شود؟ آیا صورت مسئله به درستی تعریف شده است؟ در بسیاری از موارد بدون شک به تحلیل‌های درست و بهینه تا حدودی رسیده‌ایم. به عنوان مثال راه‌حل‌های مالی نرم افزاری برای شرکت‌های متوسط و کوچک همگی تقریبا دارای یک ساختار استاتدارد و بر اساس ارتباطات مالیاتی و بیمه‌ای شرکت‌ها و محاسبه هزینه و سود و … می‌باشد. اما مدیریت در بخش اطلاعات و منابع انسانی همواره یکی از دغدغه‌های مطرح می‌باشد که به دلیل شکست‌های نسبتا زیاد جای تفکر و تامل بسیاری دارد. در مرحله اول چرا باید با ارائه یک راهکار نرم افزاری پیچیدگی در سطح یک سازمان افزایش پیدا کند؟ تا کنون به این فکر کرده‌اید که خروجی نهایی یک سامانه نرم افزاری چیست و برای رسیدن به این خروجی چه زمان و هزینه‌ای را باید اختصاص داد و در نهایت آیا اقدام مثبتی صورت گرفته است؟ بر اثر تجربه کاربران قبل از هر چیز از سادگی در کنار کاربردی بودن نرم افزار استقبال می‌کنند. اینکه ما بر اساس استانداردها و تحلیل‌های مختلف تعداد زیادی فرم در اختیار کاربران قرار دهیم تا علاوه بر انجام امور روزانه خود مجبور به تکمیل آن فرم‌ها شوند اولین اقدام غیراصولی در راستای سودآوری شرکت‌های خصوصی است. دومین موضوع میزان یکپارچگی نرم افزارها نباید با کنار هم قرار دادن ماژول‌های متعدد غیر کاربردی اشتباه گرفته شود. بهتر است قبل از هر اقدامی در یک تحلیل ساده بتوانید نیروی انسانی خود را با راهکاری ساده مدیریت نمایید. شما قبل از هر نرم افزاری به یک سایت در مجموعه خود مجهز هستید. برخی از اقدامات ساده مدیریتی که اتفاقا کاربرد بسیار زیادی برای مجموعه‌های متوسط و کوچک خواهد داشت در همان سایت برای شما و پرسنل قابل پیاده‌سازی است بدون اینکه لازم باشد مواردی را با نام پورتال یا هر چیز دیگری به آن نسبت بدهید. اولین موردی که می‌توان در یک سایت به عنوان امکان کاربردی در نظر گرفت ثبت گزارشات روزانه کاربران با استفاده از فیلدهای مختلف و ایجاد گزارش برای واحد مدیریت و مشاهده نمودار بازدهی آنها می‌باشد.

آیا این راهکار یک مجموعه از فرم‌ها و گزارشات ثابت است یا می‌تواند بر اساس نیاز هر مجموعه تغییر کند؟

راهکاری که در قالب قسمتی از سایت یک شرکت پیشنهاد می‌شود تحلیلی بر اساس کمترین تعداد کلیک و فیلد و فرم می‌باشد تا در کوتاهترین زمان ممکن بتوان توانایی بدنه نیروی انسانی یک شرکت را اندازه گرفت و یا بهتر است بگوییم چه شخصی به چه اندازه در مجموعه مفید بوده است. اما در صورتی که مجموعه ای بخواهد فراتر از راهکار ارائه شده به فرم‌های بیشتری تجهیز شود این امکان در شرکت سامانه‌های هوشمند نسل سوم وجود دارد تا ساختار را برای آنها به صورت سفارشی ایجاد نماید که ترجیح ما مشاهده امکانات تعبیه شده قبل از هر اقدام و تصمیم در این راستا است.

اتوماسیون اداری سیما نوین و سامانه حضور و غیاب

سامانه حضور و غیاب

یکی از مزیت‌های مهم اتوماسیون اداری سیما نوین اتصال آسان اتوماسیون و امکانات درون برنامه‌ای آن به سامانه‌های دیگر از طریق وب سرویس، رست فول و موارد مشابه می‌باشد. این مزیت موجب می‌گردد تا بسیاری از فرم‌ها در اتوماسیون ایجاد شده و کاربران برای پر کردن فرم مربوطه در صورت داشتن مجوز مجبور به سوییچ کردن بین سامانه‌ها نباشند. سامانه حضور و غیاب شاید به اندازه سامانه اتوماسیون اداری و به صورت روزانه توسط کاربران مورد بازدید قرار نگیرد ولی قطعا از سامانه‌های اصلی یک سازمان به حساب می‌آید. فرم‌هایی همچون ماموریت و مرخصی روزانه یا مرخصی استعلاجی مربوط به سامانه حضور و غیاب و داده‌های آنها در این سامانه ثبت می‌گردد. سوال اصلی در اینجا مطرح می‌گردد که آیا برای کاربران راه بهینه‌ای برای ارسال مرخصی وجود دارد؟ این راه حل به چند روش پیاده‌سازی می‌گردد؟ پاسخ این سوالات ایجاد فرم‌های مرخصی و ماموریت در سامانه اتوماسیون اداری می‌باشد که برای این منظور می‌توان از اتوماسیون اداری به صورت مستقل یا اینکه به واسطه حضور یک سامانه BPMS استفاده نمود.

ارسال اطلاعات از اتوماسیون اداری

با توجه به بهینه بودن تکمیل فرم‌های یک فرآیند در محیط یک سامانه و ترجیحا سامانه اتوماسیون اداری باید روال منطقی جهت ارتباط با داده‌های سامانه حضور و غیاب وجود داشته باشد. مرحله اول ارتباط بین دو سامانه است که در حال حاضر اتوماسیون اداری سیما نوین با توجه به تکنولوژی توسعه‌ای خود قابلیت اتصال به سامانه‌های حضور و غیاب فعال در کشور را داشته و تمامی وب سرویس‌ها برای این منظور تولید شده است. مرحله دوم تعداد فرم‌ها و اطلاعاتی است که باید بین دو سامانه اتوماسیون اداری و حضور و غیاب رد و بدل شود و محاسباتی که در حین این انتقال باید صورت گیرد. البته این ارتباط بین سامانه‌ای در شرکت سامانه‌های هوشمند نسل سوم چندین سال است که پیاده سازی شده است و اکنون با وجود سامانه واسط BPMS به روشی مدرن این قضیه بررسی می‌شود. ما قصد نداریم مسایل تکنیکال اتصال اتوماسیون اداری به حضور و غیاب را بررسی کنیم، بلکه صرفا منطق و عملکردی که در این فرآیند لحاظ می‌گردد برای ما اهمیت دارد. فرم‌های اتوماسیون اداری با توجه به دسترسی تعریف شده در اختیار کاربران قرار می‌گیرد. کاربران به عنوان مثال برای درخواست مرخصی فرم صدور مرخصی خود را فراخوانی می‌کنند و این فرم اطلاعات مربوط به مرخصی شامل تعداد روز یا سعت درخواستی به همراه تاریخ درخواست و فیلدهای لازم دیگر را گرفته و با زدن دکمه ارسال درخواست فرم از اتوماسیون اداری اطلاعات را به سامانه BPMS ارسال می‌کند. بعد از ارسال سامانه BPMS a شرایطی را که در فرآیند تعریف شده است بررسی می‌نماید، به عنوان مثال اینکه آیا فرد درخواست دهنده باقیمانده مرخصی برای استفاده دارد یا اینکه سقف ماهانه خود را پر کرده است و مواردی که ممکن است به عنوان قوانین سازمان در نظر گرفته شده باشد. بعد از چک کردن این موارد در صورتی که شرایط مرخصی اکی باشد اطلاعاتی باید برای اتوماسیون اداری و کارتابل مدیر مربوطه ارسال گردد که ایشان در صورت تایید مجددا داده‌هایی از اتوماسیون به سامانه مدیریت فرآیندها ارسال می‌گردد تا سامانه درخواست کم کردن مرخصی از مانده خرصی را برای سامانه حضور و غیاب ارسال نماید. این روال برای تمامی سامانه‌های حضور و غیاب ثابت می‌باشد و شما می‌توانید با توجه به دستگاه‌های حضور و غیاب و سامانه تثبیت شده در سازمان خود نسبت به توسعه امکانات نرم‌افزاری و یکپارچه‌سازی آنها با اتوماسیون اداری سیما نوین اقدام نمایید.

ویرایشگرهای تحت وب در اتوماسیون اداری

چه ویرایشگری برای محیط اتوماسیون اداری مناسب است؟

یکی از اقدامات اصلی در محیط اتوماسیون اداری تولید نامه‌های دیجیتال می‌باشد. معمولا برای تولید نامه‌ها به یک ویرایشگر مناسب برای تایپ محتوا و قرار دادن المان‌های مورد نیاز همچون سربرگ، پاورقی، لوگو، تاریخ، شماره، پیوست و … را داریم. یکی از ویژگی‌های برنامه‌های اتوماسیون اداری استفاده از قالب‌های آماده و از پیش تعریف شده برای نامه‌ها می‌باشد. کاربر باید در محیطی بدون پیچیدگی و با راحت‌ترین امکانات ممکن تایپ خود را انجام داده و سپس با انتخاب یک قالب از قبل تعریف شده محتوای خود را در شکل نهایی و کامل شده نامه به همراه امضاء و مهر پس از تایید صاحب امضاء مشاهده نماید. اما برای تایپ یک نامه از چه ابزاری در اتوماسیون استفاده می‌کنند و کدام یک از این ابزارها بهینه‌تر می‌باشد؟ ابزار تایپ نامه و ویرایشگر در برنامه اتوماسیون اداری در نسل تحت وب خود در دو گروه قرار می‌گیرند. گروه اول ابزارهای ویرایشگر تحت کلاینت هستند که هر سیستم علاوه بر دسترسی به برنامه اتوماسیون اداری باید امکاناتی را نیز بر روی خود نصب نماید که بتواند از این امکانات برای تایپ نامه استفاده کرد. کاری که برنامه اتوماسیون اداری انجام می‌دهد، هنگام تایپ برنامه کمکی بارگذاری شده و اجرا می‌شود و پس از تایپ نامه سند ایجاد شده یا همان نامه تایپ شده جهت نمایش و ارسال به درون برنامه انوماسیون اداری به صورت اتوماتیک و سیستمی ارسال می‌گردد. یکی از بهترین راهکارها در این زمینه استفاده از برنامه word شرکت مایکروسافت در این زمینه می‌باشد. اما گروه دوم ویرایشگرها بر پایه HTML می‌باشند. این ویرایشگرها نیازی به نصب در قسمت کلاینت یا همان سرویس گیرنده ندارند.

استفاده از برنامه word به عنوان ویرایشگر

همانطور که گفته شد استفاده از برنامه word یکی از راهکارهای ایجاد نامه در برنامه اتوماسیون اداری می‌باشد. این راهکار کلاینتی شما را مجبور می‌کند تا بر روی هر سیستم یک برنامه word یا یکی از سرویس دهندگان این برنامه را نصب نمایید. مزایای این روش می‌تواند راحتی کاربر به علت آشنایی کامل با محیط word باشد. کاربران با امکانات بیشتری سند خود را ایجاد کرده و به راحتی مواردی چون فرمول‌ها و … را به نامه خود اضافه می‌نمایند. اما به هر دلیلی اگر مجبور باشید از سیستمی غیر از سیستم سازمانی خود برای اتصال ضروری به برنامه اتوماسیون اداری وصل شوید با مشکل دسترسی به این ویرایشگر مواجه خواهید شد. بنابراین می‌توان راهکار بهینه را استفاده از راه حلی دانست که به کلاینت وابسته نباشد. مگر اینکه واقعا شما هیچ برنامه‌ای برای اتصال از سیستم دیگری به برنامه اتوماسیون اداری نداشته باشید. البته ما مواردی چون بارگذاری یک نرم‌افزار در کنار اتوماسیون اداری را نادیده می‌گیریم و فرض می‌کنیم مشکل کاهش سرعت و سربار اضافی در این حالت پیش نیاید.

ویرایشگرها بر پایه HTML

با روند تکاملی زبان HTML امکاناتی که با این زبان به وجود آمدند روز به روز پیشرفته تر و دارای ویژگی‌های بهتری شدند. یکی از این موارد تایپ نامه و ایجاد اسناد دیجیتال در یک صفحه وب می‌باشد. امروزه در این زمینه ماژول‌های بسیار پیشرفته و مناسبی در اختیار برنامه‌نویسان قرار گرفته تا بتوانند برای کاربران محیطی کاربر پسند ایجاد نمایند که تقریبا امکاناتی مشابه نرم‌افزار word در اختیار آنها قرار دهد. در اینجا به معرفی برخی از این ویرایشگرها می‌پردازیم. یکی از این ویرایشگرها که در برخی از برنامه‌های اتوماسیون اداری از آن استفاده شده است ویرایشگر TinyMCE یک ویرایشگر متن باز با قیلیت ایجاد نامه در برنامه‌های اتوماسیون اداری می‌باشد که دارای لایسنس عمومی و مجاز به استفاده برای همه می‌باشد.

اتوماسیون اداری و outlook

حتما بارها شنیده‌اید که برنامه اتوماسیون اداری یک تحلیل داخل سازمانی و ویژه کشور ما می‌باشد. اما واقعا چرا در خارج از کشور برنامه‌ای که دقیقا با این تحلیل توسعه داده شده باشد وجود ندارد؟ قابل ذکر است که برنامه‌هایی برای مدیریت رویداد، مدیریت جلسات و ارسال و دریافت پیام وجود دارد و به تازگی و در سال‌های اخیر هم اپ‌های موبایل نیز خدمات کاربردی به کاربران ارائه داده‌اند. اما دقیقا برنامه‌ای که با نام و تحلیل دقیق اتوماسیون اداری وجود داشته باشد در سازمان‌ها و شرکت‌های خارجی وجود ندارد. یکی از برنامه‌های بسیار کاربردی در خارج از کشور مدیریت ایمیل‌ها توسط Outlook می‌باشد. برنامه outlook برای عموم کاربردی در حد ارسال و دریافت یک ایمیل را دارد. محلی که در آن کاربران می‌توانند لیست ایمیل‌های دریافتی و ارسالی خود را حتی در حالت آفلاین نیز مشاهده نمایند. در واقع کاربرد این برنامه فراتر از یک ارتباط ایمیلی برای کاربران می‌باشد. برنامه outlook می‌تواند مشابه آنچه که در اتوماسیون اداری رخ می‌دهد حتی جلسات، یادداشت‌ها، تقویم و رویداد‌های کاری‌ فعالیت‌های مدیریتی و … را شامل شود که البته کار کردن با آن به سادگی محیط یک اتوماسیون اداری نیست و البته برای برخی از این موارد باید با برخی از نرم‌افزارهای دیگر یکپارچه شود.

مدیریت جلسات در outlook و تفاوت آن در اتوماسیون اداری

بر برنامه اتوماسیون اداری شما می‌توانید ماژولی را تحت عنوان مدیریت جلسات در اختیار داشته باشد و بر اساس زمان‌های همااهنگ شده با دیگران تقویم خود را مارک کرده و جلسات خود را مشاهده نمایید تا تداخلی بین جلسات شما پیش نیاید. در بحث outlook نگاه مدیریت جلسات کمی هوشمندتر و با توجه به ساختار outlook  در نظر گرفته شده است. شما با ورود به قسمت calendar می‌توانید تایم‌های آزاد و در دسترس خود را تعیین نمایید و ا توجه به ارتباط کاربرانی که از برنامه outlook استفاده می‌کنند و آن را بر روی سیستم خود نصب کرده‌اند می‌توانند از این موضوع اطلاع پیدا کرده و فقط تایم‌های آزاد شما را مشاهده نمایند. در صورتی که هر زمانی جلسه‌ای با فردی ست شود به صورت خودکار آن تایم از دسترس افراد خارج شده و کاربر بعدی لیست به روز شده‌ای از زمان‌ها مشاهده خواهد نمود. یکی از مزیت‌های این حالت خودکار بودن و تنظیم جلسات توسط برنامه می‌باشد که البته در اتوماسیون اداری ممکن است ارائه زمان برای جلسه به فرد تقاضا کننده و رتبه سازمانی آن وابستگی داشته باشد و این موضوع در outlook به صورت پایه در نظر گرفته نشده است.

outlook برنامه‌ای فاقد چارت سازمانی

اتوماسیون اداری یک چارت سازمانی در اختیار افراد قرار می‌دهد که بر اساس آن سلسله مراتب کاربران در سازمان تعیین می‌گردد. بر اساس این سلسله مراتب دسترسی‌ها متفاوت خواهد بود و شما می‌توانید برخی از امکانات را در اختیار افراد قرار داده و برخی دیگر را از آنها بگیرید. تحلیل اتوماسیون اداری در سازمان‌های ایرانی بدون چارت سازمانی معنی نخواهد داشت و ما این اجازه را نداریم در برنامه اتوماسیون اداری نگاه کاربر محور داشته باشیم در صورتی که در برنامه outlook نگاه فقط بر اساس کاربر و فعالیت‌های کاربر می‌باشد. چرخش نامه یکی از الزامات اتوماسیون اداری است در حالی که این موضوع در برنامه outlook  وجود ندارد. از موارد مرتبط دیگر مباحثی همچون شبکه دولت و پروتکل‌های بین سازمانی تعبیه شده در آن است که این موارد نیز در برنامه outlook نمی‌تواند توسعه داده شود.

بازیابی نامه‌ها در اتوماسیون اداری

حذف نامه‌ها در اتوماسیون اداری 

 

موضوغ بایگانی در اتوماسیون اداری یکی از موارد بسیار مهم برای سازمان‌ها می‌باشد. اتوماسیون اداری به عنوان حافظه و قلب یک سازمان به دلیل ذخیره سازی مکاتبات و اسناد دیجیتال یک سازمان بعد از مدت فعال شدن در بستر سازمان و گذشت زمان، با توجه به مقیاس سازمان حجم قابل توجهی از اطلاعات را بر روی سرور ایجاد خواهد کرد. بایگانی کردن نامه‌ها معمولا یک روال منطقی و الگوریتمی برنامه برای دسترسی کاربران به اسناد و نامه‌های تولید شده در اتوماسیون اداری است و در هر حالتی نامه‌ها باید در سیستم ذخیره‌سازی بانک اطلاعاتی اتوماسیون اداری ذخیره گردند. هنگامی که نامه‌ای در اتوماسیون اداری تولید می‌شود فارغ از اینکه این نامه داخلی یا صادره و برای افراد خارج از سازمان باشد باید تحت عنوان فیلدهای تعیین شده از شناسه گرفته تا متادیتا در سرور ذخیره گردد. البته هدف ما بررسی روال ذخیره سازی نامه‌ها نمی‌باشد اما آنچه که اتفاق می‌افتد وجود نامه در صورت بازیابی اطلاعات می‌باشد.

کانورت اطلاعات

 

هنگامی که مهاجرت از یک اتوماسیون اداری به اتوماسیون اداری جدید صورت می‌گیرد موضوع کانورت اطلاعات و نامه‌ها از مهم‌ترین موضوعات مورد بحث است. در برخی از موارد سازمان‌ها به دلیل تغییرات سامانه‌ای و زیر ساخت نرم‌افزاری و گاها به دلیل عدم رضایت کاربران و مشکلات نرم‌افزاری تمایل دارند اتوماسیون اداری خود را تغییر دهند. اما این تغییرات دغدغه‌هایی را نیز در ذهن ایجاد می‌کند. نامه‌]ای اداری تولید شده در سیستم اتوماسیون قبلی به چه صورت و تحت چه روالی تولید شده‌اند و در چه جداولی ذخیره و نگهداری می‌شوند؟ آیا رابطه بین جداول بانک اطلاعاتی اتوماسیون اداری قبلی با روابط و بانک اطلاعاتی اتوماسیون جدید همخوانی دارد؟ همه این موارد باید در موضوع کانورت بانک اطلاعاتی و بازیابی نامه‌ها لحاظ گردد و معمولا در گام‌های اولیه برخی از اطلاعات و نامه‌ها ممکن است در اتوماسیون جدید بازیابی نگردد. یکی از مواردی که در این موضوع باید لحاظ گردد داشتن پشتیبان در دوره‌های منظم از بانک اطلاعاتی اتوماسیون اداری است که بتوان در صورت نیاز به پشتیبان‌های قبلی برگشت و اطلاعات را از روی آنها بازگردانی نمود. البته در نهایت تجربه یک شرکت و کارشناسان خبره آن می‌تواند موضوع مهاجرت به اتوماسیون جدید را برای یک سازمان به سرانجام خوشی تبدیل نماید. اما مجموعه فعالیت‌هایی که در این راستا باید صورت پذیرد راحت و سهل الوصول نمی‌باشد.

از بایگانی اتوماسیون اداری استفاده نماییم؟

 

معمولا برای استفاده از نامه‌هایی که معمولا برای یک کاربر استفاده زیادی دارد یا اینکه باید بنابر شرایط به آنها مراجعه نمود از بایگانی استفاده می‌شود و شاید امکانی به صورت سلیقه‌ای برای کاربران در اتوماسیون اداری سیما نوین باشد. ما امکان بایگانی را ضروری و موضوعی اجباری برای کاربران در نظر نگرفته‌ایم ولی باین حال از کاربران هنگام ارسال نامه برای کاربران دیگر اسن سوال پرسیده می‌شود که آیا تمایلی به بایگانی نامه دارید؟ در صورتی که پاسخ کاربر برای این موضوع مثبت باشد می‌تواند از گزینه بله برای بایگانی نامه خود استفاده نماید و در غی اینصورت نامه بایگانی نمی‌شود.

آیا پاک کردن نامه از بازیافت به منزله حذف فیزیکی از اتوماسیون اداری خواهد بود؟

 

همانطور که در قبل نیز اشاره شد حذف نامه توسط کاربران به صورت منطقی است نه فیزیکی و اگر امکانی چون بازیافت در نظر گرفته شده است برای دسترسی سریع کاربران به نامه‌هایی است که قبلا به درستی یا اشتباه از سیستم اتوماسیون اداری حذف شده‌اند.

ایمیل و اتوماسیون اداری

ماهیت ایمیل و اتوماسیون اداری 

ایمیل یه همان پست الکترونیک امکانی در بستر نرم‌افزار و اینترنت می‌باشد که می‌تواند ارتباط بین افراد را با محتواهای متنی، تصویری، صدا و ویدیو به صورت آنلاین و آفلاین برقرار کند و بر همین اساس سامانه اتوماسیون اداری در سازمان‌ها و شرکت‌های کشورمان شکل گرفت. آنچه که در ایمیل شما از بقیه کاربران متمایز می‌سازد وجود یک شناسه واحد به ازای مشخصاتی است که هنگام ثبت نام از آن استفاده می‌کنید. این شناسه شما را در جمع یک گروه بزرگی از کاربران قرار می‌دهد که در یک مقیاس کوچکتر و معمولا به همراه چارت سازمانی آن را در برنامه اتوماسیون اداری نیز مشاهده می‌کنید. امروزه برنامه Gmail و محیط  آن به عنوان یک ابزار ارسال نامه الکترونیک محبوب و با سرعت قابل قبول برای اکثر کاربران در فضای مجازی به شناخته شده و مورد استفاده می‌باشد. البته شاید در بسیاری از سازمان‌های خارجی همین امکان ایمیل در کنار برنامه‌ای مانند outlook نیاز ارتباطی کاربران را در حد اتوماسیون برطرف سازد اما تحلیل‌های سازمان‌های داخلی کشورمان فراتر از یک برنامه مانند outlook می‌باشد. اولین نکته موجود در رابطه با اتوماسیون اداری دریافت و ارسال ایمیل در یک محیط کاملا فارسی و یکپارچه با برنامه ایمیل شما می‌باشد. یعنی شما با نصب برنامه اتوماسیون محدودیتی در رابطه با موضوع بررسی ایمیل‌های خود نخواهید داشت. اما نکته مهم دیگری نیز وجود دارد. کاربران ایرانی و به ویژه کاربران ایرانی که در سازمان‌ها فعالیت دارند تمایل به استفاده از یک برنامه کاملا فارسی و البته روان می‌باشند. روان بودن برنامه نرم افزاری مانند اتوماسیون اداری به معنی یک محیط کاربری آسان و البته سرعت بالا در باز شدن فرم‌های اتوماسیون اداری می‌باشد.

طراحی اتوماسیون اداری و محیط ایمیل 

کاربران ایرانی معمولا کاربرانی وفادار به محیط‌های نرم‌افزاری و امکاناتی هستند که از آن استفاده می‌کنند. البته باید پذیرفت که موضوع طراحی محیط بسترهای ارسال ایمیل یک فرآیند فکر شده و متناسب با تعداد کمترین کلیک می‌باشد. نه تنها اتوماسیون اداری بلکه هر برنامه تحت وب دیگری نیز وقتی از خصوصیت کلیک کمتر بهره ببرد می‌تواند تاثیر بهتری بر روی ذهن کاربر به عنوان یک برنامه خوب بگذارد.  اتوماسیون اداری نیز به دلیل زمان زیادی که کاربران را به همراه خود دارد شدیدا ازین موضوع پیروی می‌کند. بر همین اساس اتوماسیون اداری سیما نوین نیز به لحاظ طراحی شباهت زیادی به محیط ارسال و دریافت ایمیل دارد. البته در موضوع ایمیل برخی از شما با محیطی کاملا غیر سازمانی روبرو هستید و ارسال کنندگان غیر قابل کنترلی را در پیش رو دارید. این ارسال کنندگان توسط شما در اولین اقدام قابل کنترل نیستندو ممکن است روزانه تعداد قابل توجهی ایمیل یا نامه دیجیتال به کارتابل یا همان صندوق پستی یا اینباکس شما وارد شود که شما تمایلی به خواندن و اصلا دریافت آنها نداشته باشد. این موضوع در بحث اتوماسیون اداری تقریبا وجود ندارد. بنابراین یکی از گزینه‌هایی که به عنوان spam در محیط ایمیل طراحی و گنجانده شده است کاربردی در برنامه اتوماسیون اداری ندارد. البته از موارد دیگر برای سفارشی کردن محیط ایمیل این است که شما می‌توانید ورود نامه‌های جدید در صندوق پستی خود یا spam و برخی موارد دیگر را به صورت پنهان تنظیم نمایید و در صورت لزوم هر وقت بر روی آنها کلیک کردید موارد جدید را ببینید. این مورد در اتوماسیون اداری معمولا بر عهده کاربر قرار داده نمی‌شود و اصلا قرار نیست کاربران یک سازمان از نامه‌های وارده یا صادره مطلع نباشند و به همین دلیل شما با ورود یک نامه جدید از طریق کاربر دیگر سریعا با یک شمارنده که با رنگ قرمز بر روی کارتابل اتوماسیون اداری قرار دارد از نامه جدید مطلع خواهید شد.

ایمیل، اتوماسیون اداری و دبیرخانه

در سیستم ارسال ایمیل ما هیچگونه دبیرخانه مرکزی یا اینکه دبیرخانه سازمانی نخواهیم داشت. یعنی شما نمیتوانید افرادی را در یک گروه قرار دهید و برای آنها فردی را به عنوان مسول دبیرخانه گذاشته و این فرد شماره نامه‌های صادره را برای شما تنظیم نماید. معمولا تمامی سیستم‌های اتوماسیون اداری مجهیز به بخش دبیرخانه می‌باشند. دبیرخانه توسط یک مسئول که کاربری است با دسترسی دبیرخانه نامه‌های صادره را شماره کرده و ثبت می‌کند و سپس در قالب یک سند دیجیتال آن را ارسال می‌نماید. البته در تولید ایمیل نامه دیجیتال توسط یک شناسه یونیک تولید می‌شود اما اینکه این شناسه قابل پیگیری از دبیرخانه توسط افراد باشد و شما سیستم رصد این نامه را به صورت سازمانی در اختیار داشته باشید تقریبا غیرممکن است. لازم به ذکر است که برنامه‌هایی اتوماسیون اداری معمولا نامه‌های داخلی را در سیستم دبیرخانه ثبت نمی‌کنند.

دبیرخانه در اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری سامانه‌ای است که شما را قادر می‌سازد تا اسناد دیجیتال را در یک سازمان تولید و به چرخش درآورید. از آنجایی که اتوماسیون اداری را به عنوان حافظه سازمان در نظر می‌گیریم پس باید اسناد دیجیتال تولید شده که ممکن است نامه‌های تایپ شده یا اسناد فیزیکی اسکن شده باشند بر اساس یک الگوریتم خاص ثبت شوند و این دقیقا زیر سامانه دبیرخانه را در اتوماسیون اداری تعریف می‌نماید. زیر سامانه دبیرخانه با توجه به مقیاس یک سازمان می‌تواند تعداد متعددی را شامل گردد که البته باید هر دبیرخانه با یک شناسه از دبیرخانه‌های دیگر در اتوماسیون اداری تفکیک گردد. به هر حال دسترسی به زیر سامانه دبیرخانه مانند بخش‌های دیگر اتوماسیون اداری نمی‌تواند عمومی و برای همه کاربران ممکن باشد و باید این موضوع در قالب کاربر یا کاربران خاصی صورت پذیرد. سامانه اتوماسیون اداری ممکن است با برنامه‌های دیگر نیز تبادل اطلاعات داشته باشد که یکی از این برنامه‌ها می‌تواند موضوع آرشیو اسناد باشد. برای ارتباط اتوماسیون اداری با آرشیو اسناد نیز در برخی از تحلیل‌ها جایگذاری سند در دبیرخانه باید تعبیه شود. اما روال زیر سامانه دبیرخانه به چه صورت می‌باشد؟

 

دبیرخانه به لحاظ ثبت نامه یا همان سند دیجیتال سامانه‌ای است که به هر سند یک شماره یونیک نسبت داده و آن سند را با توجه به شماره داده شده در بانک اطلاعاتی ذخیره می‌نماید. البته اینکه روال ذخیره سازی بر اساس چه شکل و الگوریتمی صورت می‌گیرد و ارتباط فایل با بانک اطلاعاتی به چه صورت می‌باشد مورد بحث ما نیست ولی در نهایت هویت سند زمانی برای ما کامل خواهد شد که این سند توسط کاربر مجاز در دبیرخانه ثبت شده باشد. با توجه به مشحصات ثبت شده در دبیرخانه می‌توان پیگیری یک نامه یا سند دیجیتال را انجام داد هر چند فیلدهای متادیتا و بسیاری از موارد مشابه در توضیحات یک سند می‌تواند در جستجو اعمال گردد. نامه‌های داخلی یک سازمان می‌تواند در اتوماسیون اداری و زیر سامانه دبیرخانه نیز ثبت گردد اما اصولا این کار در سازمان‌ها به دلیل عدم ضرورت جایگاهی ندارد و به جای ثبت شدن در دبیرخانه به صورت یک پیش‌نویس در نظر گرفته می‌شوند. اما قسمت مهم کاربرد دبیرخانه موضوع نامه‌ها یا اسناد دیجیتال صادره می‌باشد. در بحث اسناد صادره شما باید حتما از زیر سامانه دبیرخانه استفاده نمایید و نامه تولید شده در آن ثبت گردد. معمولا الگوریتمی که برای تولید شماره نامه در نظر گرفته می‌شود یک الگوریتم تولید شماره توسط خود سیستم می‌باشد تا زا خطاهای احتمالی کاربر و ثبت شماره‌های تکراری در دبیرخانه جلوگیری شود. در سیستم سازمان‌های دولتی تقریبا تمامی دبیرخانه‌ها ثبت شده و داری یک شناسه هستند که این موضوع پیگیری نامه‌ها و اسناد دولتی را از طریق یک سامانه ممکن می‌سازد. این موضوع به تازگی در قالب یک شناسه به نام شمس که مخفف عبارت شناسه ملی سند می‌باشد نیز در حال شکل‌گیری و پیگیری می‌باشد که باید به مرور زمان در اتوماسیون اداری شرکت‌های معتبر پیاده سازی شود.

معماری مناسب در اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری که امروزه به عنوان پرکاربردترین سامانه تحت وب در سازمان‌ها، شرکت‌ها و موسسات دولتی و خصوصی کاربرد دارد برگرفته از تحلیل‌های مشابه ایمیل و ارتباطات الکترونیکی بین افراد است که با توجه به ساختار سازمانی و دسترسی‌های مجاز در کشورمان توسعه داده شده است. اما واقعا می‌توان برای یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحلیل ثابتی را در نظر گرفت تا تحت هر شرایطی تمامی نیازهای سازمان مشتری را پوشش دهد و نیازی به تغییرات نداشته باشد؟ واقعیت این است که نه تنها در مورد اتوماسیون اداری تحت وب، بلکه در رابطه با پیاده سازی هر نرم‌افزار دیگری هم باید برای کسب رضایت مشتری در ایران همواره سلایق را به عنوان بخشی مهم از کار در نظر گرفت. الزاما این سلایق ممکن است شما را درگیر بخش تحلیلی سامانه اتوماسیون اداری نکند و صرفا در بخش رابط کاربری مواردی را شامل گردد اما به هر حال تغییرات در نرم‌افزار نیاز به زیر ساخت از قبل تعبیه‌ای شده‌ای دارد تا با اعمال آنها سامانه‌ دچار مشکلات بارگذاری در صفحات و کندی سرعت نشود. البته در رابطه با طراحی سامانه‌ای مانند اتوماسیون اداری تحت وب به غیر از معماری تولید و توسعه نرم‌افزار باید به معماری بانک اطلاعاتی نیز توجه ویژه‌ای داشت. در بسیاری از موارد اشکالات دیده شده در برنامه مانند کندی بیش از حد ممکن است وابستگی مستقیمی به نوع کوئری‌ها و نحوه نوشتن آنها داشته باشد که از مبحث این نوشته خارج است و در فرصت‌های دیگری به آن می‌پردازیم. اما معماری مناسب برای اتوماسیون اداری چه می‌باشد؟

با نگاهی به تولید سامانه‌های نرم‌افزاری در گذشته‌ای نه چندان دور و سال‌های اخیر صحبت از معماری RUP در بین شرکت‌های تولید کننده نرم‌افزار زیاد بود. این معماری چه مزیت‌هایی داشت؟ معماری RUP با نگاهی به تمامی تحلیل‌های صورت گرفته هنگامی مرحله کدنویسی و تولید نرم‌افزار کار خود را شروع می‌کرد که تقریبا همه جوانب سیستم در نظر گرفته شده بود. اما نوع کدنویسی و توسعه کلاس‌های برنامه نویسی به نحوی صورت گرفته بود که در صورت درخواست مشتری برای تغییرات شما به ناچار باید نقاط بسیاری از کدهای تولید شده را دستکاری می‌کردید. این به مفهوم به هم ریختگی برخی از الگوریتم‌های تعیین شده بود. البته کارایی این معماری در نرم‌افزارهایی که تحلیل ثابت و بخصوص بین‌المللی داشتند ممکن بود بالا باشد اما اتوماسیون اداری از این جنس محسوب می‌شود؟

دقیقا مشکل در همینجاست. اتوماسیون اداری دارای در نگاهی ساده یک تحلیل کلی برای تولید و ارسال نامه در بین گروهی از کاربران یک سازمان می‌باشد. اما اینکه این نامه در چه ویرایشگری و تحت چه شرایطی تولید شود و یا اینکه در قسمت داشبورد چه امکاناتی در نظر گرفته شود یا امکان تغییرات در قسمت رابط کاربری تا چه سطحی پیش‌بینی شده باشد همگی از مواردی است که بر حسب تجربه ما با توجه به سازمان مشتری ممکن است تغییراتی داشته باشد و این تغییرات به هیچ وجه ثابت نیست. در این میان البته شرکت‌هایی هستند که به دلیل در نظر نگرفتن معماری مناسب مجبور به ارائه یک طرح ثابت به همراه امکانات محدود برای اتوماسیون خود می‌باشند. سامانه‌های هوشمند نسل سوم معماری توسعه‌ای خود را به دلیل مشتری مداری و کسب بیشترین میزان رضایت در مشتریان Agile انتخاب کرده است. این معماری نه تنها در بحث اتوماسیون اداری تحت وب سیما نوین بلکه در موضوع انتخاب موتور BPMS نیز رعایت شده و آنجا نیز بر اساس معماری Agile ماژول‌ها و امکانات مورد نیزا اضافه می‌شوند و نیازی به تغییرات اساسی در سورس برنامه نمی‌باشد. بر اساس این نگرش در سامانه‌های هوشمند نسل سوم اتوماسیون اداری تحت وب یک سامانه با امکانات ثابت و تغییر ناپذیر نمی‌باشد، بلکه ما همواره در ارائه انواع وب سرویس و تغییراتی که به نفع سازمان مشتری باشد نه تنها تمایل داریم بلکه گاها با تحلیل سازمان و عملکرد سامانه خود در این رابطه پیش‌قدم نیز می‌شویم. البته این یکی از اصول معماری Agile  می‌باشد که باید منافع مشتری بر طراحی و تولیدی که صورت گرفته تقدم داشته باشد و بر همین اساس معماری Agile  شکل گرفته است. علاوه بر تفکر درست در بخش معماری و وجود یک تیم بسیار حرفه‌ای در تولید و توسعه سامانه ما ارتباط با هر زیر سیستم دلخواه مشتری را ممکن ساخته‌ایم. بر اساس خدماتی که در بخش دیتابیس به مشتریان ارائه می‌دهیم نیز نگرانی در رابطه با رشد و توسعه اطلاعات نیز وجود نخواهد داشت. به راحتی و با هر تحلیلی می‌توانید بر اساس حفظ منافع سازمان خود با ما در ارتباط باشید و ما نیر این اطمینان را به شما خوهیم داد که با وجود بیش از 15 سال تجربه در کار با سازمان‌های بزرگ و حجم بالای 30 ترابایت داده تجربه موفق خود را در اختیار شما قرار خواهیم داد. سامانه‌های هوشمند نسل سوم نه تنها یک اتوماسیون اداری تحت وب بلکه ساختاری امن از یک سامانه حرفه‌ای را به عنوان حافظه سازمانی شما ایجاد خواهد کرد

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب

اتوماسیون اداری تحت وب همانند هر برنامه تحت وبی از سمت کلاینت توسط یک مرورگر باید در دسترس باشد در این مورد بر اساس تکنولوژی‌های استفاده شده و نوع کدنویسی و استفاده از ماژول‌های مختلف کاربران با محدودیت‌هایی مواجه می‌شوند. گاهی اوقات برخی از پنجره‌ها به صورت کامل نمایش داده نمی‌شود یا امکان دسترسی به منوها در اندازه‌های متفاوت با کیفیت‌های مختلف تصویر وجود ندارد. اولین موردی که در طراحی رابط کاربری اتوماسیون اداری تحت وب در سامانه‌های هوشمند مد نظر قرار گرفت موضوع مستقل بودن از مرورگر بود. نوع کدها به صورتی با Angular JS و فریم‌ورک Bootstrap توسعه داده شدند که کاربران برای وارد شدن در محیط اتوماسیون اداری تحت وب اجبار به داشتن مرورگر خاصی نداشته باشند. البته همه نرم‌افزارهای تحت وب نسل جدید به جای internet Explorer از مروزگر Edge استفاده می‌کنند. سازگاری اتوماسیون اداری تحت وب سیما نوین با انواع مرورگرها با در نظر گرفتن ریسپانسیو بودن این سامانه انجام شده است. نگاه ویژه در ریسپانسیو بودن برنامه اتوماسیون اداری موضوع باز شدن این برنامه در اندازه‌های موبایل بوده است. بسیاری از سازمان‌ها تمایلی به تهیه اپ موبایل اتوماسیون اداری ندارند و ترجیح می‌دهند فقط از نسخه اتوماسیون اداری تحت وب استفاده نمایند، اما ممکن ایت کاربران همین سازمان در مواقعی بخواهند با موبایل دسترسی موقتی را به اتوماسیون داشته باشند. به همین منظور برنامه در اندازه موبایل بدون هیچگونه خطایی در ظاهر شدن منوها و دسترسی به امکانات لازم قابل دسترس می‌باشد.

در تولید برنامه اتوماسیون اداری تحت وب سیما نوین موضوع اتصال به زیر سامانه‌های مختلف سازمانی در اولویت قرار گرفته است. در تکامل نرم افزاری سازمان‌ها هر بخش از سازمان ممکن است بر اساس نیاز و در زمان‌های متفاوت اقدام به تهیه نرم‌افزار کرده باشند. با گذشت زمان تولید داده در هر یک از این برنامه‌های نرم‌افزاری حجم قابل قبولی را به خود اختصاص داده و از طرفی وابستگی کاربران نیز موجب شده تا سازمان حتی با وجود انتخاب‌های بهتر باز هم تمایلی به تعویض سیستم‌ نداشته باشد. اتوماسیون اداری قلب یک سازمان می‌باشد و به عنوان محل نگهداری و جاری بودن داده‌های اصلی یه سازمان مجبور است با بسیاری از این زیر سیستم‌ها در ارتباط باشد. سازمان‌ها تمایل دارند این ارتباط بین سامانه‌ها برای آنها با کمترین زمان و هزینه ممکن انجام پذیرد. به ویژه اینکه در بسیاری از شرکت‌ها و پیمانکاران نرم‌افزاری این اقدام نه تنها به کندی بلکه شاید در مواقعی اصلا صورت نپذیرد. در سامانه‌های هوشمند نسل سوم سیاست توسعه وب سرویس و ارتباط بین نرم‌افزاری کاملا باز می‌باشد و این اطمینان به مشتریان داده می‌شود که در صورتی که بخواهند بین اتوماسیون اداری تحت وب و هر سامانه دیگری داده‌ای را رد و بدل نمایند همکاری کامل انجام شود و وب سرویس در اختیار آن سازمان قرار گیرد. بر همین اساس تا کنون اکثر وب سرویس‌های مورد نیاز نیز تولید شده است و این ارتباط در بسیاری از سازمان‌ها هم اکنون بین اتوماسیون اداری سیما نوین و سامانه‌های دیگری نظیر سیستم حضور و غیاب، رستوران، سیستم‌های مالی و … برقرار می‌باشد. نکته دیگری که در این رابطه قابل ذکر است ارتباط بسیار قوی سامانه اتوماسیون اداری تحت وب سیما نوین با سیستم مدیریت فرآیندهای بونیتا می‌باشد. وجود سیستم مدیریت فرآیندهای تجاری یک مرکز قوی برای ذخیره سازی داده‌ها و مدیریت آنها ایجاد می‌کند که مباحث بسیاری را برای سازمان تسهیل می‌کند و می‌توان به موضوعاتی مانند گزارشات، محاسبات داده‌های درون فرمی بدون نیاز به مراجعه مستقیم به سامانه‌های مختلف و … اشاره کرد. اما مستقل از یک BPMS سامانه اتوماسیون اداری تحت وب سیما نوین انواع گزارشات را در اختیار مشتریان قرار می‌دهد. فرم‌ها نیز یکی از دغدغه‌های مهم در برنامه‌های اتوماسیون اداری می‌باشد. شما می‌توانید انواع فرم‌ها را در اتوماسیون اداری تحت وب سیما نوین در اختیار داشته باشید. یکی از نکات بسیار مهم تعریف انواع قالب نامه‌های از پیش تعریف شده در اتوماسیون اداری تحت وب سیما نوین می‌باشد. هنگامی که نامه‌ای توسط کاربر تایپ می‌شود قرار دادن سربرگ و پاورقی و همچنین تعیین اندازه کاغذ نامه مراحلی است که علاوه بر وقت گیر بودن در کار با اتوماسیون اداری از حوصله کاربر نیز خارج است. کاربری که با اتوماسیون اداری کار می‌کند تمایل دارد تا جای ممکن علاوه بر کمترین تعداد کلیک بین سامانه‌]ای مختلف کمتر سوئیچ نماید و در نهایت پاسخ مورد نظر خود و یا نتیجه تراکنش‌های داده‌ای را در برنامه اتوماسیون اداری مشاهده نماید.

یکی از خصوصیات مهم اتوماسیون اداری سیما نوین چینش موارد داشبورد و مدیریت المان‌های درون آن توسط کاربر می‌باشد. ممکن است کاربر نیازی به نمایش تقویم رویدادها در اتوماسیون خود نداشته باشد. آیا برای هر تغییر کوچک حتما باید با مدیر اتوماسیون اداری در سازمان تماس گرفت؟ ترجیحا انجام یکسری از تنظیمات برای کاربر توسط خودش به شرطی که اطلاعات و داده‌ها دچار اشکال نشوند حالت مطلوبی است. تنظیم داشبورد نیز از موارد رابط گرافیکی کاربر می‌باشد و مطمنا هیچ ارتباطی به داده‌های سرور ندارد. به غیر از نمایش تقویم یکی دیگر از المان‌هایی که در داشبورد اتوماسیون اداری تحت وب سیما نوین وجود دارد موضوع رویدادها می‌باشد. رویدادها می‌توانند چینش برنامه روزانه و هفتگی شما را نظم داده و اتفاقات مهم کاری مانند جلسات را نمایش دهند تا زمانبندی بهتر و دقیق‌تری را برای مابقی کارهای خود انجام دهید. کیفیت انجام کارهای درون سازمان رابطه مستقیمی با زمان‌بندی دقیق کارهای تک تک کاربران آن سازمان دارد و این موضوع می‌تواند توسط رویدادهای اتوماسیون اداری تحت وب سیما نوین مدیریت گردد.

یکی از نکات بسیار مهم برای مدیریت سازمان‌ها در بحث استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب مطلع کردن همه کاربران در کمترین زمان ممکن از یک خبر عمومی می‌باشد که در این راستا یک پنل خبر در اتوماسیون اداری سیما نوین در نظر گرفته شده تا بر اساس آن کاربران بتوانند در داشبورد اخبار عمومی سازمان را بدون کلیک و هنگام ورود به برنامه اتوماسیون اداری مشاهده نمایند. در کنار این پنل اخبار شما می‌توانید یک پنل یادداشت برای خود داشته باشید تا در صورت نیاز با استفاده از این پنل کارهای مهم و دارای اولویت را یادداشت کرده و بر اساس مشاهده مداوم در داشبورد به آنها رسیدگی نمایید. برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری تحت وب سیما نوین به شما پیشنهاد می‌کنیم تا درخواست خود را برای دمو کتبا به واحد بازرگانی شرکت ارسال نمایید.

اپ موبایل و اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری تحت وب به عنوان پرکاربردترین نرم‌افزار سازمانی در کشور ما به حساب می‌آید و در حال حاضر تقریبا تمامی سازمان‌های بزرگ به این ابزار نرم‌افزاری مجهز می‌باشند. اتوماسیون اداری تحت وب تقریبا در بیشتر زمانی که افراد یک سازمان مشغول به فعالیت هستند توسط یک مرورگر اینترنتی شما را با اسناد در حال چرخش و تولید شده در سازمان با رعایت چارت و دسترسی‌ها وصل می‌نماید. از طرفی فراگیر شدن استفاده از گوشی‌های هوشمند موبایل موجب گردیده در زمینه‌هایی مختلف کاربردی، تفریحی، فرهنگی و … اپ‌های متنوعی به بازار عرضه گردد. وجود این اپ‌ها فرهنگی را در میان کاربران به وجود آورده که تا حد زیادی به گوشی‌های موبایل خود وابسته شوند و به دنبال راه‌حل های نرم‌افزاری در دنیای موبایل باشند. در همین راستا ما نیز در سامانه‌های هوشمند نسل سوم برآن شدیم تا امکانات کاربردی را با سرعت قابل قبولی بر روی بستر موبایل در اختیار کاربران قرار دهیم که البته با توجه به نیاز یک سازمان این امکانات و نیازمندی‌های دیگر می‌تواند مورد سفارشی‌سازی قرار گرفته و بر اساس نیاز مشتریان به روز گردد.
اولین اقدامی که در اپ اتوماسیون اداری در نظر گرفته شد یک فرآیند بسیار ساده برای ثبت نام کاربران و یکپارچگی این اپ با اتوماسیون اداری تحت وبی است که بر روی سرور سازمان نصب شده است. کاربران بدون نیاز به تکمیل هر فرم ساده یا پیچیده‌ای می‌توانند فقط با ثبت شماره همراه خود در نرم‌افزار ثبت نام کرده و پس از دریافت کد تایید به صورت پیامک شناسایی شده و با توجه به جایگاه خود در چارت سازمانی به کارتابل نامه‌ها دسترسی داشته باشند. گرافیک بسیار روان و استفاده از تکنولوژی روز برنامه‌نویسی موبایل محیطی کاربرپسند را برای کاربران فراهم کرده است. کارتابل در اتوماسیون ادری تحت وب اولین مکانی است که معمولا بعد از ورود کاربران آن را چک خواهند کزد. دلیل این موضوع هم مطلع شدن از آخرین نامه‌های دریافتی در آن می‌باشد تا کاربر بتواند اقدام متقابل و لازم را در جهت تسریع امور بر روی نامه انجام دهد. در برنامه‌های تحت وب قرار دادن آلارم یا متمایز نمودن رنگ آیکون‌ها تا قبل از اجرای خود برنامه معنی و مفهومی نخواهد داشت و این در حالی است که دنیای اپ موبایل و امکاناتی که در آن تعبیه شده است متفاوت بوده و دقیقا می‌تواند بدون دخالت کاربر یک برنامه بر حسب ورود یک متغیر پیغامی را به صورت Push notification برای کاربر نمایش دهد. این نمایش پیغام بر روی صفحه اصلی موبایل صورت گرفته و در هر صورت کاربر می‌تواند از وقوع یک رویداد در نرم‌افزار خود مطلع شود.
یکی از موارد بسیار مهمی که می‌تواند با توجه به این امکانات در سیستم اطلاع رسانی شود نامه‌ها و اطلاعیه‌های عمومی است که به صورت سراسری باید برای همه کاربران نمایش داده شود و نیاز به ثبت در دبیرخانه ندارد. این اطلاعیه‌های عمومی در سازمان که شاید در گذشته و هم اکنون نیز در بیشتر سازمان‌ها به سیستم پیامکی وابسته باشد می‌تواند به راحتی با استفاده از سیستم موبایل تولید شده و بدون هزینه برای کاربران ارسال گردد. اتوماسیون اداری تحت وب در اپ موبایل علاوه بر ساده‌تر شدن می‌تواند به صورت چابک‌تر خدمات مشاهده و دستور بر روی نامه‌ها و اسناد دیجیتال را ارائه نماید. اپ اتوماسیون اداری ارتباط مستقیمی با اتوماسیون اداری تحت وب دارد و مستقیما بر اساس اتفاقات ثبت شده بر روی سرور شما تغییرات را در اپ اتوماسیون اداری مشاهده خواهید کرد و بر این اساس هنگامی که بر اساس پیغام در دریافتی نامه‌ای جدید در کارتابل شما دریافت می‌شود شما می‌توانید در اپ آن را مشاهده و به محض مشاهده نامه این موضوع در سرور لحاظ گردیده و در کارتابل تحت وب نیز به صورت مشاهده شده نمایش داده می‌شود و از حالت نامه جدید خارج خواهد شد. البته امکانت جدیدی مانند کارتابل شخصی و ارسال پیام برای کاربران و همچنین درج امضاء و دستور نیز در این اپ دیده شده است که با توجه به نیاز و ضرورت سازمان و سیاست‌های توسعه ای برای مشتریان پیاده سازی خواهد شد.

اتوماسیون اداری و کاهش هزینه‌ها

اتوماسیون اداری به عنوان یکی از نتایج تحلیل و بررسی در سازمان‌ها و نهادهای کشور جزء اولین دسته از نرم‌افزارهای عمومی بود که به سرعت در بستر سازمان‌ها رشد کرد. سازمان‌ها بعد از استقرار اتوماسیون نرم‌افزاری و حذف برخی از فرآیندها به صورت
فیزیکی و کاغذی احساس سیستمی بودن کردند و این بستر نرم‌افزاری را به عنوان بخشی از به روز رسانی روال‌ها پذیرفتند. با همین نگرش و البته نیم نگاهی به کاهش هزینه‌ها اکثر تولید کنندگان نرم‌افزار در زمینه اتوماسیون اداری این سیستم را در سازمان‌های کوچک و بزرگ توسعه داده و پیش بردند. در حال حاضر شرایط تغییر کرده است و با بالا رفتن هزینه‌ها قسمت هزینه‌های سازمانی اهمیت بسیار بیشتری نسبت به گذشته پیدا کرده است. مدیران تمام تمرکز خود را بر روی موضوع کاهش هزینه‌ها با استفاده از هر راهکاری قرار داده اند تا جاییکه به خدمات و تولیدات مجموعه‌ها ضربه وارد نگردد. در موضوع کاهش هزینه‌ها یکی از اقدامات اساسی مدیریت هزینه‌های مصرفی یک سازمان است که بخش قابل توجهی از آن با سیستم اتوماسیون اداری ارتباط مستقیم دارد. بخشی از کاهش هزینه‌ها که با سیستم اتوماسیون اداری ارتباط مستقیمی دارد بالا رفتن کارایی و بازدهی نیروی انسانی است. در حالیکه بیشتر افراد بخش صرفه ‌جویی در مواد مصرفی مانند کاغذ و دیگر اقلام را حاصل از استقرار یک سیستم اتوماسیون اداری می‌دانند اما با درست بودن فرضیه کاهش هزینه در بخش مواد مصرفی بهتر است دید خود را در رابطه با استقرار نرم‌افزار اتوماسیون فراتر ببریم. امروز اتوماسیون اداری یا همان اتوماسیون اداری تحت وب عملکردی فراتر از انتقال نامه‌ها و اسناد را در سازمان و بین سازمان‌ها بر عهده دارد. این تحلیل که اتوماسیون را در کنار مدیریت فرآیندها ببینیم موجب اصلاح رفتارهای نیروی انسانی و صرفه‌جویی در تمام امور خواهد شد. ابتدایی‌ترین مواردی را که یک سامانه اتوماسیون اداری برای شما به ارمغان خواهد آورد چه مورادی هستند؟ اولین مورد تولید اسنادی است که توسط کارمندان در واحدهای مختلف سازمان صورت می‌گیرد و سوالی که در این زمینه پیش می‌آید این است که این اسناد ارتباطی با یکدیگر دارند یا نه؟ دقیقا ارتباط بین اسناد هدف یک استقرار صحیح از اتوماسیون در کنار فرآیندهای سازمان می‌باشد. البته تعریف فرآیند نیازمند ارتباط یک موتور BPMS دارد که ما این مراحل را نوعا اتوماسیون می‌دانیم و سامانه اتوماسیون اداری باید با این پیش فرض که در آینده نیازمند تعریف فرآیندها است توسعه داده شود.
توسعه فرآیندها می‌تواند بسیار جامع و تمامی مرحل کاری یک سازمان را تشکیل دهد اما یکی از آفات بزرگ موجود در صنعت نرم‌افزار همین موضوع است. هنگامی که وارد فاز تحلیل فرآیندهای سازمانی می‌گردید گاهی جامع دیدن همه موارد موجب عدم استقرار نهایی و استفاده از سامانه می‌گردد. این موضوع کاملا قابل قبول است، اجازه دهید تا این بحث را دقیق‌تر پیش ببریم. شما به دنبال کاهش هزینه‌های خود هستید و در این راستا سامانه اتوماسیون خود را مرکز پیاده سازی تصمیمات و فرآیندها می‌دانید. صدور یک برگه مرخصی و بررسی مجوز آن از مانده مرخصی کارمندان فرآیند مشخص و نسبتا روانی می‌باشد که در اکثر سازمان‌ها تحلیل یکسانی را شامل می‌گردد. اما آیا این موضوع در تمامی فرآیندها مانند موارد مالی و موضوعات مربوط به انبارداری هم به همین ترتیب ساده می‌باشد؟ آیا پیاده سازی یک فرآیند تولید و فرم‌های مربوط به آن که باید تک تک موجودی ها و مجورهای کالا به صورت اسناد در سیستم اتوماسیون شما بایگانی گردد یا مورد تایید و امضاء مدیران قرار گیرد هم به همین راحتی است؟ قطعا تمامی این موارد شدنی است و مثال‌هایی از موارد انجام شده نیز در جمع مشتریان ما موجود می‌باشد اما دقیقا همین مشتریان کار خود را از پیاده سازی یک فرآیند ساده‌تر شروع کرده‌اند تا به موضوعات پیچیده‌تر رسیده و اکنون می‌توانند ادعا کنند اتوماسیون به عنوان یک سامانه مرکزی بخش قابل توجهی از هزینه‌های آنها را کاهش داده است که این کاهش هزینه می‌تواند شامل درگیری روزانه نیروی انسانی با کارهای اجباری سازمان باشد. اگر به دقت مطالب فوق را مطالعه فرموده باشید متوجه خواهید شد که ما تغییری در ساختار سازمان را به شما پیشنهاد نمی‌دهیم و فقط موضوع سیستمی نمودن موارد و فرآیندهای موجود است، البته در یک قالب استاندارد و امکان‌پذیر.
نگرش شرکت سامانه‌های هوشمند نسل سوم بر اساس سیستمی نمودن هر سازمان و ایجاد فضای برنده می‌باشد. در انتهای هر استقرار باید سازمان به لحاظ مالی برنده باشد و در نهایت روابط کاری و فرآیندها نیز بهینه و چارت سازمانی به درستی در فضای نرم‌افزاری قرار گرفته باشد. بر این اساس با بیش از 15 سال تجربه درصد بسیار بالایی از مشتریان ما احساس رضایت بسیار خوبی را از همکاری با شرکت ما داشته و این همکاری را در هر سال توسعه داده‌اند. با ما در تماس باشید و از خدمات وسیع ما در حوزه نرم‌افزار بهره بگیرید.